Software de escalas para equipas de catering e banquetes

O catering não funciona com uma escala semanal que se repete. Funciona com serviços que exigem, cada um, uma equipa diferente, um espaço diferente e um volume de horas diferente, confirmados com semanas de antecedência e alterados duas vezes antes de chegar o dia. O software de escalas para equipas de eventos existe porque uma folha de cálculo não aguenta muito tempo esta forma sem que alguém perca o fio de quem foi confirmado para quê.

A composição das equipas torna tudo mais difícil. O catering fora de portas apoia-se em pessoal ocasional e freelancers que trabalham para duas ou três empresas ao mesmo tempo, por isso quem reservou na terça-feira pode já estar comprometido na quinta. O planeamento tem de partir da disponibilidade e não de uma grelha em branco.

O que um software de escalas para eventos tem de resolver

Quatro coisas decidem se uma ferramenta sobrevive a uma época cheia. Tem de montar uma equipa para uma data e um espaço concretos, não para uma semana genérica. Tem de chegar aos freelancers no telemóvel e registar a resposta. Tem de captar as horas realmente trabalhadas, porque os eventos prolongam-se quase por regra. E tem de mostrar quanto custou um serviço em mão de obra enquanto ainda há tempo para orçamentar bem o seguinte.

Um software de staffing de eventos que cubra estes quatro pontos ganha a uma plataforma pesada cujos menus um coordenador nunca terá tempo de explorar em plena época de casamentos. O rótulo importa menos do que o encaixe: software de gestão de pessoal de eventos, ferramenta de planeamento de extras e sistema de escalas descrevem o mesmo trabalho quando se retira o marketing.

Montar uma equipa para o evento em vez de preencher uma semana

Um turno de catering está ligado a um evento, não a um departamento. A montagem começa horas antes de chegarem os convidados, o serviço termina a uma hora imprevisível e a desmontagem pode passar da meia-noite. Construir isso num calendário semanal funciona quando cada turno traz as suas horas exatas de início e fim e pode ser associado ao espaço ou ao projeto de cliente a que pertence.

Tudo o que fica por preencher vai para a linha de turnos abertos, onde todos os elementos qualificados o veem ao mesmo tempo. É essa a diferença entre um software de gestão de pessoal de eventos e uma lista de contactos: a proposta sai uma vez, num único sítio, e a resposta fica registada em vez de memorizada. O módulo de planeamento de turnos da Shifton trata de turnos abertos, trocas e modelos reutilizáveis, por isso o padrão habitual de um casamento para 120 pessoas volta a ficar pronto em segundos em vez de ser escrito de novo. Do lado da equipa, a mesma informação chega como aplicação de escalas de eventos no telemóvel, que é o único canal que os freelancers consultam de forma fiável. Uma aplicação de gestão de pessoal de eventos julga-se por uma coisa só: se um elemento vê a hora de convocação, o espaço e a hora de fim sem escrever a ninguém.

Freelancers e o estrangulamento da disponibilidade

A parte mais difícil de um software de escalas de catering não é o calendário, é saber quem pode mesmo trabalhar. Cada pessoa marca as horas livres num calendário mensal de disponibilidade e atualiza-o ela própria, o que significa que a escala é construída sobre um retrato vivo e não sobre um formulário preenchido há seis semanas.

Só essa mudança elimina quase todo o vaivém. As propostas chegam a quem está livre, as confirmações voltam mais depressa e o coordenador deixa de percorrer uma lista de contactos por ordem decrescente de fiabilidade. Uma aplicação de escalas de catering que parte da disponibilidade recebe muito menos recusas do que outra que parte de uma semana em branco. As empresas em crescimento costumam adotar um software de escalas para empresas de catering exatamente quando a lista de contactos ultrapassa a memória de uma só pessoa.

Planear uma época, não uma semana

A procura no catering chega em ondas. A época empresarial, a época de casamentos e a corrida de dezembro concentram os serviços em poucas semanas, e o risco passa de encontrar pessoal para sobrecarregar sempre os mesmos. A vista mensal coloca todo o calendário de reservas num ecrã com o total acumulado de horas ao lado de cada nome, para que a carga seja distribuída antes de alguém se esgotar.

