Vierkader model voor succesvol timemanagement

Het lijkt erop dat velen van ons in staat zijn om onze tijd en de tijd van onze medewerkers op een juiste en rationele manier te verdelen. Als dat zo is, waarom worden we dan zo vaak geconfronteerd met het gebrek aan deze prominente, waardevolle en helaas eindige bron? In eerste instantie lijkt het erop dat we alles goed doen: we schrijven plannen in onze notitieboeken, minimaliseren afleidingen en houden ons aan onze doelen. Misschien ligt de oorzaak van onze verliezen en tijdtekort in het niet volgen van effectieve tijdmanagementregels? Laten we proberen te ontdekken wat dit kan veroorzaken en leren hoe we onze tijd op een effectieve en rationele manier kunnen beheren.

Om dit te doen, moeten we praten over het vierkadermodel van tijdmanagement. Als we de principes willen begrijpen, moeten we eerst definiëren wat tijdmanagement eigenlijk betekent. Effectief tijdmanagement is een wetenschap, een hulpmiddel of een leer die gaat over het correct beheren, verdelen, organiseren, vastleggen en gebruiken van tijd.

Waarom hebben we het tijdmanagementproces nodig?

• Het is een tool die het mogelijk maakt om het grootste aantal geplande taken in de kortst mogelijke tijd uit te voeren;

• Het tijdmanagementproces helpt om onze werkprioriteiten goed te stellen;

• Het geeft de mogelijkheid om je te concentreren op de belangrijkere taken eerst en pas de minder belangrijke verantwoordelijkheden aan te pakken nadat je de taken met hoge prioriteit hebt afgehandeld;

• Door het volgen van de juiste tijdmanagementmodellen heb je tijd voor ontspanning, gezin en een levendig leven buiten het werk.

Natuurlijk moet je niet vergeten dat effectief tijdmanagement je zal leiden naar het beheersen van nieuwe belangrijke vaardigheden en methoden die worden gebruikt bij het behalen van specifieke doelen en het voltooien van belangrijke projecten. Tijdmanagementproces is een groot mechanisme dat een grote verscheidenheid aan acties, vaardigheden en capaciteiten bevat, net als elke andere discipline. Deze omvatten het correct plannen van doelen, het delegeren van verantwoordelijkheden, het maken van lijsten en plannen, het monitoren, analyseren van tijdbesteding, het evalueren van de waarde van verschillende acties, het stellen van prioriteiten, enz.

Wat is precies een vierkadermodel?

Klassiek tijdmanagement ontstond enige tijd geleden, toen er een eenduidige benadering van management was. De wereld is voortdurend in ontwikkeling en hetzelfde kan gezegd worden over de studie van effectieve tijdverdeling. Na de release in 2012 van het boek "Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership" door Lee Bolman en Terry Deal, werd het tijdmanagementproces gezien als een complex, gelaagd apparaat. Dat is wanneer het "vierkadermodel" voor het eerst verscheen. Het is een systeem van het beheersen van je tijd evenals het systeem, het proces, jezelf en andere mensen.

Het belangrijkste verschil tussen monostatisch en vierkaderbeheer is dat traditioneel tijdbeheer meer gericht was op het beheersen van tijd op basis van een enkele component — de prioriteit ervan. Meer specifiek betrof het het uitvoeren van je werktaken afhankelijk van het belang ervan. Het vierkadermodel is een gedetailleerder, nauwkeuriger en veelzijdiger hulpmiddel dat patronen en verschillende tijdmanagementmodellen onthult.

Simpel gezegd, om je werk en dat van je medewerker effectief en succesvol te maken, moet je stoppen met het beschouwen van tijdmanagementproces als een eenzijdig probleem. Bij het uitvoeren van je werk moet je op alle vier onderstaande factoren letten. Elk van hen zal je helpen je doelen te bereiken en te voldoen aan de deadlines.

• Je moet leren hoe je elke minuut van je tijd correct gebruikt en het volledig onder controle houdt;

• Een goede directeur van een bedrijf moet een systeem ontwikkelen voor het uitvoeren van bepaalde taken, of het nu zijn eigen taken betreft of het werk van zijn medewerkers;

• Je moet volledige controle hebben over hoe medewerkers aan bepaalde taken en projecten werken. We suggereren niet dat je constant elk aspect van het werkproces moet controleren. Om nog maar te zwijgen van het feit dat een directeur van een bedrijf sommige van de meest waardevolle of problematische werkgebieden moet inspecteren en superviseren;

• De laatste en zeker niet onbelangrijkste factor van het vierkader tijdmanagement: een goede baas moet zelfdiscipline hebben evenals het vermogen om zijn ondergeschikten te controleren, zelfbeheerst zijn, rationele en opeenvolgende beslissingen nemen.

Natuurlijk moet men niet vergeten het belang van zelfdiscipline, want het is belangrijk voor medewerkers in elke positie: van de hoogste tot de laagste niveaus. Als zowel jij als je medewerker ordelijk en beleefd zijn, zal het plannen van effectief tijdmanagement kinderspel zijn. Als je geen goed niveau van zelforganisatie hebt en niet goed bent in het correct stellen van je prioriteiten, zal je het moeilijk vinden om je eigen tijd te systematiseren en structureren.

Door dit model uit alle tijdmanagementmodellen te gebruiken, begin je je eigen tijd, de tijd van je medewerkers en het werkproces als geheel te beheersen. Het lijkt erop dat dit hulpmiddel speciaal is afgestemd op je eigen perceptie van tijd, je houding ten opzichte van leven en werk. Het zal rekening houden met de bijzonderheden van je systeem, evenals je werkproces overwegen en zal gericht zijn op de mensen die je omringen.