Keyterinq və banket briqadaları üçün tədbir cədvəli proqramı

Keyterinq təkrarlanan həftəlik cədvəllə işləmir. O, hər biri fərqli heyət, fərqli məkan və fərqli saat toplusu tələb edən sifarişlərlə işləyir: həftələr əvvəldən təsdiqlənir, sonra gün gəlib çatana qədər iki dəfə dəyişir. Tədbir heyəti üçün cədvəl proqramı ona görə mövcuddur ki, elektron cədvəl bu formanı uzun müddət saxlaya bilmir və gec-tez kimsə kimin nəyə təsdiqləndiyini itirir.

İşçi qüvvəsinin quruluşu işi daha da çətinləşdirir. Kənarda keçirilən keyterinq eyni vaxtda iki-üç şirkətə işləyən müvəqqəti və frilanser heyətə söykənir, ona görə çərşənbə axşamı razılaşdığınız adam cümə axşamı artıq başqa yerə söz vermiş ola bilər. Cədvəl boş xanadan yox, boş vaxtdan başlamalıdır. Həmin adamlar sərgilərin quraşdırma və sökülmə işlərində də çalışır, bu isə sərgi mərkəzlərində heyət planlaması səhifəsində ayrıca izah olunur.

Tədbir heyəti üçün cədvəl proqramı nələrin öhdəsindən gəlməlidir

Alətin sıx mövsümdən sağ çıxıb-çıxmayacağını dörd şey həll edir. O, ümumi həftə üçün deyil, konkret tarix və məkan üçün heyət qurmalıdır. O, frilanserlərə telefonlarında çatmalı və cavabı qeyd etməlidir. O, real işlənmiş saatları toplamalıdır, çünki tədbirlərin uzanması demək olar ki, qaydadır. Və o, növbətisini düzgün qiymətləndirməyə hələ vaxt varkən sifarişin əmək xərcini göstərməlidir.

Bu dördünü əhatə edən tədbir xidməti proqramı toy mövsümündə menyularını araşdırmağa koordinatorun vaxtı olmayan ağır platformanı üstələyir. Ad uyğunluqdan az əhəmiyyət daşıyır: tədbir xidmətinin cədvəl sistemi, tədbir heyətinin idarəetmə proqramı və heyət siyahısı alətləri marketinq sözlərinin arxasında eyni işi təsvir edir.

Həftəni doldurmaq yox, tədbirə heyət yığmaq

Keyterinq növbəsi şöbəyə deyil, tədbirə bağlıdır. Quraşdırma qonaqlar gəlməzdən saatlar əvvəl başlayır, xidmət gözlənilməz vaxtda bitir, yığışdırma isə gecə yarısını keçə bilər. Həftəlik təqvimdə bu o zaman işləyir ki, hər növbənin öz dəqiq başlama və bitmə vaxtı olsun və o, aid olduğu məkana və ya müştəri layihəsinə bağlana bilsin.

Doldurmadığınız hər şey boş növbələr sətrinə düşür və onu uyğun olan hər işçi eyni anda görür. Tədbir heyətinin idarəetmə proqramını telefon siyahısından ayıran məhz budur: təklif bir dəfə, bir yerdə çıxır, cavab isə yadda saxlanmaq əvəzinə qeyd olunur. Shifton-un növbə cədvəli modulu boş növbələri, dəyişikləri və təkrar istifadə olunan şablonları idarə edir, ona görə 120 qonaqlıq standart toy sxemi yenidən yazılmaq əvəzinə saniyələr içində bərpa olunur. Heyət tərəfində eyni məlumat telefonda tədbir cədvəli tətbiqi kimi gəlir, bu isə frilanserlərin etibarlı şəkildə yoxladığı yeganə kanaldır. Tədbir heyətinin idarəetmə tətbiqi bir şeylə ölçülür: işçi kiməsə yazmadan gəliş vaxtını, məkanı və bitmə vaxtını görə bilirmi.

Frilanser heyət və boş vaxt darboğazı

Keyterinq cədvəl proqramının ən çətin hissəsi təqvim deyil, kimin həqiqətən işləyə biləcəyini bilməkdir. İşçi aylıq boş vaxt təqvimində boş saatlarını qeyd edir və özü yeniləyir, yəni cədvəl altı həftə əvvəl kiminsə doldurduğu anket üzrə deyil, canlı mənzərə üzrə qurulur.

Təkcə bu dəyişiklik yazışmaların böyük hissəsini aradan qaldırır. Təkliflər boş adamlara çatır, təsdiqlər daha tez qayıdır, koordinator isə kontakt siyahısını etibarlılıq sırası ilə gəzməyi dayandırır. Boş vaxtdan başlayan keyterinq cədvəl tətbiqi boş həftədən başlayana nisbətən qat-qat az imtina alır. Böyüyən şirkətlər keyterinq şirkəti üçün cədvəl proqramına kontakt siyahısı bir nəfərin yaddaşına sığmayanda gəlirlər.

Həftəni yox, mövsümü planlaşdırmaq

Keyterinqə tələb dalğalarla gəlir. Korporativ mövsüm, toy mövsümü və dekabr axını sifarişləri bir neçə həftəyə sıxışdırır və risk adam tapmaqdan eyni etibarlı bir neçə nəfəri həddən artıq yükləməyə keçir. Aylıq görünüş bütün sifariş təqvimini bir ekrana çıxarır və hər adın yanında cəmlənən saat sayını göstərir, beləliklə yük kimsə tükənməmişdən əvvəl bölünür.

