Shifton améliore l’efficacité de l’hôpital d’oncologie à Kropyvnytskyi

À propos de l'hôpital

Le Centre Oncologique Régional de Kropyvnytskyi est un établissement médical de premier plan spécialisé dans le diagnostic, le traitement et la réhabilitation des patients atteints de cancer. L'hôpital offre un large éventail de services médicaux, y compris la chirurgie, la chimiothérapie, la radiothérapie, la réhabilitation et les soins palliatifs.

Structure de l'hôpital

Le centre oncologique se compose de multiples départements, y compris :

• Département de Radiologie
• Département de Chimiothérapie
• Département de Chirurgie
• Département d'Hématologie
• Département d'Oncologie Pédiatrique
• Unité d'Anesthésie et de Soins Intensifs
• Centre de Diagnostic (CT, IRM, tests de laboratoire)
• Département des Urgences et d'Admission
• Réhabilitation et Soins Palliatifs

L'hôpital emploie différentes catégories de personnel, y compris :

• Médecins (oncologues, chirurgiens, anesthésistes, radiologistes, hématologues et autres spécialistes)
• Infirmières et assistants médicaux
• Techniciens de laboratoire et spécialistes en diagnostic
• Personnel administratif et comptable
• Personnel technique et de soutien

Défis auxquels l'hôpital fait face

1. Planification complexe pour différentes catégories de personnel

Chaque département fonctionne sur un planning différent :

• Les médecins travaillent en équipes 24/7, équilibrant les rendez-vous planifiés et les appels d'urgence.
• Les chirurgiens suivent un planning opératoire, nécessitant une coordination précise de tous les membres de l'équipe.
• Les infirmières et les assistants médicaux travaillent en équipes tournantes.
• Le personnel de laboratoire opère sous un flux de travail strict, selon la charge de travail du laboratoire.
• Le personnel administratif suit les heures de bureau standard mais nécessite également un suivi précis des heures.

Auparavant, créer les plannings manuellement prenait un temps énorme et entraînait souvent des erreurs, résultant en des pénuries de personnel dans des situations critiques.

2. Problèmes de suivi du temps

• Le suivi des retards et des heures supplémentaires était difficile sans système automatisé.
• Il n'y avait pas de suivi clair des heures de travail réelles, entraînant des paiements en trop ou en moins.
• La saisie manuelle des données causait des écarts dans la paie, créant des conflits parmi le personnel et augmentant la charge de travail des comptables.

3. Conformité aux lois du travail

L'hôpital devait s'assurer que :
✅ Les réglementations sur la durée des équipes étaient respectées (par exemple, ne pas dépasser les heures de travail hebdomadaires maximales).
✅ Les heures supplémentaires, les équipes de nuit et les compensations étaient correctement enregistrées et payées.
✅ Les congés et jours de maladie étaient correctement documentés pour éviter les conflits de planification.

4. Département de comptabilité surchargé

Auparavant, plusieurs comptables étaient nécessaires pour traiter manuellement les paies, en saisissant les données des relevés de temps. Ce processus était lent, laborieux et sujet à des erreurs.

Comment Shifton a résolu ces problèmes

✅ Planification automatisée pour toutes les catégories de personnel

Shifton génère automatiquement des plannings basés sur les rôles des emplois, les besoins des départements et les exigences des équipes. Désormais :

• Les médecins reçoivent des équipes clairement planifiées, qui peuvent être facilement ajustées.
• Les chirurgiens et les équipes de salle d'opération voient leurs plannings à l'avance, permettant une meilleure planification des chirurgies.
• Les infirmières et les assistants médicaux sont répartis équitablement pour assurer des niveaux de personnel adéquats.
• Le personnel de laboratoire suit un flux de travail optimisé sans surcharge.
• Le personnel administratif a des heures de travail transparentes et structurées.

✅ Système de suivi du temps transparent

Désormais, toutes les présences, les entrées, les sorties, les retards et les heures supplémentaires sont enregistrés automatiquement.

• Les employés enregistrent leurs heures de travail dans le système.
• Les responsables ont une visibilité en temps réel des heures de travail réelles et peuvent surveiller la disponibilité du personnel.
• Les erreurs de paie sont éliminées – le système calcule précisément les heures travaillées.

✅ Conformité totale avec les lois du travail

Shifton garantit que :

• Les employés ne dépassent pas les heures de travail légales.
• Toutes les heures supplémentaires et les équipes de nuit sont correctement documentées et payées selon les lois du travail.
• Les congés et les jours de maladie sont gérés sans heurts, empêchant les conflits de planification.

✅ Charge de travail réduite pour le département de comptabilité

Auparavant, les comptables devaient traiter manuellement des grandes quantités de données, mais maintenant Shifton génère automatiquement des rapports de temps, réduisant considérablement le temps passé sur les calculs de paie.

💡 Résultat : Après la mise en place de Shifton, l'hôpital a réduit le nombre de comptables nécessaires, car le système a automatisé une grande partie de leur travail.

Résultats après la mise en œuvre de Shifton

📉 Réduction de 75 % du temps consacré à la planification
💰 Charges de travail comptables réduites et moins de comptables nécessaires
⏳ Plus de 10 heures hebdomadaires économisées pour les administrateurs
🚀 Pas d'erreurs de planification – chaque équipe est correctement dotée en personnel, même lors de changements de dernière minute
✅ Système de suivi du temps transparent – les employés pointent à l'heure, et les heures supplémentaires sont enregistrées avec précision

Conclusion

Shifton est devenu un outil essentiel pour l'hôpital oncologique de Kropyvnytskyi. Maintenant :
✔ Le personnel travaille selon un planning clair et équilibré.
✔ La direction a une visibilité totale de la disponibilité du personnel.
✔ Les paies sont traitées rapidement et avec précision.
✔ Le suivi du temps est transparent, éliminant les erreurs et les conflits.

Shifton n'est pas juste un outil de planification – c'est un système crucial pour une gestion efficace du personnel de l'hôpital. 🚑