Τετραμερές μοντέλο επιτυχούς διαχείρισης χρόνου

Φαίνεται ότι πολλοί από εμάς είμαστε ικανοί να κατανέμουμε το χρόνο μας και το χρόνο των υπαλλήλων μας με σωστό και ορθολογικό τρόπο. Αν συμβαίνει αυτό, γιατί τόσο συχνά ερχόμαστε αντιμέτωποι με την έλλειψη αυτού του εξέχοντος, πολύτιμου και θλιβερά πεπερασμένου πόρου; Αρχικά, φαίνεται ότι κάνουμε τα πάντα σωστά: καταγράφουμε σχέδια στα σημειωματάριά μας, ελαχιστοποιούμε τους περισπασμούς και επιμένουμε να ακολουθούμε τους στόχους μας. Ίσως η ρίζα των απωλειών μας και της έλλειψης χρόνου έγκειται στην αποτυχία να ακολουθήσουμε αποτελεσματικούς κανόνες διαχείρισης χρόνου; Ας προσπαθήσουμε να ανακαλύψουμε τι μπορεί να προκαλεί αυτό και να μάθουμε πώς να διαχειριζόμαστε σωστά το χρόνο μας με αποτελεσματικό και ορθολογικό τρόπο.

Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να μιλήσουμε για το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων στην διαχείριση χρόνου. Αν θέλουμε να κατανοήσουμε τις αρχές του, πρέπει πρώτα να ορίσουμε τι πραγματικά σημαίνει η διαχείριση χρόνου. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι μια επιστήμη, ένα εργαλείο ή διδασκαλία για τη σωστή διαχείριση, κατανέμηση, οργάνωση, καταγραφή και χρήση του χρόνου.

Γιατί χρειαζόμαστε τη διαδικασία διαχείρισης χρόνου;

• Είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει την εκτέλεση του μεγαλύτερου αριθμού καθορισμένων εργασιών στον συντομότερο δυνατό χρόνο.

• Η διαδικασία διαχείρισης χρόνου βοηθά στο να διαμορφώσουμε τις εργασιακές μας προτεραιότητες σωστά.

• Δίνει τη δυνατότητα να επικεντρωθούμε πρώτα στις πιο ζωτικές εργασίες και να αντιμετωπίσουμε λιγότερο σημαντικές ευθύνες μόνο αφού ασχοληθούμε με εργασίες υψηλής προτεραιότητας.

• Ακολουθώντας σωστά μοντέλα διαχείρισης χρόνου, θα έχετε χρόνο για αναψυχή, οικογένεια και μια ζωντανή ζωή εκτός δουλειάς.

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάτε ότι η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου θα σας καθοδηγήσει στην εκμάθηση νέων σημαντικών δεξιοτήτων και μεθόδων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων και την ολοκλήρωση σημαντικών έργων. Η διαδικασία διαχείρισης χρόνου είναι ένας τεράστιος μηχανισμός που περιλαμβάνει μια μεγάλη ποικιλία ενεργειών, δεξιοτήτων και ικανοτήτων όπως οποιαδήποτε άλλη πειθαρχία. Αυτά περιλαμβάνουν σωστό σχεδιασμό στόχων, ανάθεση ευθυνών, σύνταξη λιστών και σχεδίων, παρακολούθηση, ανάλυση κόστους χρόνου, αξιολόγηση της αξίας διάφορων ενεργειών, καθορισμό προτεραιοτήτων κ.λπ.

Τι είναι ακριβώς το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων;

Η κλασική διαχείριση χρόνου εμφανίστηκε πριν από κάποιο καιρό, όταν υπήρχε μια μοναδική προσέγγιση στη διαχείριση. Ο κόσμος αναπτύσσεται συνεχώς και το ίδιο ισχύει για τη μελέτη της αποτελεσματικής κατανομής του χρόνου. Μετά την κυκλοφορία του βιβλίου "Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership" από τους Lee Bolman και Terry Deal το 2012, η διαδικασία διαχείρισης χρόνου θεωρήθηκε πλέον ως ένα πολύπλοκο, πολυεπίπεδο σύστημα. Τότε εμφανίστηκε για πρώτη φορά η έννοια του "μοντέλου των τεσσάρων πλαισίων". Είναι ένα σύστημα ελέγχου του χρόνου σας, καθώς και του συστήματος, της διαδικασίας, του εαυτού σας και των άλλων ανθρώπων.

