Shifton forbedrer effektiviteten ved onkologisk sykehus i Kropyvnytskyi

Om sykehuset

Kropyvnytskyi Regional Oncology Center er en ledende medisinsk institusjon som spesialiserer seg på diagnostisering, behandling og rehabilitering av kreftpasienter. Sykehuset tilbyr et bredt spekter av medisinske tjenester, inkludert kirurgi, kjemoterapi, strålebehandling, rehabilitering og palliativ omsorg.

Sykehusets struktur

Kreftsenteret består av flere avdelinger, inkludert:

• Røntgenavdeling
• Kjemoterapiavdeling
• Kirurgisk avdeling
• Hematologiavdeling
• Pediatrisk onkologiavdeling
• Anestesiologi og intensivavdeling
• Diagnostisk senter (CT, MRI, laboratorietester)
• Akutt- og mottaksavdeling
• Rehabilitering og palliativ omsorg

Sykehuset har ulike kategorier av ansatte, inkludert:

• Leger (onkologer, kirurger, anestesileger, radiologer, hematologer og andre spesialister)
• Sykepleiere og medisinske assistenter
• Laboratorieteknikere og diagnostiske spesialister
• Administrativt og regnskapsmessig personale
• Teknisk og støttepersonale

Utfordringer for sykehuset

1. Kompleks planlegging for ulike kategorier av ansatte

Hver avdeling opererer med en forskjellig tidsplan:

• Leger jobber døgnkontinuerlige skift, balanserende planlagte avtaler og nødanrop.
• Kirurger følger en operasjonsplan, som krever nøyaktig koordinering av alle teammedlemmer.
• Sykepleiere og medisinske assistenter har roterende skift.
• Laboratorieansatte opererer under en streng arbeidsflyt, avhengig av laboratoriets arbeidsbelastning.
• Administrativt personale følger standard kontortid, men trenger også nøyaktig tidssporing.

Tidligere tok det enormt mye tid å lage tidsplaner manuelt, og ofte førte det til feil, noe som resulterte i personalmangel i kritiske situasjoner.

2. Problemer med tidssporing

• Det var vanskelig å spore forsinkelser og overtid uten et automatisert system.
• Det var ingen klar overvåking av faktiske arbeidstimer, noe som førte til overbetaling eller underbetaling.
• Manuell inntasting av data forårsaket avvik i lønningslisten, noe som skapte konflikter blant de ansatte og økte arbeidsmengden for regnskapsførerne.

3. Samsvar med arbeidslover

Sykehuset måtte sikre:
✅ At bestemmelser om skiftlengde ble fulgt (f.eks. at maksimal ukentlig arbeidstid ikke ble overskredet).
✅ At overtid, nattskift og kompensasjoner ble nøyaktig registrert og betalt.
✅ At permisjoner og sykedager ble dokumentert riktig for å forhindre planleggingskonflikter.

4. Overbelastet regnskapsavdeling

Tidligere var det behov for flere regnskapsførere til å manuelt behandle lønninger, ved å taste inn data fra tidregistreringsdokumenter. Denne prosessen var treg, arbeidsintensiv og utsatt for feil.

Hvordan Shifton løste disse problemene

✅ Automatisk planlegging for alle personale

Shifton genererer automatisk tidsplaner basert på jobroller, avdelingsbehov og skiftkrav. Nå:

• Leger får klart planlagte skift, som lett kan justeres.
• Kirurger og operasjonsteam ser sine tidsplaner på forhånd, som gir bedre planlegging av operasjoner.
• Sykepleiere og medisinske assistenter er jevnt fordelt for å sikre riktig bemanningsnivå.
• Laboratorieansatte følger en optimalisert arbeidsflyt uten overbelastning.
• Administrativt personale har gjennomsiktige og strukturerte arbeidstider.

✅ Gjennomsiktig tidssporingssystem

Nå blir all tilstedeværelse, innlogginger, utlogginger, forsinkelser og overtid automatisk registrert.

• Ansatte logger sine arbeidstimer i systemet.
• Ledelsen har sanntidsinnsyn i faktiske arbeidstimer og kan overvåke personaltilgjengelighet.
• Lønningsfeil er eliminert – systemet beregner nøyaktig arbeidede timer.

✅ Full overholdelse av arbeidslover

Shifton sikrer at:

• Ansatte ikke overskrider lovlige arbeidstimer.
• All overtid og nattarbeid dokumenteres riktig og betales i henhold til arbeidslovene.
• Permisjoner og sykedager håndteres jevnt, noe som forhindrer planleggingskonflikter.

✅ Redusert arbeidsbelastning for regnskapsavdelingen

Tidligere måtte regnskapsførere manuelt behandle store mengder data, men nå genererer Shifton automatiske tidrapporter, noe som reduserer tiden brukt på lønnsberegninger betydelig.

💡 Resultat: Etter implementeringen av Shifton, har sykehuset redusert antallet nødvendige regnskapsførere, ettersom systemet automatiserte mye av arbeidet deres.

Resultater etter implementeringen av Shifton

📉 75% reduksjon i tid brukt på planlegging
💰 Redusert regnskapsbelastning og færre regnskapsførere nødvendig
⏳ Spar 10+ timer ukentlig for administratorer
🚀 Ingen planleggingsfeil – hver vakt er riktig bemannet, selv ved endringer i siste øyeblikk
✅ Gjennomsiktig tidssporingssystem – ansatte logger inn/ut til tiden, og overtid registreres nøyaktig

Konklusjon

Shifton har blitt et essensielt verktøy for kreftsykehuset i Kropyvnytskyi. Nå:
✔ Ansatte jobber etter en klar og balansert tidsplan.
✔ Ledelsen har full oversikt over personaltilgjengelighet.
✔ Lønn utarbeides raskt og nøyaktig.
✔ Tidssporing er gjennomsiktig, noe som eliminerer feil og tvister.

Shifton er ikke bare et planleggingsverktøy – det er et kritisk system for effektiv bemanningsstyring på sykehuset. 🚑