Shifton Améliore l’Efficacité de l’Hôpital d’Oncologie à Kropyvnytskyi

À propos de l'hôpital

Le Centre régional d'oncologie de Kropyvnytskyi est un établissement médical de premier plan spécialisé dans le diagnostic, le traitement et la réhabilitation des patients atteints de cancer. L'hôpital offre une large gamme de services médicaux, y compris la chirurgie, la chimiothérapie, la radiothérapie, la réhabilitation et les soins palliatifs.

Structure de l'hôpital

Le centre d'oncologie comporte plusieurs départements, y compris :

• Département de radiologie
• Département de chimiothérapie
• Département de chirurgie
• Département d'hématologie
• Département d'oncologie pédiatrique
• Unité d'anesthésie et de soins intensifs
• Centre de diagnostic (CT, IRM, tests de laboratoire)
• Département d'urgence et d'admission
• Réhabilitation et soins palliatifs

L'hôpital emploie différentes catégories de personnel, y compris :

• Médecins (oncologues, chirurgiens, anesthésiologistes, radiologues, hématologues, et autres spécialistes)
• Infirmières et aides-soignants
• Techniciens de laboratoire et spécialistes du diagnostic
• Personnel administratif et comptable
• Personnel technique et de soutien

Défis rencontrés par l'hôpital

1. Planification complexe pour les différentes catégories de personnel

Chaque département fonctionne sur un horaire différent :

• Les médecins travaillent par postes 24/7, équilibrant les rendez-vous planifiés et les appels d'urgence.
• Les chirurgiens suivent un programme opératoire, nécessitant une coordination précise de tous les membres de l'équipe.
• Les infirmières et aides-soignants travaillent par postes rotatifs.
• Le personnel de laboratoire opère sous un flux de travail strict, selon la charge de travail du laboratoire.
• Le personnel administratif suit des heures de bureau standards mais nécessite également un suivi précis du temps.

A l'époque, créer des horaires manuellement prenait énormément de temps et entraînait souvent des erreurs, provoquant des pénuries de personnel dans les situations critiques.

2. Problèmes liés au suivi du temps

• Suivre les retards et les heures supplémentaires était difficile sans un système automatisé.
• Il n'y avait pas de suivi clair des heures de travail effectives, entraînant des surpaiements ou sous-paiements.
• La saisie manuelle des données causait des écarts dans les salaires, créant des conflits entre le personnel et alourdissant la charge des comptables.

3. Conformité aux lois du travail

L'hôpital devait s'assurer que :
✅ Les règlements sur la durée des postes étaient respectés (par exemple, ne pas dépasser le maximum hebdomadaire d’heures de travail).
✅ Les heures supplémentaires, les postes de nuit et les compensations étaient précisément enregistrés et payés.
✅ Les jours de congé et de maladie étaient correctement documentés pour éviter les conflits d'horaires.

4. Département comptable surchargé

A l'époque, plusieurs comptables étaient nécessaires pour traiter manuellement les salaires, en saisissant les données des registres de temps. Ce processus était lent, exigeant en main-d'œuvre et sujet aux erreurs.

Comment Shifton a résolu ces problèmes

✅ Planification automatisée pour toutes les catégories de personnel

Shifton génère automatiquement des horaires basés sur les rôles de travail, les besoins des départements, et les exigences de poste. Maintenant :

• Les médecins reçoivent des postes clairement planifiés, qui peuvent être facilement ajustés.
• Les chirurgiens et les équipes de salle d'opération voient leur emploi du temps à l'avance, permettant une meilleure planification des chirurgies.
• Les infirmières et aides-soignants sont répartis uniformément pour garantir des niveaux de personnel adéquats.
• Le personnel de laboratoire suit un flux de travail optimisé sans surcharge.
• Le personnel administratif a des heures de travail transparentes et structurées.

✅ Système de suivi du temps transparent

Désormais, toute présence, entrée, sortie, retard et heure supplémentaire est automatiquement enregistrée.

• Les employés enregistrent leurs heures de travail dans le système.
• Les gestionnaires ont une visibilité en temps réel des heures de travail effectives et peuvent surveiller la disponibilité du personnel.
• Les erreurs de paie sont éliminées – le système calcule précisément les heures travaillées.

✅ Conformité totale aux lois du travail

Shifton assure que :

• Les employés ne dépassent pas les heures de travail légales.
• Toutes les heures supplémentaires et les postes de nuit sont correctement documentés et payés conformément aux lois du travail.
• Les jours de congé et de maladie sont gérés sans complications, empêchant les conflits d'horaires.

✅ Réduction de la charge de travail du département comptable

A l'époque, les comptables devaient traiter manuellement d'énormes volumes de données, mais maintenant Shifton génère automatiquement des rapports de suivi du temps, réduisant considérablement le temps passé sur les calculs de paie.

💡 Résultat : Après l'implémentation de Shifton, l'hôpital a réduit le nombre de comptables nécessaires, car le système a automatisé une grande partie de leur travail.

Résultats après l'implémentation de Shifton

📉 Réduction de 75% du temps consacré à la planification
💰 Réduction de la charge de travail comptable et moins de comptables nécessaires
⏳ 10+ heures gagnées chaque semaine pour les administrateurs
🚀 Aucune erreur de planification – chaque poste est correctement staffé, même lors des changements de dernière minute
✅ Système de suivi du temps transparent – les employés enregistrent leurs entrées/sorties à temps, et les heures supplémentaires sont correctement enregistrées

Conclusion

Shifton est devenu un outil essentiel pour l'hôpital d'oncologie à Kropyvnytskyi. Maintenant :
✔ Le personnel travaille selon un horaire clair et équilibré.
✔ La direction a une visibilité totale de la disponibilité de la main-d'œuvre.
✔ Les salaires sont rapidement et précisément traités.
✔ Le suivi du temps est transparent, éliminant les erreurs et les conflits.

Shifton n'est pas seulement un outil de planification – c'est un système essentiel pour la gestion efficace de la main-d'œuvre hospitalière. 🚑