„Cum Shifton eficientizează programarea și costurile la spitalul Kropyvnytskyi.”

Despre Spital

Centrul Regional de Oncologie Kropyvnytskyi este o instituție medicală de top specializată în diagnosticarea, tratamentul și reabilitarea pacienților oncologici. Spitalul oferă o gamă largă de servicii medicale, inclusiv chirurgie, chimioterapie, terapie cu radiații, reabilitare și îngrijire paliativă.

Structura Spitalului

Centrul de oncologie este alcătuit din mai multe departamente, inclusiv:

• Departamentul de Radiologie
• Departamentul de Chimioterapie
• Departamentul de Chirurgie
• Departamentul de Hematologie
• Departamentul de Oncologie Pediatrică
• Unitatea de Anestezie și Terapie Intensivă
• Centrul de Diagnostic (CT, RMN, teste de laborator)
• Departamentul de Urgențe și Primiri
• Reabilitare și Îngrijire Paliativă

Spitalul angajează diverse categorii de personal, inclusiv:

• Medici (oncologi, chirurgi, anesteziologi, radiologi, hematologi și alți specialiști)
• Asistente medicale și asistenți medicali
• Tehnicieni de laborator și specialiști în diagnostic
• Personal administrativ și contabil
• Personal tehnic și de suport

Provocările Întâmpinate de Spital

1. Programare Complexă pentru Diferite Categorii de Personal

Fiecare departament funcționează după un program diferit:

• Medicii lucrează în ture 24/7, echilibrând întâlnirile planificate și apelurile de urgență.
• Chirurgii urmează un program de operații, necesitând coordonarea precisă a tuturor membrilor echipei.
• Asistentele și asistenții medicali lucrează în ture rotaționale.
• Personalul de laborator operează după un flux de lucru strict, în funcție de volumul de muncă din laborator.
• Personalul administrativ urmează un program standard de birou, dar necesită și monitorizarea precisă a timpului.

Anterior, crearea manuală a programelor dura extrem de mult timp și adesea ducea la erori, rezultând în lipsuri de personal în situații critice.

2. Probleme cu Monitorizarea Timpului

• Monitorizarea întârzierilor și a orelor suplimentare era dificilă fără un sistem automatizat.
• Nu exista un control clar asupra orelor de lucru reale, conducând la plăți excesive sau insuficiente.
• Introducerea manuală a datelor cauza discrepanțe în salarii, creând conflicte între personal și adăugând volumul de muncă contabililor.

3. Conformitatea cu Legile Muncii

Spitalul trebuia să asigure:
✅ Respectarea reglementărilor privind durata schimburilor (de exemplu, să nu depășească numărul maxim de ore de lucru săptămânal).
✅ Orele suplimentare, turele de noapte și compensațiile au fost înregistrate și plătite corect.
✅ Zilele libere și concediile medicale au fost documentate corect pentru a preveni conflictele de programare.

4. Departamentul de Contabilitate Supraîncărcat

Anterior, erau necesari mai mulți contabili pentru a procesa manual salariile, introducând date din registrele de timp. Acest proces era lent, laborios și predispus erorilor.

Cum a Rezolvat Shifton Aceste Probleme

✅ Programare Automată pentru Toate Categoriile de Personal

Shifton generează automat programe în funcție de rolurile de muncă, nevoile departamentului și cerințele schimburilor. Acum:

• Medicii primesc ture planificate clar, care pot fi ajustate ușor.
• Chirurgii și echipele de sală de operație văd programele lor în avans, permițând o mai bună planificare a operațiilor.
• Asistentele și asistenții medicali sunt distribuiți uniform pentru a asigura niveluri adecvate de personal.
• Personalul de laborator urmează un flux de lucru optimizat fără suprasarcină.
• Personalul administrativ are ore de lucru transparente și structurate.

✅ Sistem Transparent de Monitorizare a Timpului

Acum, toate prezențele, intrările/ieșirile, întârzierile și orele suplimentare sunt înregistrate automat.

• Angajații își înregistrează orele de lucru în sistem.
• Managerii au vizibilitate în timp real asupra orelor de lucru reale și pot monitoriza disponibilitatea personalului.
• Erorile de calcul a salariilor sunt eliminate – sistemul calculează precis orele lucrate.

✅ Conformitate Totală cu Legile Muncii

Shifton se asigură că:

• Angajații nu depășesc orele de lucru legale.
• Toate orele suplimentare și turele de noapte sunt înregistrate și plătite corect conform legilor muncii.
• Zilele libere și concediile medicale sunt gestionate fără probleme, prevenind conflictele de programare.

✅ Reducerea Volumului de Muncă pentru Departamentul de Contabilitate

Anterior, contabilii trebuiau să proceseze manual cantități mari de date, dar acum Shifton generează automat rapoarte de pontaj, reducând semnificativ timpul petrecut pe calcularea salariilor.

💡 Rezultat: După implementarea Shifton, spitalul a redus numărul de contabili necesari, deoarece sistemul a automatizat o mare parte din munca lor.

Rezultatele După Implementarea Shifton

📉 Reducerea cu 75% a timpului petrecut pe programare
💰 Reducerea volumului de muncă al contabililor și mai puțini contabili necesari
⏳ Peste 10 ore salvate săptămânal pentru administratori
🚀 Nicio eroare de programare – fiecare tură este completă, chiar și în cazul schimbărilor de ultim moment
✅ Sistem transparent de monitorizare a timpului – angajații își înregistrează la timp intrările/ieșirile, iar orele suplimentare sunt înregistrate corect

Concluzie

Shifton a devenit un instrument esențial pentru spitalul oncologic din Kropyvnytskyi. Acum:
✔ Personalul lucrează conform unui program clar și echilibrat.
✔ Managementul are vizibilitate completă asupra disponibilității forței de muncă.
✔ Salariile sunt procesate rapid și cu acuratețe.
✔ Monitorizarea timpului este transparentă, eliminând erorile și disputele.

Shifton nu este doar un instrument de programare – este un sistem critic pentru gestionarea eficientă a forței de muncă a spitalului. 🚑