Управление на разпределен екип: график и часове

Какво всъщност включва управлението на дистанционен екип

Под това име се продават два много различни продукта и объркването им струва скъпо. Едното семейство гледа хората: снимки на екрана, брой натискания на клавиши, оценки за активност, броячи на бездействие. Другото семейство координира хората: кой работи кога, по какво работи и колко часа наистина е съдържала седмицата.

Първото семейство продава на ръководители, които са загубили доверие. Второто на онези, на които трябват график и число за заплатите. Shifton е вторият вид и това разграничение си струва да се направи още в началото, защото в прегледите двете попадат на един и същ рафт.

Часовите зони са първият истински проблем

Екип в една сграда споделя работния ден, без да мисли за това. Разпределеният екип не го споделя и разликата излиза в дребни, разяждащи ситуации. Среща, удобна за четирима и жестока за петия. Предаване на работа, което разчита на застъпване, каквото няма. Срок, определен в зона, която никой не е назовал.

Смените, държани на една времева ос и показани в местните часове на всеки човек, махат цял клас недоразумения. Ръководителят планира веднъж. Всички четат същата седмица правилно. Никой не преизчислява зони преди разговор.

Наличността преди плана, а не след него

Когато хората отбележат часовете, в които могат да работят, преди седмицата да бъде съставена, се спестява кръгът поправки, който иначе идва след публикуването. Излизат и тихите ограничения: вземането на децата от училище, втората работа, онези четири часа застъпване, които някой наистина има с останалите.

Часове без надзор

Наблюдението е подразбиращият се отговор на дистанционните часове и обикновено е грешният отговор. Мери активност вместо резултат, разяжда доверието за седмици, а не за месеци, и в редица юрисдикции създава правен риск, който никой не е сметнал. А истинското изискване е тясно: защитим запис кога човекът е започнал, кога е приключил и какво е взел за почивка.

Такъв запис работи от браузър или от телефон, не иска техника в офиса и дава на заплатите всичко необходимо. Там, където компанията наистина има нужда отчитането да е вързано за място, например при хора, които посещават клиенти, контролът на работното място съществува като отделен платен модул и стои изключен, докато някой не го избере.

Никой не смята наум преди среща.

Координацията замества коридора

Повечето от това, което знае екип в една стая, никога не е било записано. Кой поема случая на клиента. Дали отчетът е излязъл. Кой от двамата, гледащи един и същ проблем, всъщност го решава. Разстоянието отнема този канал, а обичайните заместители, по-дълги срещи и повече съобщения, го подменят зле.

Закачането на задачи за смените слага информацията там, където графикът вече е. Денят е повече от блок часове: носи и това за какво са тези часове, със статус, четим за всеки, и бележки там, където преди се говореше. Това е по-малка намеса от въвеждането на система за проекти и поправя точно онова, което разстоянието счупи.

Хибридът днес е нормалното положение

Напълно дистанционните екипи са малко. Повечето са смесени: някой в офиса, някой у дома, някой в друга държава, а съотношенията се менят от месец на месец. Един график, който държи и трите групи, с места, закачени там, където имат значение, се води по-лесно от отделни системи за отделни групи.

Доверието е по-евтино от надзора и издържа по-дълго.

Прегарянето е сигнал от графика

Дистанционното претоварване не се обявява само. Никой не вижда колегата, който в осем вечерта още седи на бюрото, затова моделът върви с месеци и идва като напускане. Данните, с които се хваща по-рано, вече са в записа на времето.

Часове по хора, план срещу реално, четени всяка седмица. Човек, чието реално време трайно надхвърля планираното, не е по-отдаден, а е разпределен погрешно, и това се поправя, докато е проблем на графика, а не проблем на текучеството.

Отчетът, който отговаря на въпрос от борда

Разпределените екипи будят особен вид съмнение у хората, които не работят в тях. Работи ли изобщо някой там. Простият отговор обикновено е да, а полезният отговор е отчет вместо спор: часове по хора и по проекти, план срещу реално, за последния месец.

Този отчет прави нещо по-ценно от успокоение. Показва кои проекти са изяли времето, а на този въпрос никой не можеше да отговори и когато екипът седеше в една стая. Общият офис криеше проблема зад видимото присъствие, разстоянието просто свали маскировката.

Щатни и външни в един изглед

Повечето разпределени екипи са смесени. Щатни на ведомост, външни на фактури и обикновено няколко души в трета схема, за която финансите имат мнение. Държането им като отделни отдели в един график пази оперативната картина цяла, а износът за заплати остава само за хората, на които компанията наистина плаща.

Какво да проверите, когато сравнявате инструменти

Категорията се дели по един въпрос: продуктът мери ли активност, или записва време. Продуктите, които снимат екрана, броят клавиши или оценяват минути бездействие, отговарят на проблем с доверието. Продуктите, които записват начало, край и почивки, отговарят на проблем със заплатите и планирането. Да купите първото, когато ви е трябвало второто, струва и настроението на екипа върху цената на лиценза.

Нататък проверките са практични. Показва ли се графикът в местните часове на всеки човек, или в една постоянна офисна зона. Може ли човек да се отчете от браузър, без да инсталира нищо. Пазят ли се планираните и реалните часове като две числа. Стои ли отпускът в същия календар като смените, или в отделна система, която одобрява, без да вижда заместването.

Започване без внедряване

Shifton е безплатен до 10 души без ограничение във времето, което покрива изцяло повечето малки разпределени екипи. Графикът, основното отчитане на времето, мобилното приложение и отчетите са вътре. Платените модули се добавят поотделно от 0,50 долара на служител месечно, всеки с пробен период до 60 дни, така че екипът може да пробва заплатите или отпуските, преди да реши.