Shifton Meningkatkan Efisiensi Rumah Sakit Onkologi di Kropyvnytskyi

Tentang Rumah Sakit

Pusat Onkologi Regional Kropyvnytskyi adalah lembaga medis terkemuka yang mengkhususkan diri dalam diagnosis, pengobatan, dan rehabilitasi pasien onkologi. Rumah sakit ini menyediakan beragam layanan medis, termasuk operasi, kemoterapi, terapi radiasi, rehabilitasi, dan perawatan paliatif.

Struktur Rumah Sakit

Pusat onkologi ini terdiri dari beberapa departemen, termasuk:

• Departemen Radiologi
• Departemen Kemoterapi
• Departemen Bedah
• Departemen Hematologi
• Departemen Onkologi Anak
• Unit Anestesiologi dan Perawatan Intensif
• Pusat Diagnostik (CT, MRI, pengujian laboratorium)
• Departemen Darurat dan Penerimaan
• Rehabilitasi dan Perawatan Paliatif

Rumah sakit mempekerjakan berbagai kategori staf, termasuk:

• Dokter (onkolog, ahli bedah, anestesiolog, radiolog, hematolog, dan spesialis lainnya)
• Perawat dan asisten medis
• Teknisi laboratorium dan spesialis diagnostik
• Staf administrasi dan akuntansi
• Staf teknis dan pendukung

Tantangan yang Dihadapi oleh Rumah Sakit

1. Penjadwalan Kompleks untuk Berbagai Kategori Staf

Setiap departemen beroperasi dengan jadwal berbeda:

• Dokter bekerja dalam shift 24/7, menyeimbangkan janji yang direncanakan dan panggilan darurat.
• Ahli bedah mengikuti jadwal operasi, membutuhkan koordinasi yang tepat dari semua anggota tim.
• Perawat dan asisten medis bekerja dalam shift bergilir.
• Staf laboratorium beroperasi di bawah alur kerja ketat, tergantung pada beban kerja laboratorium.
• Staf administrasi mengikuti jam kantor standar tetapi juga memerlukan pelacakan waktu yang akurat.

Sebelumnya, membuat jadwal secara manual memakan waktu yang sangat lama dan sering mengakibatkan kesalahan, menyebabkan kekurangan staf dalam situasi kritis.

2. Masalah dengan Pelacakan Waktu

• Melacak keterlambatan dan lembur sulit tanpa sistem otomatis.
• Tidak ada pemantauan jelas terhadap jam kerja sebenarnya, menyebabkan kelebihan pembayaran atau kekurangan pembayaran.
• Entri data manual menyebabkan perbedaan dalam penggajian, menciptakan konflik di antara staf dan menambah beban kerja pada akuntan.

3. Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Rumah sakit harus memastikan:
✅ Peraturan panjang shift diikuti (misalnya, tidak melebihi jam kerja mingguan maksimum).
✅ Lembur, shift malam, dan kompensasi dicatat dan dibayar secara akurat.
✅ Cuti dan hari sakit didokumentasikan dengan benar untuk menghindari konflik penjadwalan.

4. Departemen Akuntansi yang Terbebani

Sebelumnya, beberapa akuntan diperlukan untuk memproses penggajian secara manual, memasukkan data dari catatan waktu. Proses ini lambat, membutuhkan tenaga kerja besar, dan rentan terhadap kesalahan.

Bagaimana Shifton Menyelesaikan Masalah Ini

✅ Penjadwalan Otomatis untuk Semua Kategori Staf

Shifton secara otomatis membuat jadwal berdasarkan peran pekerjaan, kebutuhan departemen, dan persyaratan shift. Sekarang:

• Dokter menerima shift yang direncanakan dengan jelas, yang dapat dengan mudah disesuaikan.
• Ahli bedah dan tim ruang operasi melihat jadwal mereka secara lebih awal, memungkinkan perencanaan operasi yang lebih baik.
• Perawat dan asisten medis didistribusikan secara merata untuk memastikan tingkat kepegawaian yang sesuai.
• Staf laboratorium mengikuti alur kerja yang dioptimalkan tanpa kelebihan beban.
• Staf administrasi memiliki jam kerja yang transparan dan terstruktur.

✅ Sistem Pelacakan Waktu yang Transparan

Sekarang, semua kehadiran, clock-in, clock-out, keterlambatan, dan lembur direkam secara otomatis.

• Karyawan mencatat jam kerja mereka dalam sistem.
• Manajer memiliki visibilitas waktu nyata dari jam kerja sebenarnya dan dapat memantau ketersediaan staf.
• Kesalahan penggajian dieliminasi – sistem menghitung jam kerja secara akurat.

✅ Kepatuhan Penuh terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Shifton memastikan bahwa:

• Karyawan tidak melebihi jam kerja legal.
• Semua lembur dan shift malam didokumentasikan dan dibayar dengan benar sesuai dengan hukum ketenagakerjaan.
• Cuti dan hari sakit dikelola dengan lancar, mencegah konflik penjadwalan.

✅ Beban Kerja untuk Departemen Akuntansi Berkurang

Sebelumnya, akuntan harus memproses sejumlah besar data secara manual, namun kini Shifton secara otomatis menghasilkan laporan catatan waktu, secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk perhitungan penggajian.

💡 Hasil: Setelah menerapkan Shifton, rumah sakit mengurangi jumlah akuntan yang dibutuhkan, karena sistem mengotomatisasi banyak pekerjaan mereka.

Hasil Setelah Menerapkan Shifton

📉 Pengurangan 75% dalam waktu yang dihabiskan untuk penjadwalan
💰 Beban kerja akuntansi berkurang dan lebih sedikit akuntan yang diperlukan
⏳ Lebih dari 10 jam dihemat setiap minggu untuk administrator
🚀 Tidak ada kesalahan penjadwalan – setiap shift diisi dengan benar, bahkan saat perubahan mendadak
✅ Sistem pelacakan waktu yang transparan – karyawan melakukan clock in/out tepat waktu, dan lembur dicatat dengan akurat

Kesimpulan

Shifton telah menjadi alat penting bagi rumah sakit onkologi di Kropyvnytskyi. Sekarang:
✔ Staf bekerja sesuai dengan jadwal yang jelas dan seimbang.
✔ Manajemen memiliki visibilitas penuh terhadap ketersediaan tenaga kerja.
✔ Penggajian diproses dengan cepat dan akurat.
✔ Pelacakan waktu jelas, menghilangkan kesalahan dan sengketa.

Shifton bukan hanya alat penjadwalan – ini adalah sistem penting untuk manajemen tenaga kerja rumah sakit yang efisien. 🚑