Shifton, Kropyvnytskyi Onkoloji Hastanesinin Çizelgeyi Optimize Etmesine, Zaman Takibini İyileştirmesine ve Maliyetleri Düşürmesine Nasıl Yardımcı Oldu?

Hastane Hakkında

Kropyvnytskyi Bölgesel Onkoloji Merkezi, onkoloji hastalarının teşhisi, tedavisi ve rehabilitasyonunda uzmanlaşmış, öncü bir tıbbi kurumdur. Hastane, cerrahi, kemoterapi, radyoterapi, rehabilitasyon ve palyatif bakım dahil olmak üzere geniş bir yelpazede tıbbi hizmetler sunar.

Hastane Yapısı

Onkoloji merkezi, birden fazla bölümden oluşur, bunlar arasında:

• Radyoloji Bölümü
• Kemoterapi Bölümü
• Cerrahi Bölümü
• Hematoloji Bölümü
• Çocuk Onkolojisi Bölümü
• Anesteziyoloji ve Yoğun Bakım Ünitesi
• Tanı Merkezi (BT, MR, laboratuvar testleri)
• Acil ve Başvuru Bölümü
• Rehabilitasyon ve Palyatif Bakım

Hastane, çeşitli personel kategorileri istihdam eder, bunlar arasında:

• Doktorlar (onkologlar, cerrahlar, anestezi uzmanları, radyologlar, hematologlar ve diğer uzmanlar)
• Hemşireler ve tıbbi asistanlar
• Laboratuvar teknisyenleri ve tanı uzmanları
• İdari ve muhasebe personeli
• Teknik ve destek personeli

Hastanenin Karşılaştığı Zorluklar

1. Farklı Personel Kategorileri İçin Karmaşık Planlama

Her bölüm, farklı bir programa göre çalışır:

• Doktorlar, planlı randevular ve acil çağrılar arasında 24/7 vardiyasında çalışır.
• Cerrahlar, tüm ekip üyelerinin hassas koordinasyonunu gerektiren bir ameliyat programı takip ederler.
• Hemşireler ve tıbbi asistanlar dönen vardiyalarda çalışır.
• Laboratuvar personeli, laboratuvar iş yüküne bağlı olarak katı bir iş akışı izler.
• İdari personel, standart mesai saatlerini takip eder ama aynı zamanda doğru zaman takibine de ihtiyaç duyar.

Daha önce, programların manuel olarak oluşturulması çok zaman alıyor ve sık sık hatalara yol açıyor, bu da kritik durumlarda personel eksikliğine neden oluyordu.

2. Zaman Takibi ile İlgili Sorunlar

• Gecikme ve fazla mesaiyi izlemek otomatik bir sistem olmadan zordu.
• Aktüel çalışma saatlerinin net bir şekilde izlenmesi yoktu, bu da fazla ya da eksik ödemelere yol açıyordu.
• Manuel veri girişi maaş tutarsızlıklarına neden oldu, bu da personel arasında çatışmalara ve muhasebecilere ek iş yükü getirdi.

3. İş Kanunlarına Uyum

Hastane şu konularda emin olmak zorundaydı:
✅ Vardiya uzunluğu düzenlemelerine uyuluyordu (örneğin, maksimum haftalık çalışma saatini aşmamak).
✅ Fazla mesai, gece vardiyaları ve tazminatlar doğru bir şekilde kaydediliyor ve ödeniyordu.
✅ İzin ve hastalık günleri doğru bir şekilde belgeleniyordu ve program çakışmaları önleniyordu.

4. Aşırı Yük Altında Kalan Muhasebe Departmanı

Daha önce, birden fazla muhasebeci, zaman kayıtlarından veri girerek maaşları manuel olarak işlemek için gerekiyordu. Bu süreç yavaş, emek yoğun ve hatalara yatkındı.

Shifton Bu Sorunları Nasıl Çözdü

✅ Tüm Personel Kategorileri İçin Otomatik Planlama

Shifton, iş rolleri, bölüm ihtiyaçları ve vardiya gereksinimlerine göre otomatik olarak programlar oluşturur. Artık:

• Doktorlar, net olarak planlanmış vardiyalar alır ve bunlar kolayca ayarlanabilir.
• Cerrahlar ve ameliyathane ekipleri, programlarını önceden görürler, bu da daha iyi ameliyat planlaması sağlar.
• Hemşireler ve tıbbi asistanlar, uygun personel seviyelerini sağlamak için eşit şekilde dağıtılır.
• Laboratuvar personeli, aşırı yükleme olmadan optimize edilmiş bir iş akışını izler.
• İdari personelin şeffaf ve yapılandırılmış çalışma saatleri vardır.

✅ Şeffaf Zaman Takibi Sistem

Artık, Tüm katılım, giriş-çıkış, gecikmeler ve fazla mesai otomatik olarak kaydedilir.

• Çalışanlar, çalışma saatlerini sisteme kaydeder.
• Yöneticiler, gerçek çalışma saatlerini anlık olarak görebilir ve personel erişilebilirliğini izleyebilir.
• Maaş hataları ortadan kalkar – sistem çalışılan saatleri doğru bir şekilde hesaplar.

✅ İş Kanunlarına Tam Uyum

Shifton şunları etkinleştirir:

• Çalışanlar yasal çalışma saatlerini aşmaz.
• Tüm fazla mesai ve gece vardiyaları iş kanunlarına uygun olarak doğru bir şekilde belgelenir ve ödenir.
• İzin ve hastalık günleri sorunsuz bir şekilde yönetilir, program çakışmaları önlenir.

✅ Muhasebe Departmanı İçin Azalan İş Yükü

Daha önce, muhasebeciler büyük miktarda veriyi manuel olarak işlemesi gerekiyordu, ancak şimdi Shifton, zaman kayıt raporlarını otomatik olarak oluşturur, maaş hesaplamaları üzerinde harcanan süreyi önemli ölçüde azaltır.

💡 Sonuç: Shifton'un uygulanmasından sonra, hastane gerekli muhasebeci sayısını azalttı, çünkü sistem onların işinin çoğunu otomatikleştirdi.

Shifton'un Uygulanmasından Sonraki Sonuçlar

📉 Planlama üzerinde harcanan zamanda %75 azalma
💰 Muhasebe iş yükü azaldı ve daha az muhasebeciye ihtiyaç duyuldu
⏳ Yöneticiler için haftalık 10+ saat tasarruf
🚀 Planlama hatası yok – her vardiya doğru bir şekilde personelce donatılır, hatta son dakika değişikliklerinde bile
✅ Şeffaf zaman takip sistemi – çalışanlar zamanında giriş çıkış yapar ve fazla mesai doğru bir şekilde kaydedilir

Sonuç

Shifton, Kropyvnytskyi'deki onkoloji hastanesi için temel bir araç haline geldi. Artık:
✔ Personel, açık ve dengeli bir programa göre çalışır.
✔ Yönetim, iş gücü kullanılabilirliğini tamamen görebilir.
✔ Maaşlar hızlı ve doğru bir şekilde işlenir.
✔ Zaman takibi şeffaftır, hatalar ve anlaşmazlıklar ortadan kalkar.

Shifton sadece bir planlama aracı değil – etkili hastane iş gücü yönetimi için kritik bir sistemdir. 🚑