Gestion optimisée : Shifton transforme temps et coûts au centre oncologique.

À propos de l'hôpital

Le Centre régional d'oncologie de Kropyvnytskyi est une institution médicale de premier plan spécialisée dans le diagnostic, le traitement et la réhabilitation des patients oncologiques. L'hôpital offre une large gamme de services médicaux, y compris la chirurgie, la chimiothérapie, la radiothérapie, la réhabilitation et les soins palliatifs.

Structure de l'hôpital

Le centre d'oncologie se compose de plusieurs départements, notamment :

• Département de radiologie
• Département de chimiothérapie
• Département de chirurgie
• Département d'hématologie
• Département d'oncologie pédiatrique
• Unité d'anesthésie et de soins intensifs
• Centre de diagnostic (CT, IRM, tests de laboratoire)
• Département des urgences et admissions
• Réhabilitation et soins palliatifs

L'hôpital emploie diverses catégories de personnel, notamment :

• Médecins (oncologues, chirurgiens, anesthésistes, radiologues, hématologues et autres spécialistes)
• Infirmières et assistants médicaux
• Techniciens de laboratoire et spécialistes du diagnostic
• Personnel administratif et comptable
• Personnel technique et de soutien

Défis rencontrés par l'hôpital

1. Planification complexe pour différentes catégories de personnel

Chaque département fonctionne selon un horaire différent :

• Les médecins travaillent en équipes 24/7, équilibrant rendez-vous planifiés et urgences.
• Les chirurgiens suivent un planning opératoire, nécessitant une coordination précise de tous les membres de l'équipe.
• Les infirmières et assistants médicaux travaillent en équipes tournantes.
• Le personnel de laboratoire fonctionne sous un flux de travail strict, en fonction de la charge de travail du laboratoire.
• Le personnel administratif suit des heures de bureau standard mais nécessite également un suivi précis du temps.

Auparavant, créer des plannings manuellement prenait énormément de temps et entraînait souvent des erreurs, provoquant des pénuries de personnel dans des situations critiques.

2. Problèmes de suivi du temps

• Suivre les retards et les heures supplémentaires était difficile sans un système automatisé.
• Il n'y avait pas de suivi clair des heures de travail réelles, entraînant des surpaiements ou sous-paiements.
• La saisie manuelle des données provoquait des discrépances dans la paie, créant des conflits parmi le personnel et ajoutant de la charge de travail aux comptables.

3. Conformité avec les lois du travail

L'hôpital devait s'assurer :
✅ Que les règlements sur la durée des équipes étaient respectés (ex. : ne pas dépasser les heures de travail hebdomadaires maximales).
✅ Que les heures supplémentaires, les équipes de nuit et les compensations étaient correctement enregistrées et payées.
✅ Que les jours de congé et de maladie étaient correctement documentés pour éviter les conflits d'horaire.

4. Départment de comptabilité surchargé

Auparavant, plusieurs comptables étaient nécessaires pour traiter manuellement la paie, en saisissant les données à partir des enregistrements de temps. Ce processus était lent, exigeant en main-d'œuvre et sujet aux erreurs.

Comment Shifton a résolu ces problèmes

✅ Planification automatisée pour toutes les catégories de personnel

Shifton génère automatiquement des plannings basés sur les rôles de travail, les besoins des départements et les exigences de l'équipe. Maintenant :

• Les médecins reçoivent des équipes planifiées clairement, qui peuvent être facilement ajustées.
• Les chirurgiens et les équipes de salle d'opération voient leurs horaires à l'avance, permettant une meilleure planification des chirurgies.
• Les infirmières et assistants médicaux sont répartis équitablement pour assurer des niveaux de personnel adéquats.
• Le personnel de laboratoire suit un flux de travail optimisé sans surcharge.
• Le personnel administratif a des heures de travail transparentes et structurées.

✅ Système de suivi du temps transparent

Désormais, toutes les présences, pointages d'entrée et de sortie, retards et heures supplémentaires sont enregistrés automatiquement.

• Les employés enregistrent leurs heures de travail dans le système.
• Les managers ont une visibilité en temps réel des heures de travail réelles et peuvent surveiller la disponibilité du personnel.
• Les erreurs de paie sont éliminées – le système calcule précisément les heures travaillées.

✅ Pleine conformité avec les lois du travail

Shifton garantit que :

• Les employés ne dépassent pas les heures de travail légales.
• Toutes les heures supplémentaires et de nuit sont correctement documentées et payées conformément aux lois du travail.
• Les congés et les jours de maladie sont gérés sans accroc, évitant les conflits d'horaires.

✅ Réduction de la charge de travail pour le département de comptabilité

Auparavant, les comptables devaient traiter manuellement de grandes quantités de données, mais maintenant Shifton génère automatiquement des rapports de temps, réduisant considérablement le temps consacré aux calculs de paie.

💡 Résultat : Après l'implémentation de Shifton, l'hôpital a réduit le nombre de comptables nécessaires, car le système a automatisé une grande partie de leur travail.

Résultats après l'implémentation de Shifton

📉 Réduction de 75% du temps consacré à la planification
💰 Réduction de la charge de travail comptable et moins de comptables nécessaires
⏳ Plus de 10 heures économisées par semaine pour les administrateurs
🚀 Pas d'erreurs de planification – chaque équipe est correctement dotée en personnel, même lors de changements de dernière minute
✅ Système de suivi du temps transparent – les employés pointent à l'heure et les heures supplémentaires sont enregistrées avec précision

Conclusion

Shifton est devenu un outil essentiel pour l'hôpital d'oncologie de Kropyvnytskyi. Maintenant :
✔ Le personnel travaille selon un horaire clair et équilibré.
✔ La direction a une visibilité complète de la disponibilité du personnel.
✔ La paie est traitée rapidement et avec précision.
✔ Le suivi du temps est transparent, éliminant les erreurs et les conflits.

Shifton n'est pas seulement un outil de planification – c'est un système critique pour une gestion efficace du personnel hospitalier. 🚑