Zarządzanie zespołem zdalnym: grafik i godziny
Wspólny grafik w wielu strefach czasowych, godziny zapisywane z dowolnego urządzenia i obraz obciążenia, który nie wymaga patrzenia na cudze ekrany.
Jeden grafik, który czyta się poprawnie w każdej strefie czasowej
Rozproszony zespół nie dzieli wspólnego dnia pracy. To samo spotkanie jest o dziewiątej rano dla jednej osoby i o jedenastej w nocy dla drugiej, a grafik pokazujący tylko jeden zegar ukrywa ten koszt, dopóki ktoś po cichu nie przestanie przychodzić.
Zapisuj godziny, nie zaglądając w ekrany
Oprogramowanie do nadzoru mierzy naciśnięcia klawiszy i produkuje niechęć. Zapis czasu mierzy start, koniec i przerwy, a produkuje wypłatę. Zespołowi zdalnemu potrzebne jest to drugie i działa z dowolnego urządzenia, bez filmowania kogokolwiek.
Rozdzielaj pracę tak, żeby nic nie trafiło dwa razy
Odległość zabiera rozmowę na korytarzu, która wcześniej powstrzymywała dwie osoby przed robieniem tej samej rzeczy. Zadania przypięte do zmiany, ze statusem czytelnym dla każdego, wracają z tą informacją tam, gdzie zespół ją widzi.
Zobacz obciążenie, zanim ktoś się wypali
Zdalne przeciążenie jest niewidoczne. Nikt nie patrzy, jak kolega siedzi do ósmej, więc pierwszym sygnałem bywa wypowiedzenie. Tygodniowe godziny na osobę, plan zestawiony z wykonaniem, pokazują wzorzec, póki jest to jeszcze problem grafiku.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Co naprawdę mieści się w zarządzaniu zespołem zdalnym
Pod tą nazwą sprzedaje się dwa zupełnie różne produkty i pomylenie ich kosztuje. Jedna rodzina patrzy na ludzi: zrzuty ekranu, liczba naciśnięć klawiszy, wskaźniki aktywności, licznik bezczynności. Druga rodzina koordynuje ludzi: kto pracuje kiedy, nad czym pracuje i ile godzin naprawdę miał ten tydzień.
Pierwsza rodzina sprzedaje kierownikom, którzy stracili zaufanie. Druga tym, którzy potrzebują grafiku i liczby do wypłaty. Shifton jest tym drugim rodzajem i warto to rozdzielić na początku, bo w zestawieniach jedno i drugie trafia na tę samą półkę.
Strefy czasowe to pierwszy prawdziwy problem
Zespół siedzący w jednym budynku dzieli dzień pracy bez zastanowienia. Rozproszony go nie dzieli, a różnica wychodzi w drobnych, żrących sytuacjach. Spotkanie wygodne dla czterech osób i brutalne dla piątej. Przekazanie pracy zakładające nakładanie się godzin, którego nie ma. Termin ustalony w strefie, której nikt nie nazwał.
Trzymanie zmian na jednej osi czasu i pokazywanie ich w lokalnych godzinach każdej osoby usuwa całą klasę nieporozumień. Kierownik planuje raz. Wszyscy czytają ten sam tydzień poprawnie. Nikt nie przelicza stref przed rozmową.
Dyspozycyjność przed planem, nie po nim
Poproszenie ludzi, żeby zaznaczyli godziny, w których mogą pracować, zanim powstanie tydzień, oszczędza rundę poprawek następującą inaczej po publikacji. Wychodzą przy tym ciche ograniczenia: odbieranie dzieci ze szkoły, druga praca, te cztery godziny nakładania się, które ktoś realnie ma z resztą zespołu.
Godziny bez nadzoru
Monitoring jest domyślną odpowiedzią na zdalne godziny i zwykle odpowiedzią błędną. Mierzy aktywność zamiast efektu, niszczy zaufanie w tygodnie, a nie w miesiące, i w kilku jurysdykcjach tworzy ryzyko prawne, którego nikt nie policzył. Tymczasem faktyczna potrzeba jest wąska: możliwy do obrony zapis, kiedy ktoś zaczął, kiedy skończył i co wziął jako przerwę.
Taki zapis działa z przeglądarki albo z telefonu, nie wymaga sprzętu w biurze i daje kadrom wszystko, czego potrzebują. Tam, gdzie firma naprawdę potrzebuje wejścia przypiętego do miejsca, na przykład przy wizytach u klientów, kontrola miejsca pracy istnieje jako osobny płatny moduł i pozostaje wyłączona, dopóki ktoś jej nie wybierze.
Nikt nie musi liczyć w głowie przed spotkaniem.
Koordynacja zamiast korytarza
Większość tego, co wie zespół siedzący razem, nigdy nie została zapisana. Kto bierze zgłoszenie klienta. Czy raport poszedł. Która z dwóch osób patrzących na ten sam problem naprawdę go rozwiązuje. Odległość zabiera ten kanał, a typowe zamienniki, dłuższe spotkania i więcej wiadomości, zastępują go źle.
Przypięcie zadań do zmian umieszcza informację tam, gdzie już jest grafik. Dzień to więcej niż blok godzin: niesie także to, po co te godziny są, ze statusem czytelnym dla każdego i notatkami tam, gdzie wcześniej padało zdanie na głos. To mniejsza interwencja niż wdrożenie systemu do projektów i naprawia dokładnie to, co zepsuła odległość.
