Отчитане на времето и графици за дизайн студиа и агенции

Дизайн студиото продава часове. Не файлове, не презентации, не корекции, а часове квалифицирано внимание, които или попадат в платен проект, или тихо изчезват във вътрешна работа, преправяне и срещи, които никой не е планирал. Отчитането на времето в креативна агенция има значение, защото това е единствената наличност, с която студиото разполага, и точно нея повечето студиа измерват най-зле.

Проблемът не е мързел. Креативната работа се съпротивлява на спретнатите таблици. Дизайнер минава през три проекта преди обяд, един питч поглъща четвъртък, запазен за клиент, а човекът, който в петък следобед трябва да възстанови седмицата, вече изостава със следващата.

Какво трябва да реши отчитането на времето в креативна агенция

Четири проблема и всички те са търговски, а не административни. Да знаете какво реално е погълнал един проект, за да не е следващата оферта предположение. Да знаете кой има капацитет, преди срокът да бъде обещан на клиент. Да улавяте часовете, докато се случват, вместо да ги възстановявате седмица по-късно. И да запазите цялото нещо достатъчно леко, че студио от осем души да го използва и след шест месеца.

Софтуер за отчитане на времето в рекламна агенция, който отговаря на тези четири въпроса, струва повече от тежък пакет, чиито отчети никой не отваря след втория месец.

Къде наистина изчезва студийното време

Попитайте който и да е собственик на студио къде е отишъл маржът по един проект и честният отговор обикновено е свиване на рамене. Преразходът е бил реален, но невидим: допълнителен кръг корекции, поет без разговор, два дни вътрешна работа, отчетени на никого, младши дизайнер, паркиран върху задача цяла седмица, защото никой не е видял, че е свободен.

Когато часовете се записват спрямо график, а не се въвеждат по памет, мъглата се вдига. Планираното време стои до отработеното в същата смяна и разликата между тях е число, а не усещане. Студиата, които въведат приложение за отчитане на времето в рекламна агенция, обикновено намират първия месец за неудобен, а втория за печеливш. Числата не е нужно да са идеални, за да променят решение, достатъчно е да съществуват, преди да излезе следващата оферта.

Часове за фактуриране и защо да отчитате в движение

Попълнените със задна дата таблици са предположения с десетични знаци. Хората закръглят нагоре, забравят дребните задачи и губят прекъсванията напълно, а сумата се приземява някъде между щедро и грешно. Отчитането спрямо жив график премахва по-голямата част от тази грешка, защото смяната вече съществува, а отчитането отнема едно докосване.

Функцията отчитане на времето на Shifton пази реалното начало и край на всяка смяна заедно с почивките, задачите и приложената ставка, а именно това превръща седмица студийна работа в защитим ред във фактурата. Софтуер за таблици с работно време в рекламна агенция, който стои встрани от графика, винаги произвежда две версии на истината и спор коя от тях да се фактурира. Най-добрият софтуер за отчитане на времето в креативно студио е този, който никога не иска от дизайнера да си спомни вторника.

Капацитет на дизайнерите: седмицата, планирана преди да започне

Капацитетът е другата половина от работата. На студиото не му свършва талантът, свършва му четвъртъкът. Седмичният и месечният изглед показват часовете, които всеки вече носи, а календарът за разполагаемост показва часовете, които може да поеме, така че отговорът дали ново задание се побира е видим, а не оптимистичен.

• Вижте поетите часове на всеки дизайнер, преди да приемете срок за доставка
• Забележете човека, който тихо е претоварен трета седмица подред
• Публикувайте свободно студийно време, което фрийлансъри или целият екип да заемат
• Задръжте дизайнерите на непълно работно време и по договор в договорените часове

Софтуер за графици в рекламна агенция, който показва само днешния ден, скрива модела. Точно в месечния изглед прекомерното поемане на работа става очевидно, докато още има време нещо да се премести, и това е единствената функция, която отличава най-доброто приложение за планиране на креативен екип от споделен календар с цветове.

