Софтуер за график на персонала за кетъринг и банкетни екипи

Кетърингът не върви по повтарящ се седмичен график. Той върви по резервации, всяка от които изисква различен екип, различна зала и различен набор часове, потвърдени седмици предварително и променени поне два пъти преди самия ден. Софтуерът за график на персонала за събития съществува, защото електронната таблица не удържа дълго тази форма, без някой да изгуби нишката кой за какво е потвърден.

Съставът на екипа усложнява нещата допълнително. Изнесеният кетъринг разчита на почасови и свободно наети хора, които работят за две или три фирми едновременно, така че човекът, когото сте ангажирали във вторник, в четвъртък може вече да е зает. Графикът трябва да тръгва от наличността, а не от празна таблица. Същите хора работят и по монтажа и демонтажа на изложения, което е описано отделно на страницата за планиране на екипите в изложбен център.

Какво трябва да покрива софтуерът за график на персонала за събития

Четири неща решават дали един инструмент ще оцелее в натоварен сезон. Трябва да съставя екип за конкретна дата и зала, а не за обща седмица. Трябва да достига свободно наетите хора на телефоните им и да записва отговора. Трябва да улавя реално отработените часове, защото събитията се проточват почти по правило. И трябва да показва колко е струвал трудът за една резервация, докато още има време да остойностите правилно следващата.

Софтуер за обслужващ персонал на събития, който покрива тези четири неща, бие тежка платформа, из чиито менюта координаторът няма време да рови в разгара на сватбения сезон. Етикетът значи по-малко от съответствието: система за график на екипите за събития, софтуер за управление на персонала за събития и инструменти за съставяне на екипи описват една и съща работа, щом погледнете отвъд маркетинга.

Екип за събитие вместо запълване на седмица

Кетъринг смяната е обвързана със събитие, а не с отдел. Подготовката започва часове преди пристигането на гостите, обслужването свършва непредвидимо, а разтребването може да мине след полунощ. Това работи в седмичен календар, когато всяка смяна носи собствен точен начален и краен час и може да бъде отбелязана към залата или клиентския проект, към който принадлежи.

Всичко, което още не сте запълнили, отива в реда със свободни смени, където всеки подходящ член на екипа го вижда наведнъж. Точно това отличава софтуера за управление на персонала за събития от списък с телефони: предложението излиза веднъж, на едно място, а отговорът се записва, вместо да се помни. Модулът на Shifton за график на смените обработва свободни смени, размени и шаблони за многократна употреба, така че стандартната схема за сватба със 120 гости се възстановява за секунди, вместо да се въвежда отново. От страната на екипа същата информация пристига като приложение за график на събитията на телефона, а това е единственият канал, който свободно наетите хора наистина проверяват. Приложението за управление на персонала за събития се съди по едно нещо: дали човек вижда часа на явяване, адреса и края на смяната, без да пише на никого.

Свободно наетият състав и тесното място с наличността

Най-трудното в софтуера за кетъринг графици не е календарът, а знанието кой наистина може да работи. Човек отбелязва свободните си часове в месечен календар на наличността и сам ги обновява, което значи, че графикът се строи върху жива картина, а не върху формуляр, попълнен преди шест седмици.

Само тази промяна премахва повечето разписки напред-назад. Предложенията стигат до свободни хора, потвържденията се връщат по-бързо, а координаторът престава да минава през списък с контакти в низходящ ред на надеждност. Приложение за кетъринг графици, което тръгва от наличността, събира далеч по-малко откази от такова, което тръгва от празна седмица. Растящите фирми стигат до софтуер за график на кетъринг компания в момента, в който списъкът с контакти надрасне паметта на един човек.

Планиране на сезон, а не на седмица

Търсенето в кетъринга идва на вълни. Корпоративният сезон, сватбеният сезон и декемврийската поредица струпват резервациите в няколко седмици, а рискът се измества от намирането на хора към претоварването на едни и същи надеждни няколко. Месечният изглед побира целия календар с резервации на един екран с текуща сума часове до всяко име, така че натоварването се разпределя, преди някой да прегори.

