Планирането на капацитета, опростено за реални екипи

Планирането на капацитета е начинът да избегнете усещането „натоварени сме, но пак изоставаме“. Това е навикът да проверявате две неща преди началото на седмицата: колко работа предстои и колко работа вашият екип реалистично може да поеме.

Когато липсва планиране на капацитета, мениджърите обикновено разчитат на надежда. Надежда, че ще дойдат достатъчно хора. Надежда, че крайни срокове няма да се застъпят. Надежда, че извънредният труд няма да стане стандарт. Планът не премахва изненадите, но ги прави по-малки и по-лесни за овладяване.

Това ръководство обяснява планирането на капацитета по прост начин, с фокус върху реални екипи, а не върху теория.

Какво всъщност означава планирането на капацитета

Планирането на капацитета отговаря на един основен въпрос: имаме ли достатъчно използваемо време и умения, за да покрием очакваното търсене?

„Използваемият капацитет“ има значение. Броят служители не е капацитет. Десет души на хартия може да са седем в реалността, след като извадите обучения, срещи, отпуски, болнични, административна работа и факта, че някои роли не могат да заменят други.

Ако искате широко, не-продажбено обяснение за това как планирането на капацитета се използва в операциите, обзорът на планиране на капацитета е прилична отправна точка за общата концепция.

Трите нива на планиране на капацитета, от които повечето екипи се нуждаят

Дневен капацитет

Това е за днес и утре. Покрити ли сме за спешната работа и очаквания обем?

Седмичен капацитет

Тук трябва да е основната част от планирането. Седмичното планиране предотвратява паниката в петък, защото ви принуждава да откривате пропуските рано.

Сезонен капацитет

Натоварени периоди, празници, промоции, метеорологични пикове и предвидимо пиково търсене. Ако реагирате едва когато пиковете настъпят, ще платите за това с извънреден труд и спад в качеството.

Най-голямата грешка: да третирате броя служители като капацитет

Екипите изпадат в затруднение, когато приемат „имаме достатъчно хора“, без да проверят как са разпределени тези часове.

Два екипа със същия брой служители могат да имат много различен капацитет заради:

• микса от умения и ограниченията на ролите

• натоварването по въвеждане и обучение

• моделите на отпуските

• преработката и проблемите с качеството

• неравномерното покритие на смените

Затова планирането на капацитета бързо се превръща в тема за графици. Ако покритието е неравномерно през седмицата, капацитет има на хартия, но не и в реалните операции.

Защо планирането на капацитета е още по-важно при работа на смени

При работа на смени календарът е системата. Ако една смяна е с недостатъчно персонал, не можете просто „да наваксате по-късно“ без последствия.

Затова планирането на капацитета е особено полезно в среди с тежки операции като логистиката, където обемът и персоналът трябва да са в синхрон ежедневно, а един слаб ден може да създаде натрупване, което да се пренесе върху цялата седмица. Можете да видите как натискът върху персонала се проявява в реални работни процеси на страницата за страницата за индустрията логистика.

Практичен метод, който държи планирането на капацитета просто

1) Превърнете търсенето в часове, а не в задачи

Броенето на задачи е подвеждащо. Една задача може да отнеме пет минути или три часа. По-добрият подход е да оценявате търсенето в часове и да го групирате по роля.

2) Изчислете използваемия капацитет по роля

Започнете с планираните часове, след това извадете това, което вече знаете, че ще намали капацитета.

Тук е мястото, където екипите често постигат бързо подобрение, когато спрат да разчитат на предположения и започнат да гледат реалните работни часове.

 Мениджърите, които преглеждат реалните данни за време чрез проследяване на работното време на служителите могат бързо да видят къде изчезва капацитетът и кои роли или дни са постоянно претоварени.

3) Решете рано как да запълните разликата

Когато търсенето надвишава капацитета, реалните опции са само няколко:

• преместете работата за друг ден

• прехвърлете работата към друг екип

• намалете обхвата или променете приоритетите

• добавете временна помощ

• използвайте извънреден труд внимателно

• автоматизирайте бавните стъпки

Планирането на капацитета работи, когато вземете тези решения рано, преди разходите да скочат.

4) Проследявайте разликите, за да е по-лесно следващата седмица

Един план е полезен само ако подобрява следващия план.

Проследявайте какво реално ви е навредило:

• извънреден труд по роли

• непопълнени смени

• промени в последния момент

• повтарящи се тесни места

• преработка и забавяния

Ако една и съща разлика се появява всяка седмица, това вече не е изненада. Това е модел, който изисква политика или корекция в персонала.

Как качеството на графика променя резултата ви за капацитета

Много проблеми с капацитета не са „твърде много работа“, а „работата се пада в грешния ден“.

Например, ако одобренията и решенията за персонала са непоследователни, мениджърите разбират твърде късно, че седмицата вече е провалена. Тук по-широкото планиране на ресурсите става част от планирането на капацитета и затова елементи като планиране на човешките ресурси се вписват естествено в същия клъстер.

И когато планът е ясен, но процесът по изграждане на графика е хаотичен, планирането на капацитета пак се проваля. Ако искате практичен мост от планиране към изпълнение, този наръчник за планиране на смени се свързва добре, защото се фокусира върху превръщането на плана в график, който хората наистина следват.

Не пренебрегвайте умората: тя тихо намалява капацитета

Екипите често „решават“ пропуските в капацитета с извънреден труд, но умората намалява представянето и увеличава грешките, което води до преработка, която отнема още капацитет.

Солиден некомерсиален източник за това защо умората увеличава честотата на грешките и риска е насоката на UK Health and Safety Executive относно умората на работното място. Полезно е, когато решавате какъв извънреден труд и какви модели на смени са реалистично устойчиви.

Лесен начин да тествате планирането на капацитета си за една седмица

Изберете следващата седмица и направете бърза проверка:

• избройте очакваното търсене по роля в часове

• извадете известните отсъствия и неработното време

• сравнете го с планираното покритие

Ако несъответствието е очевидно, следващата ви стъпка е да направите плана видим достатъчно рано, за да можете да коригирате персонала преди седмицата да започне.

Ако искате да проведете малък пилот с реални роли и реален календар, за да видите как изглежда планирането на капацитета на практика, можете да създадете работно пространство чрез страницата за регистрация и да тествате процеса първо с един екип.

ЧЗВ

Какво е планиране на капацитета?

Планирането на капацитета е сравняване на очакваното натоварване с реалния капацитет на екипа, след което коригиране на персонала, графиците или приоритетите, за да не претоварвате екипа.

Каква е разликата между капацитет и численост на персонала?

Числеността на персонала е колко хора наемате. Капацитетът е колко използваемо работно време имате след отпуски, обучения, административни задачи и ограничения, свързани с ролите.

Как да оцените капацитета бързо?

Изчислете планираните часове по роля, извадете известните отсъствия и неработното време, след което сравнете това число с оценените работни часове, нужни за седмицата.

Защо планирането на капацитета се проваля при екипи на смени?

Защото покритието и ролите имат значение. Може да имате достатъчно хора общо и пак да се провалите, ако ключови роли не са подсигурени в правилните дни или ако се натрупва умора.

Извънредният труд стратегия за планиране на капацитета ли е?

Само в краткосрочен план. Ако извънредният труд стане стандартното решение, планирането на капацитета не работи и умората в крайна сметка ще намали резултата.

Колко често трябва да се актуализира планирането на капацитета?

Седмичното планиране е добра базова практика за повечето екипи, с ежедневни корекции, ако търсенето се променя бързо.