• Təsdiqlənmiş hər tarixi və hər kəsin artıq götürdüyü saatları görün
• Hələ doldurulmamış saatları olan tarixləri erkən görüb reaksiya verin
• Yüksək tarif tətbiq olunacaq dövlət bayramlarını işarələyin
• Uzaq tarixli sifarişləri ayrı dəftərdə deyil, göz önündə saxlayın

Yalnız həftəni göstərən banket cədvəl proqramı məhz idarə etməli olduğunuz mənzərəni gizlədir. Gün yox, ay ilə açılan banket cədvəli tətbiqi rəhbərlərə eyni uzaq görünüşü verir, adam üzrə saat cəmlərini saxlayan banket cədvəl sistemi isə mövsümün üç nəfərin çiynində qalmasının qarşısını alır.

Tədbir gecəsində saatlar, fasilələr və yüksək tariflər

Keyterinqdə planlaşdırılan və işlənmiş saatlar nadir hallarda üst-üstə düşür. Saat onda bitməli olan xidmət on birdə başa çatır və bu fərq ertəsi günün mesaj zəncirisiz əməkhaqqına çatmalıdır. Heyət tətbiqdən öz növbəsinə gəlişini və gedişini qeyd edir, fasilələr ayrıca yazılır, real vaxt isə eyni növbə kartında planlaşdırılanın yanında dayanır.

Tariflər növbənin özünə təyin olunur, ona görə gecə, dövlət bayramı və ya uzanma adi gündüz sifarişindən yüksək tarif daşıya bilər. Bonuslar və cərimələr eyni yerdə qeyd olunur. Bütün bunları növbə səviyyəsində toplayan banket heyəti cədvəl proqramı əks halda hər ayın ilk gününü yeyən üzləşdirmə işini aradan qaldırır. Ayrıca qoşulan banket iştirak proqramı mübahisə ediləcək ikinci qeyd yaradır, bu isə məqsədin əksinədir. Banket iş vaxtı uçotu proqramı iyirmi dörd saatda iki tədbirin də öhdəsindən gəlməlidir, gün səviyyəsindəki tabellər isə bunu heç vaxt bacarmır.

Bir sifarişə heyət əslində nə qədər başa gəlir

Kənarda keçirilən keyterinqdə marja əməkdədir. Saatlar, tariflər, bonuslar və cərimələr sonradan tabelə yazılmaq əvəzinə növbələrə bağlananda sifarişin dəyəri müdafiə etdiyiniz təxmin yox, çıxarıb götürdüyünüz rəqəm olur. İş saatları, büdcə və tarif hesabatları ay və vəzifə üzrə süzülür, əməkhaqqı üçün və ya müştəri ilə baxış üçün ixrac olunur, keyterinq heyətinin idarə edilməsi də məhz burada təxmin olmaqdan çıxıb qiymətinizi müəyyən etməyə başlayır. Saatları və tarifləri eyni növbədə saxlayan keyterinq heyəti cədvəl proqramı sizə aylıq deyil, sifariş üzrə xərc verir.

Məkanlar, layihələr və çoxsaylı obyektlərdə heyət

Keyterinq şirkətlərinin əksəriyyəti özünə məxsus olmayan məkanlarda, tez-tez eyni həftəsonu iki-üç yerdə işləyir. Növbələri layihəyə və ya məkana bağlamaq briqadaları ayrı saxlayır, ümumi rəqəmlər isə bir hesabda qalır, ona görə koordinator şənbə günü bir obyektdə iki ofisiantın çatmadığını, digərində isə artıq adam olduğunu görür. Daimi obyektlərə də xidmət göstərən komandalar onları tədbirlərlə yanaşı planlaşdıra bilər, bu barədə konfrans məkanları səhifəmizdə yazmışıq. Banket briqadaları üçün cədvəl proqramı məkanı, gəliş vaxtını və heyəti bir yerdə saxlamalıdır, çünki adamların ən çox səhv saldığı detal ünvandır. Hər növbəyə sanki baş ofisdə keçirilirmiş kimi yanaşan banket siyahı proqramı məhz bu səhvə səbəb olur. Geolokasiya modulu vasitəsilə məkan üzrə qeydiyyat tanış olmayan məkana gəlişin təsdiqlənməsinin vacib olduğu hallarda ödənişli əlavə kimi mövcuddur.

Keyterinq cədvəl proqramını necə seçməli

Hər hansı platformanı ən asan yox, ən ağır həftəsonunuzla sınayın. Üç məkanda üç tədbiri olan şənbəni qurun və bunun nə qədər vaxt apardığını görün. Tətbiqi işçinin telefonunda açın və onun gəliş vaxtını və ünvanı nə qədər tez tapdığını yoxlayın. Başlama vaxtını bir saat sürüşdürün və təyin olunan hər kəsə çatmağın nə qədər çəkdiyini sayın. Yeniləmə heyət artıq evdən çıxandan sonra gəlirsə, banket siyahısı tətbiqinin heç bir dəyəri yoxdur, dərc etmək üçün noutbuk tələb edən banket növbə cədvəli proqramı isə şənbə günü ümumiyyətlə istifadə olunmayacaq.

Çap olunmuş tədbir heyəti cədvəli şablonundan, banket cədvəli şablonundan və ya paylaşılan fayldan hələ də asılı olan hər şey iki həftə ərzində dağılacaq. On nəfərə qədər Shifton vaxt məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur, bu da elektron cədvəldəki keyterinq cədvəli şablonundan uzaqlaşan kiçik şirkətə uyğundur. Sifarişlər artdıqca ödənişli planlar çoxməkanlı planlaşdırmanı, daha dərin hesabatları və daha böyük tədbir xidməti fəaliyyətinin ehtiyac duyduğu modulları əlavə edir. Məqsəd dəyişmir: hər tədbirə heyət yığılsın, hər saat uçota alınsın və əmək xərci verdiyiniz qiymətə uyğun gəlsin.