تحسين كفاءة مستشفى الأورام في كروبيفنيتسكي باستخدام Shifton

حول المستشفى

مركز كروبيفنيتسكي الإقليمي للأورام هو مؤسسة طبية رائدة متخصصة في تشخيص وعلاج وإعادة تأهيل مرضى الأورام. يوفر المستشفى مجموعة واسعة من الخدمات الطبية مثل الجراحة، العلاج الكيميائي، العلاج الإشعاعي، إعادة التأهيل، والرعاية التلطيفية.

هيكل المستشفى

يتكون مركز الأورام من عدة أقسام، تشمل:

• قسم الأشعة
• قسم العلاج الكيميائي
• قسم الجراحة
• قسم أمراض الدم
• قسم أورام الأطفال
• قسم التخدير والعناية المركزة
• مركز التشخيص (الفحص المقطعي، الرنين المغناطيسي، الفحوصات المخبرية)
• قسم الطوارئ والاستقبال
• إعادة التأهيل والرعاية التلطيفية

يعمل في المستشفى أنواع مختلفة من الموظفين، من بينهم:

• الأطباء (أخصائيو الأورام، الجراحون، أطباء التخدير، أطباء الأشعة، أطباء أمراض الدم، وغيرهم من المختصين)
• الممرضات والمساعدون الطبيون
• فنيي المختبر واختصاصي التشخيص
• موظفي الإدارة والمحاسبة
• فريق تقني ودعم

التحديات التي يواجهها المستشفى

1. جدولة معقدة لفئات الموظفين المختلفة

يعمل كل قسم وفق جدول زمني مختلف:

• يعمل الأطباء في مناوبات على مدار الساعة، متوازنين بين المواعيد المخطط لها والاستدعاءات الطارئة.
• يتبع الجراحون جدول عمليات يتطلب تنسيقاً دقيقاً لجميع أعضاء الفريق.
• تعمل الممرضات والمساعدون الطبيون في ورديات دورية.
• يعمل فريق المختبر تحت سير عمل صارم، يعتمد على عبء العمل في المختبر.
• تتبع موظفي الإدارة ساعات العمل المكتبية القياسية ولكنهم يحتاجون أيضاً إلى تتبع الوقت بدقة.

في السابق، كان إنشاء جداول العمل يدوياً يستغرق وقتاً كبيراً وغالباً ما يؤدي إلى أخطاء، مما ينتج عنه نقص في الموظفين في الحالات الحرجة.

2. مشاكل في تتبع الوقت

• كان من الصعب تتبع التأخير والعمل الإضافي بدون نظام تلقائي.
• لم يكن هناك رقابة واضحة على ساعات العمل الفعلية، مما أدى إلى زيادات أو نقص في المدفوعات.
• أدى الإدخال اليدوي للبيانات إلى تباينات في الرواتب، مما خلق نزاعات بين الموظفين وزاد من عبء العمل على المحاسبين.

3. الامتثال لقوانين العمل

اضطرت المستشفى لضمان:
✅ اتباع قوانين طول المناوبات (مثل عدم تجاوز الحد الأقصى لساعات العمل الأسبوعية).
✅ تسجيل ودفع العمل الإضافي والمناوبات الليلية بدقة.
✅ توثيق فترات الإجازة والأيام المرضية بشكل صحيح لتجنب تعارض الجداول.

4. قسم المحاسبة المثقل بالأعباء

في السابق، كان هناك حاجة لأكثر من محاسب واحد لمعالجة الرواتب يدوياً، عبر إدخال البيانات من سجلات الوقت. كان هذا الإجراء بطيئاً ومتعباً وعرضة للأخطاء.

كيف حلت شفتون هذه المشكلات

✅ جدولة تلقائية لجميع فئات الموظفين

تقوم شفتون بإنشاء الجداول تلقائياً بناءً على الأدوار الوظيفية، احتياجات الأقسام، ومتطلبات المناوبات. الآن:

• يحصل الأطباء على مناوبات مخططة بوضوح يمكن تعديلها بسهولة.
• الجراحون وفرق غرف العمليات يرون جداولهم مسبقاً مما يسمح بالتخطيط الأفضل للجراحة.
• الممرضات والمساعدون الطبيون يتم توزيعهم بالتساوي لضمان مستويات الموظفين الملائمة.
• يتبع موظفي المختبر سير عمل محسن دون زيادة الحمل.
• يمتلك موظفو الإدارة ساعات عمل شفافة ومنظمة.

✅ نظام تتبع الوقت الشفاف

الآن، يتم تسجيل جميع الحضور، والتسجيلات والانسحابات، والتأخير، والعمل الإضافي تلقائياً.

• يقوم الموظفون بتسجيل ساعات عملهم في النظام.
• يتمتع المديرون برؤية لحظية لساعات العمل الفعلية ويمكنهم مراقبة توافر الموظفين.
• يتم القضاء على أخطاء الرواتب – يحسب النظام الساعات التي تم العمل بها بدقة.

✅ الامتثال الكامل لقوانين العمل

تضمن شفتون أن:

• الموظفين لا يتجاوزون ساعات العمل القانونية.
• يتم توثيق ودفع جميع العمل الإضافي والمناوبات الليلية وفقا لقوانين العمل.
• يتم إدارة فترات الإجازة والأيام المرضية بسهولة، مما يحول دون تعارض الجداول.

✅ تقليل عبء العمل على قسم المحاسبة

في السابق، كان المحاسبون يقومون بمعالجة كميات كبيرة من البيانات يدوياً، ولكن الآن تقوم شفتون بتوليد تقارير الوقت تلقائياً، مما يقلل كثيرًا من الوقت المستغرق في حساب الرواتب.

💡 النتيجة: بعد تطبيق شفتون، تمكنت المستشفى من تقليل عدد المحاسبين اللازمين، حيث أن النظام أتم معظم عملهم.

النتائج بعد تطبيق شفتون

📉 خفض الوقت المستغرق في الجدولة بنسبة 75%
💰 خفض عبء العمل المحاسبي وعدد المحاسبين المطلوبين
⏳ تم توفير أكثر من 10 ساعات أسبوعياً للإداريين
🚀 لا أخطاء في الجدولة – كل مناوبة مجهزة بشكل صحيح حتى في التغييرات اللحظية
✅ نظام تتبع الوقت الشفاف – يسجل الموظفون الدخول/الخروج في الوقت المحدد، ويتم تسجيل العمل الإضافي بدقة

الخاتمة

أصبح شفتون أداة أساسية للمستشفى في كروبيفنيتسكي. الآن:
✔ يعمل الموظفون وفق جدول واضح ومتوازن.
✔ تتمتع الإدارة برؤية كاملة لتوافر القوة العاملة.
✔ يتم معالجة الرواتب بسرعة ودقة.
✔ يتسم تتبع الوقت بالشفافية، مما يلغي الأخطاء والنزاعات.

شفتون ليست مجرد أداة للجدولة – إنها نظام حاسم لإدارة القوى العاملة في المستشفيات بشكل فعال. 🚑