Η κύρια διαφορά μεταξύ μονοστατικής διαχείρισης και της διαχείρισης με τέσσερα πλαίσια είναι ότι η παραδοσιακή διαχείριση χρόνου είναι περισσότερο προσανατολισμένη προς τον έλεγχο του χρόνου βάσει ενός μοναδικού στοιχείου — της προτεραιότητάς του. Πιο συγκεκριμένα, αφορούσε την εκτέλεση των εργασιακών σας καθηκόντων ανάλογα με το επίπεδο της σημασίας τους. Το μοντέλο των τεσσάρων πλαισίων είναι ένα πιο λεπτομερές, ακριβές και πολυδιάστατο εργαλείο που αποκαλύπτει πρότυπα και διαφορετικά μοντέλα διαχείρισης χρόνου.

Με απλούστερους όρους, για να κάνετε τη δική σας και την εργασία των υπαλλήλων σας αποτελεσματική και επιτυχημένη, πρέπει να ξεχάσετε να βλέπετε τη διαδικασία διαχείρισης χρόνου ως ένα μονομερές θέμα. Όταν κάνετε τη δουλειά σας, πρέπει να δώσετε προσοχή σε όλους τους τέσσερις παράγοντες που αναφέρονται παρακάτω. Καθένας από αυτούς θα σας βοηθήσει να επιτύχετε στόχους και να τηρήσετε τις προθεσμίες.

• Πρέπει να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε σωστά κάθε λεπτό του χρόνου σας και να τον ελέγχετε απόλυτα.

• Ένας καλός διευθυντής εταιρείας πρέπει να αναπτύξει ένα σύστημα εκτέλεσης ορισμένων εργασιών, είτε αυτό αφορά τα δικά του καθήκοντα είτε την εργασία που εκτελείται από τους υπαλλήλους του.

• Πρέπει να έχετε πλήρη έλεγχο για το πώς οι υπάλληλοι εργάζονται σε ορισμένες εργασίες και έργα. Δεν προτείνουμε να ελέγχετε συνεχώς κάθε πτυχή της εργασιακής διαδικασίας. Χώρια που ένας CEO πρέπει να επιθεωρεί και να επιβλέπει μερικές από τις πιο πολύτιμες ή προβληματικές περιοχές εργασίας.

• Ο τελικός και όχι καθόλου ασήμαντος παράγοντας διαχείρισης χρόνου με τέσσερα πλαίσια: ένας καλός αφεντικός πρέπει να διαθέτει αυτοπειθαρχία καθώς και την ικανότητα να ελέγχει τους υφισταμένους του, να είναι αυτοσυγκρατούμενος, να λαμβάνει ορθολογικές και διαδοχικές αποφάσεις.

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε την αυτοπειθαρχία καθώς είναι σημαντική για υπαλλήλους σε οποιαδήποτε θέση: από τα υψηλότερα στα χαμηλότερα επίπεδα. Όταν εσείς και οι υπάλληλοί σας είστε οργανωμένοι και ευγενικοί, ο προγραμματισμός της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου θα είναι παιχνιδάκι. Αν δεν έχετε το κατάλληλο επίπεδο αυτοοργάνωσης και δεν είστε καλοί στο να καθορίσετε τις προτεραιότητές σας, θα δυσκολευτείτε να συστηματοποιήσετε και να διαρθρώσετε το δικό σας χρόνο.

Χρησιμοποιώντας αυτό το μοντέλο μεταξύ όλων των μοντέλων διαχείρισης χρόνου, θα αρχίσετε να ελέγχετε το δικό σας χρόνο, το χρόνο των υπαλλήλων σας και τη διαδικασία της εργασίας στο σύνολό της. Φαίνεται λες και αυτό το εργαλείο κατασκευάστηκε ειδικά για τη δική σας αντίληψη για τον χρόνο, τη στάση σας προς τη ζωή και τη δουλειά. Θα λάβει υπόψη τις ιδιαιτερότητες του συστήματός σας, καθώς και τη διαδικασία εργασίας σας και θα είναι προσανατολισμένο προς τους ανθρώπους που σας περιβάλλουν.