• Ver cada data confirmada e as horas que cada pessoa já acumula
• Detetar cedo as datas que continuam com horas por preencher
• Assinalar os feriados que vão ter tarifa majorada
• Manter à vista as reservas distantes em vez de as guardar noutra agenda

Um software de escalas de banquetes que só mostra uma semana esconde precisamente o padrão que é preciso gerir. Uma aplicação de escalas de banquetes que abre no mês e não no dia dá aos supervisores a mesma visão longa, e um sistema de planeamento de banquetes que guarda totais de horas por pessoa impede que a época seja carregada por três pessoas.

Horas, pausas e majorações na própria noite

Horas previstas e horas trabalhadas raramente coincidem no catering. Um serviço que devia acabar às dez termina às onze, e essa diferença tem de chegar ao processamento salarial sem uma cadeia de mensagens na manhã seguinte. A equipa pica entrada e saída na aplicação sobre o turno previsto, as pausas são registadas em separado e as horas reais ficam ao lado das planeadas no mesmo cartão de turno.

As tarifas são definidas no próprio turno, por isso uma noite, um feriado ou um prolongamento podem valer mais do que um serviço diurno normal. Bónus e penalizações são registados no mesmo sítio. Um software de escalas para pessoal de banquetes que capta tudo isto ao nível do turno elimina o trabalho de reconciliação que de outra forma consome o primeiro dia de cada mês. Um sistema de assiduidade para pessoal de banquetes acrescentado à parte cria um segundo registo para discutir, que é o oposto do objetivo. Um software de controlo de horas em banquetes tem ainda de aguentar dois eventos em vinte e quatro horas, coisa que folhas de ponto diárias nunca fazem.

Quanto custa realmente uma equipa por serviço

A mão de obra é a margem no catering fora de portas. Quando horas, tarifas, bónus e penalizações estão ligados aos turnos em vez de escritos depois numa folha de ponto, o custo de um serviço é um número que se extrai e não uma estimativa que se defende. Os relatórios de horas trabalhadas, orçamento e tarifas filtram-se por mês e por função e exportam-se para o processamento salarial ou para uma reunião com o cliente, e é aí que a gestão de pessoal de catering deixa de ser palpite e passa a informar o que orçamenta. Um software de escalas para pessoal de catering que mantém horas e tarifas no mesmo turno dá-lhe um custo por serviço em vez de um custo por mês.

Espaços, projetos e equipas em vários locais

A maioria das empresas de catering trabalha em espaços que não são seus, muitas vezes dois ou três no mesmo fim de semana. Associar turnos a um projeto ou a um local mantém as equipas separadas enquanto os totais ficam numa só conta, por isso um coordenador vê que no sábado faltam dois empregados de mesa num espaço e sobram noutro. As equipas que também servem locais fixos podem planeá-los ao lado do trabalho de eventos, tema tratado na nossa página sobre locais para conferências. Um software de planeamento de equipas de banquete tem de manter juntos espaço, hora de convocação e pessoal, porque a morada é o detalhe em que as pessoas se enganam. Um software de escalas de banquetes que trata cada turno como se acontecesse na sede provoca exatamente esse erro. A picagem por localização através do módulo de geolocalização está disponível como extensão paga sempre que confirmar a chegada a um espaço desconhecido é importante.

Como escolher um software de escalas de catering

Teste qualquer plataforma no seu pior fim de semana, não no mais fácil. Monte um sábado com três eventos em três espaços e cronometre. Abra a aplicação no telemóvel de um elemento da equipa e veja quanto tempo demora a encontrar a hora de convocação e a morada. Mude uma hora de início e conte quanto demora a chegar a todos os escalados. Uma aplicação de escalas de banquete não vale nada se a atualização chegar depois de a equipa já ter saído de casa, e um software de turnos de banquete que precisa de um portátil para publicar não será usado ao sábado.

Tudo o que ainda depende de um modelo impresso de escala de pessoal, de um modelo de escala de banquete ou de um ficheiro partilhado desalinha-se em duas semanas. Abaixo de dez pessoas, a Shifton é gratuita sem limite de tempo, o que serve uma pequena empresa de catering que está a abandonar um modelo de escala numa folha de cálculo. À medida que aceita mais serviços, os planos pagos acrescentam planeamento multilocal, relatórios mais profundos e os módulos de que precisa uma operação maior de staffing de eventos. O objetivo não muda: cada evento com equipa, cada hora contabilizada e um custo de mão de obra que corresponde ao que orçamentou.