איך שיפטון עזר לבית החולים אונקולוגיה בקרופיבניצקי לשפר את תזמון הסידורים, לשפר מעקב זמן ולהפחית עלויות

על בית החולים

מרכז האונקולוגיה האזורי בקירובוגרד הוא מוסד רפואי מוביל המתמחה באבחון, טיפול ושיקום חולי סרטן. בית החולים מספק מגוון רחב של שירותים רפואיים, כולל ניתוחים, כימותרפיה, רדיותרפיה, שיקום וטיפול פליאטיבי.

מבנה בית חולים

מרכז האונקולוגיה מורכב ממספר מחלקות, כולל:

• מחלקת רדיולוגיה
• מחלקת כימותרפיה
• מחלקה כירורגית
• מחלקת המטולוגיה
• מחלקת אונקולוגיה ילדים
• יחידת הרדמה וטיפול נמרץ
• מרכז אבחון (CT, MRI, בדיקות מעבדה)
• מחלקת חירום וקבלה
• שיקום וטיפול פליאטיבי

בית החולים מעסיק קטגוריות שונות של צוות, כולל:

• רופאים (אונקולוגים, כירורגים, מרדימים, רדיולוגים, המטולוגים ועוד מומחים)
• אחיות ועוזרי רפואה
• טכנאי מעבדה ומומחי אבחון
• צוות מינהלי וחשבונאי
• צוות טכני ותומך

אתגרים העומדים בפני בית החולים

1. תכנון מורכב עבור קטגוריות שונות של צוות

כל מחלקה פועלת בלוח זמנים שונה:

• רופאים עובדים במשמרות של 24/7, מאוזנים בין פגישות מתוכננות וקריאות חירום.
• מנתחים עוקבים אחר לוח זמנים ניתוחי, המצריך תיאום מדויק של כל חברי הצוות.
• אחיות ועוזרי רפואה עובדים במשמרות מסתובבות.
• צוות מעבדה פועל תחת תהליך קבוע, בהתאם לעומס העבודה במעבדה.
• צוות מינהל פועל בהתאם לשעות משרד סטנדרטיות אך גם דורש מעקב זמן מדויק.

יצירת לוחות זמנים ידנית בעבר לקחה זמן רב מאוד והובילה לעיתים קרובות לטעויות, וכתוצאה מכך לחסרים בצוות במצבים קריטיים.

2. בעיות במעקב זמן

• מעקב אחר איחורים ועבודת יתר היה קשה ללא מערכת אוטומטית.
• לא היה מעקב ברור אחר שעות העבודה בפועל, מה שהוביל לתשלומים יתר או חסרי.
• הזנת נתונים ידנית גרמה לאי דיוקים בשכר, שיצרו קונפליקטים בין הצוות והוסיפו עומס עבודה לחשבים.

3. עמידה בחוקי עבודה

בית החולים היה צריך להבטיח:
✅ שהתקנות אורך המשמרות נעקבות (לדוגמה, לא לעבור את מספר שעות העבודה השבועיות המרבי).
✅ שעבודות יתר, משמרות לילה ופיצויים מתועדים ומשולמים במדויק.
✅ שימי מחלה וחופשה תועדו נכונה כדי למנוע קונפליקטים בלוחות זמנים.

4. עומס יתר על מחלקת החשבונאות

בעבר, נדרשו מספר רואי חשבון לעבד משכורות ידנית, להכניס נתונים מרישומי זמן עבודה. תהליך זה היה איטי, עתיר עבודה ורגיש לטעויות.

כיצד Shifton פתרה את הבעיות הללו

✅ תכנון אוטומטי לכל קטגוריות הצוות

Shifton יוצרת אוטומטית לוחות זמנים על בסיס תפקידים, צרכי מחלקה ודרישות משמרות. כעת:

• רופאים מקבלים משמרות מתוכננות בבירור, שניתן להתאים בקלות.
• מנתחים וצוות חדרי ניתוח רואים את לוחות הזמנים שלהם מראש, מה שמאפשר תכנון ניתוח טוב יותר.
• אחיות ועוזרי רפואה מחולקים באופן שווה כדי להבטיח רמות צוות מתאימות.
• צוות המעבדה עוקב אחר תהליך אופטימלי ללא עומס יתר.
• צוות מנהלי פועל בשעות עבודה שקופות ומובנות.

✅ מערכת מעקב זמן שקופה

כעת, כל הנוכחות, כניסות, יציאות, איחורים ועבודות יתר מוקלטות אוטומטית.

• עובדים רושמים את שעות העבודה שלהם במערכת.
• מנהלים מקבלים גישה בזמן אמת לשעות העבודה בפועל ויכולים לעקוב אחרי זמינות הצוות.
• בעיה בשכר נעלמה – המערכת מחשבת במדויק את מספר השעות שעבדו.

✅ עמידה מלאה בחוקי העבודה

Shifton מבטיחה ש:

• עובדים לא חורגים ממספר השעות החוקיות.
• כל עבודות הלילה והעבודות הנוספות מתועדות ומשולמות לפי חוקי העבודה.
• ימי חופשה ומחלה מנוהלים בצורה חלקה, מה שמונע קונפליקטים בלוחות זמנים.

✅ צמצום בעומס עבודה על מחלקת החשבונאות

בעבר, החשבים נדרשו לעבד בצורה ידנית כמויות גדולות של נתונים, אך כעת Shifton יוצרת באופן אוטומטי דוחות שעות עבודה, מה שמפחית באופן משמעותי את הזמן הדרוש לחישובי שכר.

💡 תוצאה: אחרי הטמעת Shifton, בית החולים צמצם את מספר החשבים הנדרשים, כמערכת אוטומטית חלק ניכר מעבודתם.

תוצאות לאחר הטמעת Shifton

📉 ירידה של 75% בזמן המושקע בתכנון לוחות זמנים
💰 צמצום עומס העבודה בחשבונאות ופחות חשבים נדרשים
⏳ נחסכים יותר מ-10 שעות בשבוע למנהלים
🚀 אין טעויות בתכנון לוחות זמנים – כל משמרת מאוישת כראוי, אפילו בשינויים של הרגע האחרון
✅ מערכת מעקב זמן שקופה – העובדים נכנסים ויוצאים בזמן, ועבודות יתר מתועדות במדויק

סיכום

Shifton הפכה לכלי חיוני עבור בית החולים האונקולוגי בקירובוגרד. כעת:
✔ הצוות עובד לפי לוחות זמנים ברורים ומאוזנים.
✔ להנהלה יש שקיפות מלאה על זמינות כוח העבודה.
✔ שכר מעובד במהירות ובדיוק.
✔ מעקב הזמן שקוף, מה שמסיר טעויות וסכסוכים.

Shifton אינה רק כלי לתכנון לוחות זמנים – היא מערכת חיונית לניהול כוח עבודה יעיל בבתי חולים. 🚑