Як Shifton допоміг онкологічній лікарні в Кропивницькому оптимізувати розклад, покращити облік часу та зменшити витрати

Про лікарню

Кіровоградський обласний онкологічний центр - це провідна медична установа, що спеціалізується на діагностиці, лікуванні та реабілітації онкологічних пацієнтів. Лікарня надає широкий спектр медичних послуг, включаючи хірургію, хіміотерапію, променеву терапію, реабілітацію та паліативну допомогу.

Структура лікарні

Онкологічний центр складається з декількох відділень, зокрема:

• Відділення радіології
• Хіміотерапевтичне відділення
• Хірургічне відділення
• Відділення гематології
• Відділення дитячої онкології
• Відділення анестезіології та інтенсивної терапії
• Діагностичний центр (КТ, МРТ, лабораторні дослідження)
• Відділення швидкої допомоги та приймальне відділення
• Реабілітація та паліативна допомога

Лікарня наймає різні категорії персоналу, включаючи:

• Лікарі (онкологи, хірурги, анестезіологи, радіологи, гематологи та інші фахівці)
• Медичні сестри та асистенти
• Лабораторні техніки та діагностичні спеціалісти
• Адміністративний та бухгалтерський персонал
• Технічний та підтримуючий персонал

Виклики, з якими стикається лікарня

1. Складний розклад для різних категорій персоналу

Кожне відділення працює за різним розкладом:

• Лікарі працюють змінами 24/7, поєднуючи заплановані прийоми та екстрені виклики.
• Хірурги дотримуються операційного графіка, що вимагає точної координації всіх членів команди.
• Медичні сестри та асистенти працюють змінно.
• Лабораторний персонал працює за жорстким робочим процесом, в залежності від завантаженості лабораторії.
• Адміністративний персонал дотримується стандартного робочого часу, але також потребує точного обліку часу.

Раніше створення розкладів вручну займало величезну кількість часу і часто призводило до помилок, що спричиняло дефіцит персоналу в критичних ситуаціях.

2. Проблеми з обліком робочого часу

• Відстеження запізнень і понаднормових годин було складним без автоматизованої системи.
• Не було чіткого моніторингу фактичного робочого часу, що призводило до надмірних або недостатніх виплат.
• Ручне введення даних викликало розбіжності в обліку заробітної плати, спричиняючи конфлікти серед персоналу і додаючи роботу бухгалтерам.

3. Відповідність трудовому законодавству

Лікарня повинна була забезпечити:
✅ Дотримання норм тривалості змін (наприклад, не перевищення максимального тижневого робочого часу).
✅ Правильний облік і оплати понаднормових, нічних змін.
✅ Правильну документування відпусток і лікарняних днів, щоб уникнути конфліктів у розкладі.

4. Перевантажений бухгалтерський відділ

Раніше необхідно було декілька бухгалтерів для ручної обробки заробітної плати, введення даних з обліку часу. Цей процес був повільним, трудомістким і схильним до помилок.

Як Shifton вирішив ці проблеми

✅ Автоматизоване планування для всіх категорій персоналу

Shifton автоматично генерує розклади на основі професійних ролей, потреб відділень і вимог до змін. Тепер:

• Лікарі отримують чітко сплановані зміни, які легко коригувати.
• Хірурги і команди операційних бачать свої розклади заздалегідь, що дозволяє краще планувати операції.
• Медичні сестри та асистенти рівномірно розподілені для забезпечення належного рівня персоналу.
• Лабораторний персонал працює за оптимізованим робочим процесом без перевантажень.
• Адміністративний персонал має прозорий і структурований робочий час.

✅ Прозора система обліку робочого часу

Тепер вся присутність, приходи, уходи, запізнення та понаднормові автоматично фіксуються.

• Співробітники реєструють свій робочий час у системі.
• Менеджери мають інформацію в реальному часі про фактичний робочий час і можуть моніторити доступність персоналу.
• Помилки в заробітній платі усунені – система точно розраховує години роботи.

✅ Повна відповідність трудовому законодавству

Shifton забезпечує:

• Співробітники не перевищують законні робочі години.
• Всі понаднормові та нічні зміни належним чином документуються і оплачуються згідно з трудовим законодавством.
• Відпустки і лікарняні дні управляються безперешкодно, запобігаючи конфліктам у розкладі.

✅ Зменшене навантаження на бухгалтерський відділ

Раніше бухгалтери повинні були вручну обробляти велику кількість даних, але тепер Shifton автоматично генерує звіти з обліку часу, значно скорочуючи час на розрахунки заробітної плати.

💡 Результат: Після впровадження Shifton лікарня зменшила кількість необхідних бухгалтерів, оскільки система автоматизувала більшу частину їх роботи.

Результати після впровадження Shifton

📉 75% зменшення часу на складання графіків
💰 Зменшення навантаження на бухгалтерію та менша кількість бухгалтерів
⏳ Понад 10 годин щотижня зекономлено для адміністраторів
🚀 Без помилок у розкладі – кожна зміна належно забезпечена персоналом, навіть під час змін в останню хвилину
✅ Прозора система обліку часу – співробітники вчасно реєструють приходи/уходи, а понаднормові години записуються точно

Висновок

Shifton став невід'ємним інструментом для онкологічної лікарні в Кропивницькому. Тепер:
✔ Персонал працює за чітким і збалансованим графіком.
✔ Керівництво має повну інформацію про доступність персоналу.
✔ Розрахунок заробітної плати здійснюється швидко і точно.
✔ Облік часу прозорий, що усуває помилки та суперечки.

Shifton - це не просто засіб для складання розкладів – це критична система для ефективного управління персоналом лікарні. 🚑