Как Shifton помог на онкологичната болница в Кропивницки да оптимизира графиците, да подобри проследяването на времето и да намали разходите

За болницата

Кропивницкия регионален онкологичен център е водещо медицинско съоръжение, специализирано в диагностика, лечение и рехабилитация на онкологични пациенти. Болницата предоставя широка гама от медицински услуги, включително хирургия, химиотерапия, лъчетерапия, рехабилитация и палиативни грижи.

Структура на болницата

Онкологичният център се състои от множество отдели, включително:

• Отделение по радиология
• Отделение по химиотерапия
• Хирургично отделение
• Отделение по хематология
• Отделение по детска онкология
• Отделение по анестезиология и интензивни грижи
• Диагностичен център (КТ, ЯМР, лабораторни изследвания)
• Спешно и приемно отделение
• Рехабилитация и палиативни грижи

Болницата наема различни категории персонал, включително:

• Лекари (онколози, хирурзи, анестезиолози, радиолози, хематолози и други специалисти)
• Медицински сестри и асистенти
• Лаборанти и диагностични специалисти
• Административен и счетоводен персонал
• Технически и помощен персонал

Предизвикателства пред болницата

1. Сложност в планирането на различни категории персонал

Всеки отдел работи на различен график:

• Лекарите работят на 24/7 смени, балансирайки планирани срещи и спешни повиквания.
• Хирурзите следват оперативен график, изискващ прецизна координация на всички членове на екипа.
• Медицинските сестри и асистентите работят на въртящи смени.
• Лабораторният персонал работи при строг поток на работа, в зависимост от натовареността на лабораторията.
• Административният персонал следва стандартни работни часове, но изисква точно следене на времето.

По-рано създаването на графици ръчно отнемаше огромно количество време и често водеше до грешки, предизвиквайки липси на персонал в критични ситуации.

2. Проблеми със следене на времето

• Проследяване на закъснения и извънреден труд е трудно без автоматизирана система.
• Нямаше ясно наблюдение на същинските работни часове, което водеше до преплащания или неплащания.
• Ръчният въвеждане на данни предизвикваше разлика в заплащането, създавайки конфликти сред персонала и допълнително натоварване на счетоводителите.

3. Спазване на трудовото законодателство

Болницата трябваше да осигури:
✅ Спазване на регулациите за дължината на смените (напр. да не превишават максималните седмични работни часове).
✅ Точно записване и заплащане за извънреден труд, нощни смени и компенсации.
✅ Правилна документация на отпуски и болнични дни, за да се предотврати сблъсък на графици.

4. Претоварен счетоводен отдел

Преди, множество счетоводители бяха необходими за ръчна обработка на заплати, въвеждайки данни от записи на времето. Този процес беше бавен, трудоемък и склонен към грешки.

Как Shifton реши тези проблеми

✅ Автоматизирано разписание за всички категории персонал

Shifton автоматично генерира графици въз основа на ролеви позиции, нуждите на отдела и изискванията за смени. Сега:

• Лекарите получават ясно планирани смени, които могат лесно да бъдат коригирани.
• Хирурзите и операционните екипи виждат графиците си предварително, позволявайки по-добра хирургична подготовка.
• Медицинските сестри и асистентите са равномерно разпределени, за да се осигури правилно ниво на персонала.
• Лабораторният персонал следва оптимизиран поток на работа без претоварване.
• Административният персонал има прозрачни и структуриран работни часове.

✅ Прозрачна система за следене на времето

Сега, всички присъствия, влизания, излизания, закъснения и извънреден труд се записват автоматично.

• Служителите записват работните си часове в системата.
• Мениджърите имат реалновременна видимост на същинските работни часове и могат да наблюдават наличността на персонала.
• Грешките в заплащането са изключени – системата точно изчислява отработените часове.

✅ Пълно спазване на трудовото законодателство

Shifton гарантира, че:

• Служителите не превишават легалните работни часове.
• Всички извънредни и нощни смени са правилно документирани и заплатени според трудовото законодателство.
• Отпуските и болничните са управлявани гладко, предотвратявайки сблъсък на графици.

✅ Намалено натоварване за счетоводния отдел

По-рано счетоводителите трябваше ръчно да обработват големи обеми данни, но сега Shifton автоматично генерира отчети за времето, значително намалявайки времето за изчисляване на заплатите.

💡 Резултат: След внедряването на Shifton, болницата намали броя на необходимите счетоводители, тъй като системата автоматизира голяма част от тяхната работа.

Резултати след внедряване на Shifton

📉 75% намаление на времето за планиране
💰 Намалено натоварване на счетоводния отдел и по-малко необходими счетоводители
⏳ Спестени над 10 часа седмично за администратори
🚀 Без грешки в графиците – всяка смяна е правилно комплектована, дори при последни промени
✅ Прозрачна система за следене на времето – служителите се влияят/извистват навреме, а извънредният труд се записва точно

Заключение

Shifton стана основен инструмент за онкологичната болница в Кропивницки. Сега:
✔ Персоналът работи по ясен и балансиран график.
✔ Ръководството има пълна видимост на наличността на работната сила.
✔ Заплатите се обработват бързо и точно.
✔ Следенето на времето е прозрачно, елиминирайки грешки и спорове.

Shifton не е просто инструмент за планиране – това е критична система за ефективно управление на работната сила в болницата. 🚑