Shifton Verbetert Efficiëntie van Oncologisch Ziekenhuis in Kropyvnytskyi

Over het Ziekenhuis

Het Kropyvnytskyi Regionale Oncologie Centrum is een leidende medische instelling die zich richt op de diagnose, behandeling en revalidatie van oncologiepatiënten. Het ziekenhuis biedt een breed scala aan medische diensten, waaronder chirurgie, chemotherapie, radiotherapie, revalidatie en palliatieve zorg.

Ziekenhuisstructuur

Het oncologiecentrum bestaat uit meerdere afdelingen, waaronder:

• Radiologieafdeling
• Chemotherapieafdeling
• Chirurgische afdeling
• Hematologieafdeling
• Afdeling Kinderoncologie
• Anesthesiologie en Intensieve Zorgafdeling
• Diagnostisch Centrum (CT, MRI, laboratoriumtesten)
• Spoed- en Opnameafdeling
• Revalidatie en Palliatieve Zorg

Het ziekenhuis heeft verschillende categorieën personeel, waaronder:

• Dokters (oncologen, chirurgen, anesthesiologen, radiologen, hematologen en andere specialisten)
• Verpleegkundigen en medische assistenten
• Laboratoriumtechnici en diagnostische specialisten
• Administratief en boekhoudkundig personeel
• Technisch en ondersteunend personeel

Uitdagingen voor het Ziekenhuis

1. Complexe Planning voor Verschillende Personeelscategorieën

Elke afdeling werkt volgens een eigen schema:

• Dokters werken 24/7 diensten, balancerend tussen geplande afspraken en spoedoproepen.
• Chirurgen volgen een operatieschema, dat nauwkeurige coördinatie van alle teamleden vereist.
• Verpleegkundigen en medische assistenten werken in roterende diensten.
• Laboratoriumpersoneel werkt onder een strikt werkproces, afhankelijk van de werkdruk in het laboratorium.
• Administratief personeel werkt volgens standaard kantooruren, maar vereist ook nauwkeurige tijdregistratie.

Eerder kostte het handmatig maken van roosters enorm veel tijd en leidde vaak tot fouten, wat resulteerde in personeelstekorten in kritieke situaties.

2. Problemen met Tijdregistratie

• Het was moeilijk om te laat komen en overuren bij te houden zonder een geautomatiseerd systeem.
• Er was geen duidelijke monitoring van de daadwerkelijk gewerkte uren, wat leidde tot te hoge of te lage betalingen.
• Handmatige gegevensinvoer veroorzaakte verschillen in de loonlijst, wat conflicten tussen personeel veroorzaakte en de werkdruk voor accountants verhoogde.

3. Naleving van Arbeidswetten

Het ziekenhuis moest ervoor zorgen:
✅ Dat de voorschriften voor dienstlengte werden gevolgd (bijv. het niet overschrijden van het maximale aantal wekelijkse werkuren).
✅ Dat overuren, nachtploegen en compensaties nauwkeurig werden geregistreerd en betaald.
✅ Dat verlof- en ziektedagen goed werden gedocumenteerd om planningsconflicten te voorkomen.

4. Overbelaste Boekhoudafdeling

Eerder waren er meerdere accountants nodig om de loonlijsten handmatig te verwerken en gegevens uit tijdregistraties in te voeren. Dit proces was langzaam, arbeidsintensief en foutgevoelig.

Hoe Shifton Deze Problemen Oploste

✅ Geautomatiseerde Planning voor Alle Personeelscategorieën

Shifton genereert automatisch roosters op basis van functie, behoeften van de afdeling en dienstvereisten. Nu:

• Krijgen dokters duidelijk geplande diensten, die gemakkelijk kunnen worden aangepast.
• Zien chirurgen en operatieteams hun roosters vooraf, wat een betere planning van operaties mogelijk maakt.
• Zijn verpleegkundigen en medische assistenten evenredig verdeeld om te zorgen voor de juiste personeelsbezetting.
• Volgt het laboratoriumpersoneel een geoptimaliseerde werkstroom zonder overbelasting.
• Heeft administratief personeel transparante en gestructureerde werktijden.

✅ Transparant Tijdregistratiesysteem

Nu worden alle aanwezigheid, klok-ins, klok-outs, te laat komen en overuren automatisch geregistreerd.

• Medewerkers loggen hun werkuren in het systeem.
• Managers hebben inzicht in de feitelijke werkuren in realtime en kunnen de beschikbaarheid van personeel monitoren.
• Loonfouten zijn geëlimineerd – het systeem berekent nauwkeurig de gewerkte uren.

✅ Volledige Naleving van de Arbeidswetgeving

Shifton zorgt ervoor dat:

• Medewerkers niet de wettelijke werkuren overschrijden.
• Alle overuren en nachtelijke diensten goed worden gedocumenteerd en volgens de arbeidswet worden betaald.
• Verlof- en ziektedagen soepel worden beheerd, waardoor planningsconflicten worden voorkomen.

✅ Verminderde Werkbelasting voor de Boekhoudafdeling

Eerder moesten accountants grote hoeveelheden gegevens handmatig verwerken, maar nu genereert Shifton automatisch tijdsregistratierapporten, waardoor de tijd die wordt besteed aan loonberekeningen aanzienlijk wordt verminderd.

💡 Resultaat: Na de implementatie van Shifton heeft het ziekenhuis het aantal benodigde accountants verminderd, omdat het systeem veel van hun werk heeft geautomatiseerd.

Resultaten na Implementatie van Shifton

📉 75% vermindering in tijd besteed aan planning
💰 Verminderde werklast voor boekhoudafdeling en minder accountants nodig
⏳ 10+ uur per week bespaard voor administrateurs
🚀 Geen planningsfouten – elke dienst is goed bezet, zelfs bij last-minute wijzigingen
✅ Transparant tijdregistratiesysteem – medewerkers klokken op tijd in/uit en overuren worden nauwkeurig geregistreerd

Conclusie

Shifton is een essentiële tool geworden voor het oncologieziekenhuis in Kropyvnytskyi. Nu:
✔ Werkt personeel volgens een duidelijk en gebalanceerd schema.
✔ Heeft het management volledig inzicht in de beschikbaarheid van het personeel.
✔ Wordt loon snel en nauwkeurig verwerkt.
✔ Is tijdregistratie transparant, waardoor fouten en geschillen worden geëlimineerd.

Shifton is niet alleen een planningshulpmiddel – het is een kritisch systeem voor efficiënt personeelsbeheer in het ziekenhuis. 🚑