Hybryda jest dziś normą
Bardzo mało zespołów pracuje w pełni zdalnie. Większość to mieszanka: część w biurze, część w domu, część w innym kraju, a proporcje zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Jeden grafik obejmujący wszystkie trzy grupy, z lokalizacjami przypiętymi tam, gdzie mają znaczenie, prowadzi się łatwiej niż osobne systemy dla osobnych grup.
Zaufanie jest tańsze niż nadzór i wytrzymuje dłużej.
Wypalenie widać w grafiku
Zdalne przeciążenie nie zgłasza się samo. Nikt nie widzi kolegi przy biurku o ósmej wieczorem, więc wzorzec trwa miesiącami i przychodzi jako wypowiedzenie. Dane, żeby złapać go wcześniej, są już w zapisie czasu.
Godziny na osobę, plan zestawiony z wykonaniem, czytane co tydzień. Ktoś, kogo wykonanie stale przekracza plan, nie jest bardziej zaangażowany, tylko źle rozpisany, a to da się naprawić, póki jest to problem grafiku, a nie problem odejść z firmy.
Raport, który odpowiada na pytanie zarządu
Rozproszone zespoły budzą szczególny rodzaj sceptycyzmu u ludzi, którzy w nich nie pracują. Czy tam ktoś w ogóle pracuje. Prosta odpowiedź brzmi zwykle tak, a użyteczna odpowiedź to raport zamiast sprzeczki: godziny na osobę i na projekt, plan przy wykonaniu, za ostatni miesiąc.
Ten raport robi coś cenniejszego niż uspokojenie. Pokazuje, które projekty zjadły czas, a na to pytanie nikt nie umiał odpowiedzieć również wtedy, kiedy zespół siedział w jednym pokoju. Wspólne biuro chowało problem za widoczną obecnością, odległość po prostu zdjęła przebranie.
Etatowi i współpracownicy w jednym widoku
Większość rozproszonych zespołów jest mieszana. Etatowi na liście płac, współpracownicy na fakturach i zwykle kilka osób w trzecim układzie, o którym finanse mają swoje zdanie. Trzymanie ich jako osobnych działów w tym samym grafiku zachowuje obraz operacyjny, a eksport do wypłat obejmuje tylko tych, których firma faktycznie wypłaca.
Co sprawdzić, porównując narzędzia
Kategoria dzieli się na jednym pytaniu: czy produkt mierzy aktywność, czy zapisuje czas. Produkty robiące zrzuty ekranu, liczące klawisze albo punktujące minuty bezczynności odpowiadają na problem zaufania. Produkty zapisujące start, koniec i przerwy odpowiadają na problem wypłat i planowania. Kupienie pierwszego, kiedy potrzebne było drugie, kosztuje morale ponad cenę licencji.
Dalej sprawdza się rzeczy praktyczne. Czy grafik wyświetla się w lokalnych godzinach każdej osoby, a nie w jednej strefie biura. Czy da się odbić wejście z przeglądarki, bez instalowania czegokolwiek. Czy plan i wykonanie są trzymane jako dwie liczby. Czy urlop leży w tym samym kalendarzu co zmiany, czy w osobnym systemie, który zatwierdza, nie widząc zastępstwa.
Start bez wdrożenia
Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, co w całości pokrywa większość małych zespołów rozproszonych. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raportowanie są w środku. Płatne moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni, więc zespół może przetestować wypłaty albo urlopy przed decyzją.
Najczęściej zadawane pytania
Jak układa się grafik, kiedy zespół siedzi w kilku strefach czasowych?
Zmiany leżą na jednej osi czasu i każdemu wyświetlają się w jego własnych godzinach, więc kierownik planuje raz, a wszyscy czytają ten sam tydzień poprawnie. Dyspozycyjność i urlop są w tym samym kalendarzu, dzięki czemu przekazania pozostają uczciwe.
Czy żeby liczyć zdalne godziny, trzeba podglądać ekrany?
Nie. Rejestracja czasu zapisuje start, koniec i przerwy z przeglądarki albo z aplikacji mobilnej. Nie ma zrzutów ekranu ani rejestrowania klawiszy. Kontrola miejsca pracy, która przypina wejście do adresu, jest osobnym płatnym modułem i pozostaje wyłączona, dopóki jej nie włączysz.
Czy pracownicy zdalni i biurowi mogą być w jednym grafiku?
Tak. Zespoły hybrydowe to typowy przypadek: w tym samym tygodniu mieszczą się ludzie w biurze, ludzie w domu i ludzie w innym kraju, a lokalizacja jest przypięta do zmiany tam, gdzie ma znaczenie.
Jak nie dopuścić do tego, żeby dwie osoby robiły to samo zadanie?
Zadania wiszą przy zmianie ze statusem, który czyta cały zespół, więc przydział i postęp widać bez spotkania statusowego. O zmianie przydziału dowiaduje się osoba, której to dotyczy.
Czy zobaczę, że ktoś regularnie przerabia godziny?
Raporty tygodniowe pokazują godziny na osobę, plan przy wykonaniu, i oznaczają nadgodziny w dniu, w którym powstały. Wzorzec kogoś, kto kończy późno każdego wieczoru, pojawia się w raporcie, a nie w rozmowie pożegnalnej.
Ile osób z rozproszonego zespołu zmieści się w bezpłatnym planie?
Bezpłatny plan Shifton obejmuje do 10 osób bez limitu czasu i zawiera grafik, podstawową rejestrację czasu, aplikację mobilną oraz raporty. Płatne moduły dokłada się od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni.
Daj zespołowi jeden tydzień, który wszyscy przeczytają tak samo
Bezpłatnie do 10 osób, ze strefami czasowymi po stronie systemu, godzinami zapisywanymi z dowolnego urządzenia i bez podglądania ekranów.