Система за управление на отпуските, която служителите действително използват.

Отпускът не трябва да се усеща като борба. Но в много екипи е така. Някой иска отпуск в съобщение в чат. Мениджърът отговаря след часове. HR актуализира електронна таблица. Пейролът разбира твърде късно. Разписание се разрушава и екипът остава напрегнат.

A система за управление на отпуски решава това, като предоставя на всички ясен път: заявка, одобрение, проследяване и планиране. Тя заменя безредните съобщения с прост работен поток за одобряване на отпуски, така че мениджърите да могат да защитават обхвата на работа, а служителите да планират живота си без догадки.

Ако искате прост старт за работни потоци извън отпуските, можете да разгледате основната платформа тук: вижте как работи Shifton

Какво трябва да прави една система за управление на отпуски

Добрата система не е само формуляр. Тя е процес, който намалява грешките и прави решенията предвидими.

Тя трябва да обработва заявки за отпуски по начин, който се усеща естествено за служителите, включително мобилна употреба. Трябва ясно да показва статуса, така че никой да не пита „одобри ли го“ пет пъти. Трябва да поддържа проследяването на отпуски с чиста история на това кой е поискал, кой е одобрил и какви дати са били замесени.

Тя също трябва да помага на мениджърите да планират, а не само да одобряват. Това означава ясен календар на отпуските, видимост към припокриващи се заявки и начин за избягване на празноти в персонала преди да се случат.

За HR, тя трябва да поддържа управление на правилата за отпуски с правила, които остават гъвкави. За пейрол, тя трябва да поддържа проследяване на платени отпуски и чисти тотали, които не изискват ръчни корекции в края на месеца.

Управлението на отпуски не трябва да е по-трудно от искане за ден почивка. Проследяването на болнични трябва да е бързо, защото болничните дни рядко идват с едноседмично предизвестие.

Защо електронните таблици и чатове се провалят

Електронните таблици се провалят, защото зависят от идеални хора. Един човек забравя да актуализира клетка. Друг редактира грешния ред. Мениджър одобрява нещо устно и никой не го записва. Скоро имате две версии на истината и нулево доверие.

Одобренията чрез чат изглеждат бързи, но създават объркване. Съобщенията изчезват под нови разговори. Нов мениджър не може да види какво е станало последното тримесечие. HR не може да отговори на основни въпроси без да копае през снимки на екрана.

Правилният процес за управление на отсъствия се нуждае от един източник на истина, който е лесен за използване, а не от съставена система от инструменти.

Истинската цена на обърканото следене на отпуски

Лошото управление на отпуските не е просто досадно. То е скъпо.

Когато мениджърите не виждат ясно отпуските, те допълнително добавят персонал само за да се чувстват в безопасност. Или намаляват персонала и изгарят екипа. Когато служителите не се доверяват на процеса, те спират да планират напред. Те вземат отпуски в последния момент и бизнесът работи в паника.

Това също създава несправедливост. Някои хора получават одобрения бързо, защото знаят на кого да изпратят съобщение. Други чакат по-дълго, защото следват правилата. С течение на времето това става личен въпрос, дори когато не е.

Добрата система за управление на отпуски прави процеса видим и постоянен, така че решенията да се усещат справедливи и лесни за обяснение.

Как да настроите управление на отпуски, което работи ежедневно

Не ви трябват сложни правила. Нужни са ви ясни правила, които всеки може да следва.

Определете видове отпуски, които съответстват на реалния живот

Започнете с малък списък, който хората наистина използват. Повечето екипи се нуждаят само от ваканции, болнични, лични отпуски и неплатени отпуски. Дръжте имената прости. Ако хората не могат да направят разлика между две подобни опции, ще изберат грешната.

Това помага на софтуера за HR да остане ясен и предотвратява отчитането да се превърне в гадаене.

Направете одобренията бързи и предвидими

Бавните одобрения разрушават доверието. Най-добрият подход обикновено е едно директно одобрение от мениджър за повечето заявки и втора стъпка само за специални случаи.

Определете какво означава "бързо" във вашия екип. Мениджърите отговарят в рамките на един работен ден. Ако мениджърът е на разстояние, заявката се пренасочва към резервен одобрител. Така предотвратявате зациклени заявки и намалявате промените в графика в последния момент.

Използвайте календар на отпуските, за да защитите покритието

Календарът на отпуските е мястото, където планирането става реалност.

Мениджърите трябва да могат да откриват припокривания бързо. Служителите трябва да могат да видят дали седмицата вече е препълнена, за да избегнат конфликти, преди да направят искане. Това намалява степента на откази и намалява конфликтите.

Когато календарът ви е надежден, хората спират да удвояват ангажиментите си, а вие спирате да удвоявате служителите.

