Wie Shifton dem Onkologiekrankenhaus in Kropyvnytskyi half, den Dienstplan zu optimieren, die Zeiterfassung zu verbessern und Kosten zu senken

Über das Krankenhaus

Das Kropyvnytskyi Regionale Onkologiezentrum ist eine führende medizinische Einrichtung, die sich auf die Diagnose, Behandlung und Rehabilitation von Krebspatienten spezialisiert hat. Das Krankenhaus bietet ein breites Spektrum an medizinischen Dienstleistungen, darunter Chirurgie, Chemotherapie, Strahlentherapie, Rehabilitation und Palliativpflege.

Krankenhausstruktur

Das Onkologiezentrum besteht aus mehreren Abteilungen, darunter:

• Radiologieabteilung
• Chemotherapieabteilung
• Chirurgische Abteilung
• Hämatologieabteilung
• Pädiatrische Onkologieabteilung
• Anästhesiologie und Intensivstation
• Diagnosezentrum (CT, MRT, Labortests)
• Notaufnahme und Aufnahmedienst
• Rehabilitation und Palliativpflege

Das Krankenhaus beschäftigt verschiedene Kategorien von Personal, darunter:

• Ärzte (Onkologen, Chirurgen, Anästhesisten, Radiologen, Hämatologen und andere Spezialisten)
• Krankenschwestern und medizinische Assistenten
• Labortechniker und Diagnostikspezialisten
• Verwaltungs- und Buchhaltungspersonal
• Technisches Hilfs- und Unterstützungspersonal

Herausforderungen des Krankenhauses

1. Komplexe Einsatzplanung für verschiedene Personalkategorien

Jede Abteilung arbeitet nach einem eigenen Zeitplan:

• Ärzte arbeiten in Rund-um-die-Uhr-Schichten, die geplante Termine und Notrufe ausgleichen.
• Chirurgen folgen einem Operationszeitplan, der eine präzise Koordination aller Teammitglieder erfordert.
• Krankenschwestern und medizinische Assistenten arbeiten in rotierenden Schichten.
• Laborpersonal arbeitet nach einem strikten Arbeitsablauf, der von der Arbeitslast des Labors abhängt.
• Verwaltungspersonal folgt standardmäßigen Bürozeiten, benötigt aber auch eine genaue Zeiterfassung.

Früher nahm die manuelle Erstellung von Dienstplänen enorm viel Zeit in Anspruch und führte oft zu Fehlern, was in kritischen Situationen zu Personalengpässen führte.

2. Probleme mit der Zeiterfassung

• Das Erfassen von Verspätungen und Überstunden war ohne ein automatisiertes System schwierig.
• Es gab keine klare Überwachung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, was zu Über- oder Unterzahlungen führte.
• Manuelle Dateneingabe verursachte Abweichungen in der Gehaltsabrechnung, was zu Konflikten unter dem Personal führte und die Arbeitslast der Buchhalter erhöhte.

3. Einhaltung der Arbeitsgesetze

Das Krankenhaus musste sicherstellen:
✅ Dass Schichtlängenvorschriften eingehalten wurden (z.B. dass die maximalen wöchentlichen Arbeitsstunden nicht überschritten werden).
✅ Dass Überstunden, Nachtschichten und Entschädigungen genau erfasst und bezahlt wurden.
✅ Dass Urlaubs- und Krankheitstage ordnungsgemäß dokumentiert wurden, um Planungsfehler zu vermeiden.

4. Überlastete Buchhaltungsabteilung

Früher waren mehrere Buchhalter nötig, um die Lohnabrechnung manuell zu bearbeiten und Daten aus Zeiterfassungsunterlagen einzugeben. Dieser Prozess war langsam, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Wie Shifton diese Probleme gelöst hat

✅ Automatisierte Einsatzplanung für alle Personalkategorien

Shifton erstellt automatisch Dienstpläne basierend auf Arbeitsrollen, Abteilungsbedürfnissen und Schichtanforderungen. Jetzt:

• Erhalten Ärzte klar geplante Schichten, die leicht angepasst werden können.
• Können Chirurgen und OP-Teams ihre Einsatzpläne im Voraus sehen, was eine bessere Operationsplanung ermöglicht.
• Werden Krankenschwestern und medizinische Assistenten gleichmäßig verteilt, um eine angemessene Personalstärke zu gewährleisten.
• Folgt Laborpersonal einem optimierten Arbeitsablauf ohne Überlastung.
• Hat das Verwaltungspersonal transparente und strukturierte Arbeitszeiten.

✅ Transparentes Zeiterfassungssystem

Jetzt werden alle Anwesenheiten, Ein- und Ausstempelungen, Verspätungen und Überstunden automatisch erfasst.

• Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten im System.
• Manager haben Echtzeiteinblick in die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und können die Verfügbarkeit des Personals überwachen.
• Gehaltsabrechnungsfehler werden beseitigt – das System berechnet die gearbeiteten Stunden genau.

✅ Volle Einhaltung der Arbeitsgesetze

Shifton stellt sicher, dass:

• Mitarbeiter die gesetzlichen Arbeitsstunden nicht überschreiten.
• Alle Überstunden und Nachtschichten ordnungsgemäß dokumentiert und gemäß den Arbeitsgesetzen bezahlt werden.
• Urlaubs- und Krankheitstage reibungslos verwaltet werden, um Planungsfehler zu vermeiden.

✅ Verringerte Arbeitslast für die Buchhaltungsabteilung

Früher mussten Buchhalter große Datenmengen manuell bearbeiten, aber jetzt erstellt Shifton automatisch Zeiterfassungsberichte, was die Zeit für die Gehaltsberechnung erheblich reduziert.

💡 Ergebnis: Nach der Implementierung von Shifton verringerte das Krankenhaus die Anzahl der benötigten Buchhalter, da das System viele ihrer Aufgaben automatisierte.

Ergebnisse nach der Implementierung von Shifton

📉 75% Reduzierung der Zeit für die Einsatzplanung
💰 Verringerung der Arbeitslast in der Buchhaltung und weniger benötigte Buchhalter
⏳ Über 10 Stunden wöchentliche Zeitersparnis für Administratoren
🚀 Keine Planungsfehler – jede Schicht ist korrekt besetzt, selbst bei kurzfristigen Änderungen
✅ Transparentes Zeiterfassungssystem – Mitarbeiter stempeln pünktlich ein/aus, und Überstunden werden genau erfasst

Fazit

Shifton ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Onkologie-Krankenhaus in Kropyvnytskyi geworden. Jetzt:
✔ Arbeitet das Personal nach einem klaren und ausgewogenen Plan.
✔ Hat das Management volle Einsicht in die Verfügbarkeit der Arbeitskräfte.
✔ Wird die Gehaltsabrechnung schnell und genau bearbeitet.
✔ Ist die Zeiterfassung transparent, sodass Fehler und Streitigkeiten vermieden werden.

Shifton ist nicht nur ein Planungstool – es ist ein kritisches System für ein effizientes Krankenhauspersonalmanagement. 🚑