Shifton: Innovazione nella Gestione del Personale e Risparmi all’Ospedale di Kropyvnytskyi

Informazioni sull'Ospedale

Il Centro Oncologico Regionale di Kropyvnytskyi è un istituto medico leader specializzato nella diagnosi, trattamento e riabilitazione dei pazienti oncologici. L'ospedale fornisce una vasta gamma di servizi medici, tra cui chirurgia, chemioterapia, radioterapia, riabilitazione e cure palliative.

Struttura dell'Ospedale

Il centro oncologico è composto da diversi reparti, tra cui:

• Reparto di Radiologia
• Reparto di Chemioterapia
• Reparto Chirurgico
• Reparto di Ematologia
• Reparto di Oncologia Pediatrica
• Unità di Anestesiologia e Terapia Intensiva
• Centro Diagnostico (TC, RM, analisi di laboratorio)
• Reparto di Emergenza e Accettazione
• Riabilitazione e Cure Palliative

L'ospedale impiega varie categorie di personale, tra cui:

• Medici (oncologi, chirurghi, anestesisti, radiologi, ematologi e altri specialisti)
• Infermieri e assistenti medici
• Tecnici di laboratorio e specialisti diagnostici
• Personale amministrativo e contabile
• Personale tecnico e di supporto

Le Sfide Affrontate dall'Ospedale

1. Pianificazione Complessa per Diverse Categorie di Personale

Ogni reparto opera su un programma diverso:

• I medici lavorano in turni 24/7, bilanciando appuntamenti pianificati e chiamate d'emergenza.
• I chirurghi seguono un programma operativo, richiedendo un coordinamento preciso di tutti i membri del team.
• Infermieri e assistenti medici lavorano in turni rotativi.
• Il personale di laboratorio opera secondo un flusso di lavoro rigoroso, in base al carico di lavoro del laboratorio.
• Il personale amministrativo segue orari d'ufficio standard ma richiede anche un monitoraggio accurato del tempo.

In precedenza, creare i programmi manualmente richiedeva un'enorme quantità di tempo e spesso portava a errori, causando carenze di personale in situazioni critiche.

2. Problemi con il Monitoraggio del Tempo

• Monitorare ritardi e straordinari era difficile senza un sistema automatizzato.
• Non c'era un monitoraggio chiaro delle ore effettivamente lavorate, portando a pagamenti in eccesso o in difetto.
• L'inserimento manuale dei dati causava discrepanze nei pagamenti, creando conflitti tra il personale e aumentando il carico di lavoro per i contabili.

3. Conformità alle Leggi sul Lavoro

L'ospedale doveva assicurarsi che:
✅ Le normative sulla durata dei turni fossero rispettate (ad es. non superando le ore di lavoro settimanali massime).
✅ Straordinari, turni notturni e compensi fossero registrati e pagati accuratamente.
✅ Giorni di permesso e malattia fossero documentati correttamente per prevenire conflitti di programmazione.

4. Reparto Contabile Sovraccarico

In precedenza, erano necessari diversi contabili per gestire manualmente le buste paga, inserendo dati dai registri delle presenze. Questo processo era lento, laborioso e soggetto a errori.

Come Shifton ha Risolto Questi Problemi

✅ Pianificazione Automatica per Tutte le Categorie di Personale

Shifton genera automaticamente i programmi in base ai ruoli lavorativi, alle esigenze del reparto e ai requisiti di turno. Ora:

• I medici ricevono turni chiaramente pianificati, che possono essere facilmente adattati.
• I chirurghi e i team delle sale operatorie vedono i loro programmi in anticipo, consentendo una migliore pianificazione degli interventi chirurgici.
• Infermieri e assistenti medici sono distribuiti equamente per garantire livelli di personale appropriati.
• Il personale di laboratorio segue un flusso di lavoro ottimizzato senza sovraccarico.
• Il personale amministrativo ha orari di lavoro trasparenti e strutturati.

✅ Sistema di Monitoraggio del Tempo Trasparente

Ora, tutte le presenze, entrate, uscite, ritardi e straordinari vengono registrati automaticamente.

• I dipendenti registrano le loro ore lavorative nel sistema.
• I responsabili hanno visibilità in tempo reale delle ore effettivamente lavorate e possono monitorare la disponibilità del personale.
• Gli errori nelle buste paga sono eliminati – il sistema calcola esattamente le ore lavorate.

✅ Piena Conformità alle Leggi sul Lavoro

Shifton garantisce che:

• I dipendenti non superino le ore di lavoro legali.
• Tutti gli straordinari e i turni notturni siano correttamente documentati e pagati secondo le leggi sul lavoro.
• Giorni di permesso e malattia siano gestiti senza problemi, prevenendo conflitti di programmazione.

✅ Riduzione del Carico di Lavoro per il Reparto Contabile

In precedenza, i contabili dovevano processare manualmente grandi quantità di dati, ma ora Shifton genera automaticamente report delle presenze, riducendo significativamente il tempo impiegato nei calcoli delle buste paga.

💡 Risultato: Dopo l'implementazione di Shifton, l'ospedale ha ridotto il numero di contabili necessari, poiché il sistema ha automatizzato gran parte del loro lavoro.

Risultati Dopo l'Implementazione di Shifton

📉 Riduzione del 75% del tempo impiegato per la pianificazione
💰 Riduzione del carico di lavoro contabile e minor numero di contabili necessari
⏳ Oltre 10 ore risparmiate settimanalmente per gli amministratori
🚀 Nessun errore di pianificazione – ogni turno è correttamente staffato, anche durante i cambiamenti dell'ultimo minuto
✅ Sistema di monitoraggio del tempo trasparente – i dipendenti timbrano entrate/uscite in orario, e gli straordinari sono registrati accuratamente

Conclusione

Shifton è diventato uno strumento essenziale per l'ospedale oncologico di Kropyvnytskyi. Ora:
✔ Il personale lavora secondo un programma chiaro e bilanciato.
✔ La gestione ha piena visibilità della disponibilità del personale.
✔ Le buste paga sono elaborate rapidamente e accuratamente.
✔ Il monitoraggio del tempo è trasparente, eliminando errori e controversie.

Shifton non è solo uno strumento di pianificazione – è un sistema critico per una gestione efficace del personale ospedaliero. 🚑