Свържете отпуските със заплануването и присъствието

Отпуските трябва да променят наличността. Ако някой е одобрен за отпуск, той не трябва да се появява като наличен за смени през тези дати. Това е разликата между система, която съхранява искания, и система, която защитава операциите.

Ако управлявате екипи, работещи на смени, комбинирането на отпуски с планиране прави голяма разлика. Shifton поддържа този вид поток тук: инструменти за заявка и одобрение на отпуски

Когато се нуждаете от чисти общи данни за присъствие и заплати, свържете решенията за отпуски с проследяването на работните часове тук: проследявайте работните часове без ръчни ведомости

Управление на отпуските за екипи със смени и рискове от покритие

Някои екипи могат да издържат на объркано проследяване на отпуски по-дълго от други. Един офис екип може да усети проблемите, но екип на смени изпитва катастрофа.

В здравеопазването, липсата на един човек може да претовари цяла единица. В търговията на дребно, липсата по време на пикови часове вреди на приходите и клиентското изживяване. В областта на услугите, липсата на един техник може да забави критични задачи.

Ако вашата работа зависи от осигуряване на покритие, система за управление на отпуски не е само ХР хигиена. Това е оперативна безопасност.

Екипите от услуги са силен пример, защото те се нуждаят от надеждно покритие всеки ден. Тази страница показва какъв тип покритие е най-важен: как екипите осигуряват покритие

Най-добри практики, които правят процеса надежден за служителите

Системата работи само ако служителите вярват, че е справедлива. Доверието идва от яснота, а не от стриктност.

Показвайте балансите ясно. Ако хората не знаят колко изискуеми часове платен отпуск има на разположение, ще продължат да питат HR или ще спрат да заявяват правилно.

Правете правилата видими преди някой да подаде искане. Ако има забранени дати, правила за минимално известяване или лимити за припокриващи се отпуски, покажете ги по-рано. Не чакайте след подаването на искането.

Поддържайте решенията обясними. Когато мениджър отхвърли искане, причината трябва да е ясна и последователна, като лимити на покритие или припокриване.

Запазвайте историята. Когато по-късно възникнат въпроси, искате факти, а не мнения.

За екипи в САЩ, е полезно да се обръщат към надеждни напътствия относно основите на заплатите и работните часове: официални основи за заплати и работни часове

План за внедряване, който не дразни екипа

Повечето внедрявания се провалят, защото изглеждат като повече работа. Добро внедряване се чувства като по-малко работа от първия ден.

Първо, настройте типовете отпуски и правилата по начин, който съответства на начина, по който хората вече ги обсъждат. След това обучете мениджърите на един навик: одобрявайте бързо и проверявайте покритието. След това превключете заявките към системата и спрете да приемате одобрения в чат. Ако оставите два канала отворени, хората винаги ще изберат объркания.

Накрая, прегледайте какво се случва през първите две седмици. Ако служителите продължават да избират грешния тип отпуск, преименувайте го. Ако одобренията са бавни, задайте резервен одобряващ. Продължавайте да подобрявате процеса, докато не стане без усилие.

Ако искате най-бързия начин да изпробвате работния процес с вашия собствен екип, започнете тук: създайте вашето Shifton работно пространство

Често задавани въпроси

Какво е система за управление на отпуски?

Система за управление на отпуските е софтуер, който помага на служителите да подават заявки за отпуск и на мениджърите да ги одобряват, като същевременно поддържа точни записи, баланси и споделен календар на отпуските.

Как трябва да изглежда добър работен поток за одобрение на отпуск?

Той трябва да пренасочва заявките към правилния мениджър, да показва ясно статуса, да пази история на решенията и да предотвратява засядането на заявки, когато някой отсъства.

Как това помага в управлението на отсъствията?

Това предоставя едно надеждно източник на истина за това кой отсъства и кога, така че можете да планирате покритие навреме и да избегнете последни пропуски в екипа.

Може ли да се справи с проследяване на PTO и платен отпуск?

Да. Правилната система проследява балансите и общия брой отпуски, така че служителите да знаят какво е налично, а заплатите да могат да обработват отсъствия без ръчни корекции.

Как трябва да се справим с проследяване на болничните?

Направете го бързо и просто. Болничните често се случват без предупреждение, така че системата трябва да позволява бързи заявки и ясна документация без допълнителни стъпки.

Каква е най-голямата причина екипите да не приемат софтуер за управление на отпуските?

Те продължават да одобряват отпуск в чат, докато също така молят хората да използват системата. Изберете един канал, обучете мениджърите да отговарят бързо и навикът ще се закрепи.

Как да намалим конфликтите в управлението на отпуски?

Използвайте календар на отпуските, който показва припокривания и ограничения в екипа предварително. Когато служителите виждат конфликтите преди да подадат, заявките стават по-интелигентни, а одобренията по-бързи.