Студио, отдалечена работа и свободна практика в един график

Повечето креативни екипи днес са смес: ядро в студиото, отдалечени специалисти и фрийлансъри, които идват за проект и си тръгват. Всеки човек носи позиция, ниво на достъп и собствена часова зона, така че отдалечен дизайнер чете смените в местно време, докато мениджърът пази един последователен изглед. Фрийлансърите виждат само своите смени и нищо друго.

Студиата, които имат и вътрешен екип по разработка или продукция, често планират и двете страни в един акаунт, което е описано на нашата страница за планиране на ИТ екипи. Софтуер за управление на персонала в рекламна агенция помага само когато всички, които докосват работата, са в един график. Софтуер за планиране на служители в рекламна агенция, който покрива щатните хора, но не и външните, оставя невидима скъпата половина от студиото, затова най-добрият софтуер за планиране в дигитална агенция държи и двете групи в един списък.

Таблици за време, които хората наистина ще попълват

Приемането решава всичко тук. Дизайнер няма да отвори настолен инструмент, за да запише петнадесет минути, а креативният директор няма да го следи. Отчитането от телефон срещу смяна, която вече е в календара, отнема секунди и това е единствената версия на софтуер за работно време и присъствие в рекламна агенция, която оцелява при контакт със заето студио.

Push известията носят промените в графика, заявките за отпуск идват през същото приложение, а одобренията стават с едно докосване. Съпротивлението, което убива софтуера за планиране на смени в рекламна агенция, почти винаги е в първите тридесет секунди от преживяването на дизайнера. Приложение за график в рекламна агенция трябва да е четимо на телефон в коридора, а приложение за работен график в рекламна агенция, което изисква обучение, вече е загубено. Софтуерът за управление на смени в рекламна агенция живее или умира с това първо взаимодействие, а не с екрана си с настройки.

Отчети, които казват колко е струвал един проект

В края на месеца въпросът е прост, а отговорът обикновено бавен. Отчетите за работни часове дават часове по човек и период, отчетите за бюджет и ставки превръщат тези часове в разход, а отпуските и остатъците обясняват празнотите. Всичко се филтрира по месец или позиция и се експортира в таблица, а точно това една система за планиране в рекламна агенция трябва да подаде на финансите без ръчно преправяне.

Shifton отчита часовете и разхода, а фактурирането остава там, където вече е. Интеграцията с QuickBooks и Zapier премества числата, без да се пренаписват, и това е практическият тест за най-добрия софтуер за отчитане на времето в дизайн агенция: дали спестява на финансите един ден, или им дава още един експорт за изравняване.

Как да изберете отчитане на времето за дизайн студио

Студиата се наричат различно, от брандинг агенция през дизайн студио до дигитален продукционен екип, а изискването почти не се променя. Това, което се продава като най-добър софтуер за планиране в брандинг агенция, и това, което се продава като най-добър софтуер за отчитане на времето в дизайн студио, се свежда до едни и същи две неща: график, който хората четат без да питат, и часове, които пристигат без гонене.

Тествайте всяка платформа върху реална седмица, включително питча, който изяде два дни, и фрийлансъра, който се включи в сряда. Измерете колко време отнема на дизайнер да отчете началото. Проверете дали промяна в графика стига до отдалечен член на екипа в същата минута. Попитайте какво става, когато някой забрави да отчете тръгване, защото точно това е грешката, която тихо разваля месец данни. Платформа за планиране в рекламна агенция, която не може да поеме фрийлансър, включил се в средата на седмицата, ще бъде заобиколена до петък.

Няма универсален най-добър софтуер за отчитане на времето в креативна агенция, няма и идеален инструмент за планиране в рекламна агенция, има само този, който студиото ви още използва в шестия месец, а най-добрият софтуер за планиране в дизайн студио за екип от шест души рядко пасва на екип от шестдесет. Под десет души Shifton е безплатен без ограничение във времето, което покрива малко студио, което се отказва от шаблон за график на рекламна агенция в електронна таблица. С растежа на екипа платените планове добавят планиране по няколко проекта, по-задълбочени отчети и модулите, които се очакват от софтуер за съставяне на графици в рекламна агенция в по-голям мащаб. Смисълът остава същият: часове, които можете да фактурирате, капацитет, който виждате, и студийна седмица, която се държи.