• Вижте всяка потвърдена дата и часовете, които всеки вече носи
• Забележете рано датите с още незаети часове и реагирайте
• Отбележете официалните празници, които ще носят по-висока ставка
• Дръжте далечните резервации видими, вместо в отделен бележник

Софтуер за банкетни графици, който показва само седмица, скрива точно модела, който трябва да управлявате. Приложение за банкетен график, което се отваря на месеца, а не на деня, дава на супервайзорите същия дълъг поглед, а система за банкетни графици, която държи суми часове за всеки човек, спира сезонът да се носи от трима души.

Часове, почивки и повишени ставки в нощта на събитието

Планираните и отработените часове в кетъринга рядко съвпадат. Обслужване, което е трябвало да свърши в десет, приключва в единайсет, и разликата трябва да стигне до заплатите без верига от съобщения на следващата сутрин. Екипът чекира вход и изход от приложението спрямо своята смяна, почивките се отчитат отделно, а реалните часове стоят до планираните в една и съща карта на смяната.

Ставките се задават върху самата смяна, така че нощ, официален празник или удължаване могат да носят по-висока ставка от стандартна дневна резервация. Бонусите и удръжките се записват на същото място. Софтуер за график на банкетния персонал, който улавя всичко това на ниво смяна, премахва изравняването, което иначе изяжда първия ден от всеки месец. Отделно закачен софтуер за присъствие на банкетния персонал създава втори запис, с който да спорите, а това е обратното на целта. Софтуерът за отчитане на времето в банкетите трябва да се справя и с две събития за двайсет и четири часа, което дневните таблици никога не правят.

Колко наистина струва един екип за резервация

В изнесения кетъринг маржът е в труда. Когато часовете, ставките, бонусите и удръжките са закачени за смените, вместо да се въвеждат в таблица след това, цената на една резервация е число, което издърпвате, а не оценка, която защитавате. Отчетите за отработени часове, бюджет и ставки се филтрират по месец и позиция и се експортират за заплати или за преглед с клиента, а точно тук управлението на кетъринг персонала престава да е гадаене и започва да определя офертите ви. Софтуер за график на кетъринг персонала, който държи часовете и ставките в една и съща смяна, ви дава разход за резервация, а не разход за месец.

Зали, проекти и екипи на няколко обекта

Повечето кетъринг фирми работят в зали, които не притежават, често две или три през един и същи уикенд. Отбелязването на смените към проект или локация държи екипите разделени, докато сумите остават в един акаунт, така че координаторът вижда, че в събота на един обект липсват двама сервитьори, а на друг има излишък. Екипите, които обслужват и постоянни обекти, могат да ги планират заедно със събитията, за което пишем на страницата за конферентни зали. Софтуерът за график на банкетни екипи трябва да държи залата, часа на явяване и състава заедно, защото адресът е детайлът, който хората бъркат. Софтуер за банкетни списъци, който третира всяка смяна така, сякаш се случва в централния офис, поражда точно тази грешка. Чекирането по локация през модула за геолокация се предлага като платена добавка там, където потвърждаването на пристигане в непозната зала има значение.

Как да изберете софтуер за кетъринг графици

Тествайте всяка платформа с най-тежкия си уикенд, не с най-лекия. Съставете събота с три събития в три зали и вижте колко време отнема. Отворете приложението на телефона на човек от екипа и проверете колко бързо намира часа на явяване и адреса. Преместете начален час с един час и пребройте колко време отнема да стигнете до всички ангажирани. Приложение за банкетни списъци не струва нищо, ако промяната пристига след като екипът вече е тръгнал от вкъщи, а софтуер за банкетни смени, който изисква лаптоп за публикуване, няма да се използва в събота.

Всичко, което още зависи от разпечатан шаблон за график на персонала за събития, шаблон за банкетен график или споделен файл, ще се разпадне за две седмици. До десет души Shifton е безплатен без ограничение във времето, което подхожда на малка кетъринг фирма, изоставяща шаблона за кетъринг график в таблица. С повече резервации платените планове добавят планиране на няколко локации, по-дълбоки отчети и модулите, от които се нуждае по-голяма дейност по обслужване на събития. Целта не се променя: всяко събитие с екип, всеки час отчетен и разход за труд, който съвпада с офертата ви.