Kā Shifton palīdzēja onkoloģijas slimnīcai Kropivnickā optimizēt grafiku plānošanu, uzlabot laika uzskaiti un samazināt izmaksas

Par slimnīcu

Kropivņickas Reģionālais Onkoloģijas Centrs ir vadošā medicīnas iestāde, kas specializējas onkoloģijas pacientu diagnostikā, ārstēšanā un rehabilitācijā. Slimnīca nodrošina plašu medicīnisko pakalpojumu klāstu, tostarp ķirurģiju, ķīmijterapiju, staru terapiju, rehabilitāciju un paliatīvo aprūpi.

Slimnīcas struktūra

Onkoloģijas centrs sastāv no vairākām nodaļām, tostarp:

• Radioloģijas nodaļa
• Ķīmijterapijas nodaļa
• Ķirurģijas nodaļa
• Hematoloģijas nodaļa
• Bērnu onkoloģijas nodaļa
• Anestezioloģijas un intensīvās terapijas nodaļa
• Diagnostikas centrs (CT, MRI, laboratorijas testi)
• Ātrās palīdzības un uzņemšanas nodaļa
• Rehabilitācija un paliatīvā aprūpe

Slimnīca nodarbina dažādas darbinieku kategorijas, tostarp:

• Ārsti (onkologi, ķirurgi, anesteziologi, radiologi, hematologi un citi speciālisti)
• Māsas un medicīnas asistenti
• Laboratorijas tehniķi un diagnostikas speciālisti
• Administratīvie un grāmatvedības darbinieki
• Tehniskie un atbalsta darbinieki

Slimnīcā sastopamās problēmas

1. Sarežģīta dažādu personāla kategoriju grafika plānošana

Katra nodaļa darbojas pēc atsevišķa grafika:

• Ārsti strādā 24/7 dežūras, balansējot plānotās vizītes un ārkārtas zvanus.
• Ķirurgi ievēro operāciju grafiku, kas prasa precīzu visu komandas locekļu koordināciju.
• Māsas un medicīnas asistenti strādā maiņu darba grafikā.
• Laboratorijas darbinieki darbojas stingra darba procesa ietvaros, atkarībā no laboratorijas slodzes.
• Administratīvie darbinieki ievēro standarta biroja stundas, taču nepieciešama arī precīza laika uzskaite.

Pirms tam grafiku veidošana manuāli prasīja milzīgu laika ieguldījumu un bieži izraisīja kļūdas, radot personāla trūkumu kritiskās situācijās.

2. Problēmas ar laika uzskaiti

• Nokavēšanās un virsstundu uzskaite bija grūta bez automatizētas sistēmas.
• Nebija skaidra veikto darba stundu monitoringa, kas radīja pārmaksas vai nepietiekamas maksas.
• Manuāla datu ievade radīja grāmatvedības nesakritības, veicinot konfliktus starp darbiniekiem un palielinot darba apjomu grāmatvežiem.

3. Atbilstība darba likumiem

Slimnīcai bija jānodrošina:
✅ Tika ievēroti maiņu garuma noteikumi (piemēram, netika pārsniegtas maksimālās nedēļas darba stundas).
✅ Virsstundas, nakts maiņas un kompensācijas tika precīzi uzskaitītas un apmaksātas.
✅ Atvaļinājumi un slimības dienas tika pienācīgi dokumentētas lai novērstu grafiku konfliktus.

4. Pārslogotas grāmatvedības nodaļas

Agrāk bija nepieciešami vairāki grāmatveži, lai manuāli apstrādātu algu sarakstus, ievadot datus no laika uzskaites pierakstiem. Šis process bija lēns, darbietilpīgs un pakļauts kļūdām.

Kā Shifton atrisināja šīs problēmas

✅ Automatizēta grafiku veidošana visām personāla kategorijām

Shifton automātiski ģenerē grafikus pamatojoties uz darba lomām, nodaļu vajadzībām un maiņu prasībām. Tagad:

• Ārsti saņem skaidri plānotas dežūras, kuras var viegli pielāgot.
• Ķirurgi un operāciju zāles komandas redz savus grafikus iepriekš, kas ļauj labāk plānot operācijas.
• Māsas un medicīnas asistenti tiek vienmērīgi sadalīti, nodrošinot atbilstošu personāla līmeni.
• Laboratorijas darbinieki seko optimizētam darbplūsmam, bez pārslodzes.
• Administratīvajiem darbiniekiem ir caurredzamas un strukturētas darbalaiki.

✅ Caurredzama laika uzskaites sistēma

Tagad, visa apmeklētība, darba sākšana, beigas, nokavēšanās un virsstundas tiek automātiski ierakstītas.

• Darbinieki ievada savas darba stundas sistēmā.
• Vadītāji redz reāllaikā faktiskās darba stundas un var uzraudzīt darbinieku pieejamību.
• Algu aprēķinu kļūdas tiek novērstas – sistēma precīzi aprēķina nostrādātās stundas.

✅ Pilna atbilstība darba likumiem

Shifton nodrošina, ka:

• Darbinieki nepārsniedz likumīgās darba stundas.
• Virsstundas un nakts maiņas tiek pienācīgi dokumentētas un apmaksātas atbilstoši darba likumiem.
• Atvaļinājumi un slimības dienas tiek veiksmīgi pārvaldītas, novēršot plānošanas konfliktus.

✅ Samazināta slodze grāmatvedības nodaļā

Agrāk grāmatvežiem bija manuāli jāpārstrādā liels datu apjoms, bet tagad Shifton automātiski ģenerē laika uzskaites ziņojumus, būtiski samazinot laiku, kas pavadīts algu aprēķinu veikšanai.

💡 Rezultāts: Pēc Shifton ieviešanas slimnīcā samazinājās nepieciešamo grāmatvežu skaits, jo sistēma automatizēja lielāko daļu viņu darba.

Rezultāti pēc Shifton ieviešanas

📉 75% laika samazinājums, kas pavadīts grafiku veidošanai
💰 Samazināta grāmatvedības slodze un nepieciešams mazāk grāmatvežu
⏳ 10+ stundas ietaupītas nedēļā administratoriem
🚀 Nav grafika kļūdu – katra maiņa ir pienācīgi apmēklēta, pat pēdējā brīža izmaiņu gadījumā
✅ Caurredzama laika uzskaites sistēma – darbinieki reģistrē darbu laikā, un virsstundas tiek precīzi uzskaitītas

Secinājums

Shifton ir kļuvis par ērtu rīku Kropivņickas onkoloģijas slimnīcai. Tagad:
✔ Personāls strādā pēc skaidra un sabalansēta grafika.
✔ Vadība pilnībā redz personāla pieejamību.
✔ Algu aprēķini tiek veikti ātri un precīzi.
✔ Laika uzskaite ir caurredzama, kas novērš kļūdas un strīdus.

Shifton nav tikai darba grafiku veidošanas rīks – tā ir būtiska sistēma efektīvai slimnīcas darba spēka vadībai. 🚑