Cómo Shifton Ayudó al Hospital de Oncología en Kropyvnytskyi a Optimizar la Programación, Mejorar el Seguimiento del Tiempo y Reducir Costos

Sobre el Hospital

El Centro Regional de Oncología de Kropyvnytskyi es una institución médica líder especializada en el diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de pacientes oncológicos. El hospital ofrece una amplia gama de servicios médicos, incluyendo cirugía, quimioterapia, radioterapia, rehabilitación y cuidados paliativos.

Estructura del Hospital

El centro oncológico consta de múltiples departamentos, incluyendo:

• Departamento de Radiología
• Departamento de Quimioterapia
• Departamento de Cirugía
• Departamento de Hematología
• Departamento de Oncología Pediátrica
• Unidad de Anestesiología y Cuidados Intensivos
• Centro de Diagnóstico (TC, RMN, pruebas de laboratorio)
• Departamento de Emergencias y Admisión
• Rehabilitación y Cuidados Paliativos

El hospital emplea varias categorías de personal, incluyendo:

• Médicos (oncólogos, cirujanos, anestesiólogos, radiólogos, hematólogos y otros especialistas)
• Enfermeros y asistentes médicos
• Técnicos de laboratorio y especialistas en diagnóstico
• Personal administrativo y contable
• Personal técnico y de apoyo

Desafíos Enfrentados por el Hospital

1. Programación Compleja para Diferentes Categorías de Personal

Cada departamento opera en un horario diferente:

• Los médicos trabajan en turnos 24/7, equilibrando citas planificadas y llamadas de emergencia.
• Los cirujanos siguen un horario de operaciones, requiriendo una coordinación precisa de todos los miembros del equipo.
• Enfermeros y asistentes médicos trabajan en turnos rotativos.
• El personal de laboratorio opera bajo un flujo de trabajo estricto, dependiendo de la carga de trabajo del laboratorio.
• El personal administrativo sigue horarios de oficina estándar pero también requiere un seguimiento preciso del tiempo.

Anteriormente, crear horarios manualmente tomaba una cantidad enorme de tiempo y a menudo conducía a errores, resultando en escasez de personal en situaciones críticas.

2. Problemas con el Seguimiento del Tiempo

• El seguimiento de retrasos y horas extras era difícil sin un sistema automatizado.
• No había un seguimiento claro de las horas de trabajo reales, lo que llevaba a pagos excesivos o insuficientes.
• La entrada manual de datos causaba discrepancias en la nómina, creando conflictos entre el personal y aumentando la carga de trabajo de los contadores.

3. Cumplimiento con las Leyes Laborales

El hospital tenía que asegurar:
✅ Se seguían las regulaciones de duración de turnos (por ejemplo, no exceder las horas máximas de trabajo semanales).
✅ Las horas extra, los turnos nocturnos y las compensaciones se registraban y pagaban con precisión.
✅ Los días de permiso y enfermedad se documentaban adecuadamente para evitar conflictos de programación.

4. Departamento de Contabilidad Sobrecargado

Anteriormente, se necesitaban múltiples contadores para procesar manualmente la nómina, ingresando datos de los registros de tiempo. Este proceso era lento, laborioso y propenso a errores.

Cómo Shifton Solucionó Estos Problemas

✅ Programación Automatizada para Todas las Categorías de Personal

Shifton genera automáticamente horarios basados en roles laborales, necesidades del departamento y requisitos de turnos. Ahora:

• Los médicos reciben turnos claramente planificados, que pueden ajustarse fácilmente.
• Los cirujanos y los equipos de quirófano ven sus horarios con anticipación, permitiendo una mejor planificación de cirugías.
• Los enfermeros y asistentes médicos se distribuyen equitativamente para garantizar niveles adecuados de personal.
• El personal de laboratorio sigue un flujo de trabajo optimizado sin sobrecarga.
• El personal administrativo tiene horarios de trabajo transparentes y estructurados.

✅ Sistema de Seguimiento del Tiempo Transparente

Ahora, toda la asistencia, los ingresos, las salidas, los retrasos y las horas extra se registran automáticamente.

• Los empleados registran sus horas de trabajo en el sistema.
• Los gerentes tienen visibilidad en tiempo real de las horas de trabajo reales y pueden monitorear la disponibilidad del personal.
• Se eliminan los errores en la nómina – el sistema calcula con precisión las horas trabajadas.

✅ Cumplimiento Completo con las Leyes Laborales

Shifton asegura que:

• Los empleados no excedan las horas de trabajo legales.
• Todas las horas extra y los turnos nocturnos se documentan y pagan adecuadamente de acuerdo con las leyes laborales.
• Los días de permiso y enfermedad se gestionan sin problemas, previniendo conflictos de programación.

✅ Reducción de Carga de Trabajo para el Departamento de Contabilidad

Anteriormente, los contadores tenían que procesar manualmente grandes cantidades de datos, pero ahora Shifton genera automáticamente informes de registro de tiempo, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a los cálculos de nómina.

💡 Resultado: Después de implementar Shifton, el hospital redujo el número de contadores necesarios, ya que el sistema automatizó gran parte de su trabajo.

Resultados Después de Implementar Shifton

📉 Reducción del 75% en el tiempo dedicado a la programación
💰 Reducción de la carga de trabajo contable y menos contadores necesarios
⏳ Más de 10 horas semanales ahorradas para los administradores
🚀 No hay errores de programación – cada turno está correctamente cubierto, incluso durante cambios de última hora
✅ Sistema de seguimiento del tiempo transparente – los empleados registran entrada/salida a tiempo, y las horas extra se registran con precisión

Conclusión

Shifton se ha convertido en una herramienta esencial para el hospital oncológico en Kropyvnytskyi. Ahora:
✔ El personal trabaja según un horario claro y equilibrado.
✔ La gestión tiene total visibilidad de la disponibilidad de la fuerza laboral.
✔ La nómina se procesa rápida y correctamente.
✔ El seguimiento del tiempo es transparente, eliminando errores y disputas.

Shifton no es solo una herramienta de programación – es un sistema crítico para la gestión eficiente de la fuerza laboral hospitalaria. 🚑