תוכנה לניהול כוח אדם למשטרה ולכוחות החירום

איוש ארגון הוא בעיה תקציבית שלבשה מדים של לוח שיבוץ. רמות תקן מזעריות נקבעות בנוהל או בהסכם, שטח האחריות אינו מצטמצם בגלל היעדרות, וכל שעה מעל הבסיס משולמת בתוספת שנופלת על תקציב ציבורי. תוכנה לניהול כוח אדם למשטרה מצדיקה את מקומה כשהיא חושפת שני דברים באותו רגע: האם התקן בטוח וחוקי, וכמה הוא עולה.

מעט ארגונים הגיעו לתהליך הנוכחי שלהם מבחירה. לגיליון נוספה לשונית שנייה, אחר כך שלישית, אחר כך מערכת כללי צבע שרק אדם אחד מבין עד הסוף. רישומי ההכשרה שוכנים בקובץ אחר. שעות בתוספת תעריף מיושבות בדיעבד, בחשבות השכר, כשכבר אי אפשר לשנות דבר. העבודה מכוסה בכל זאת, אך איש אינו יודע לענות במהירות על שאלה פשוטה: כמה שעות עבדה היחידה הזאת מעל הבסיס ברבעון שעבר ומה הוביל לכך.

ארבע משימות שמערכת כוח אדם ארגונית חייבת למלא

כשמפשיטים את הקטגוריה מקישוטים, המשימה צרה. לפרסם תקן שעומד בדרישת האיוש המזערית לכל שעה בשבוע. לשמור תיעוד של מי היה בפועל בתורנות ולא של מי תוכנן. לעקוב אחר השעות שכל אדם צובר מול המגבלות החלות עליו. להפיק מספרים ששורדים מפגש עם אגף הכספים ובבוא היום גם עם ביקורת.

כל מה שמעבר לארבע המשימות האלה הוא קישוט. מערכת שמייצרת רשת שיבוץ אלגנטית אך אינה יודעת לומר כמה הרשת עלתה פתרה את המחצית הקלה של הבעיה.

שעות הכשרה והסמכות שתוקפן פג

גם לסגל המבצעי וגם לסגל האזרחי יש דרישות שתוקפן פג. אימוני ירי, שימוש בכוח, עזרה ראשונה, נהיגה מבצעית והסמכות ייעודיות למשימות מסוימות: לכל אחת מהן יש מכסת שעות ומועד חידוש, ואת כולן צריך לבצע בלי להשאיר תורנות חסרה. זו בעיית תכנון עוד לפני שהיא בעיית עמידה בכללים, משום שזמן הכשרה הוא זמן שבו אדם אינו זמין לאיוש.

הגישה שעובדת היא להתייחס להכשרה כאל עבודה. תכננו אותה כפרויקט נפרד, שבצו אליה אנשים כמו לכל בלוק תורנות אחר ותנו לשעות להצטבר בדוחות שכבר נושאים את כל השאר. בסוף הרבעון דוח שעות העבודה מראה כמה הכשרה ספג כל אדם ואיזו יחידה פיגרה, בלי קובץ מקביל. התפקידים וההסמכות השמורים ברשומת העובד מבהירים מי כשיר למשימה נתונה כשצריך לאייש מקום בהתראה קצרה.

עמידה ברגולציה, הסכם קיבוצי והשעות שאסור לחרוג מהן

הביטחון הציבורי הוא אחד התחומים הבודדים שבהם לוח השיבוץ מתפקד כמסמך משפטי. הסכם קיבוצי קובע מנוחה בין תורנויות, מספר מרבי של ימים רצופים, מועדי הודעה על שינויים ואת אופן החלוקה של שעות בתוספת תעריף. מעליהם יושבות מגבלות שעות העבודה שבחוק. הפרת הכללים אינה עולה רק תלונה, אלא כתיבה מחדש של כל התקופה.

התוכנה מסייעת כאן בכך שהיא עושה היטב שני דברים לא זוהרים. בזמן בניית הלוח היא מציגה את מכסת השעות המרבית של כל אדם באותה טבלה עם השעות שכבר שובצו לו, כך שהמגבלה פועלת כאילוץ חי ולא כגילוי מאוחר. והיא שומרת תיעוד קבוע של מה פורסם, מתי ולמי, שכן על זה בדיוק נסמכות תלונה או ביקורת. מערכת ששומרת רק את הגרסה הנוכחית של התוכנית אינה יודעת לענות על שאלות לגבי העבר.

מהיכן נובע הזמן היקר בתקציב

זמן בתוספת תעריף בארגון כמעט לעולם אינו החלטה אחת. הוא מצטבר ממשרות פנויות שכוסו בהארכת תורנות, מהופעות בבית משפט שנופלות על ימי מנוחה, מקריאות פתע, מאירועים מתוכננים ומההיסחפות האטית של יחידה שרצה חודשים עם אדם אחד פחות. עד שחשבות השכר מאחדת את המספר, הסיבות כבר אינן ניתנות להפרדה זו מזו.

פילוח השעות לפי דרגות תעריף הופך את הערפל הזה למספר שאפשר לפעול לפיו. שעות בסיס, תוספת לילה, תוספת לילה וסוף שבוע ושעות חג המדווחות כעמודות נפרדות לכל עובד, לכל פרויקט ולכל לוח אומרות למפקד איזו יחידה מייצרת את הזמן היקר והאם הגורם מבני או חודש רע אחד. כלי הדיווח שלנו בונים את הפילוח מאותן רשומות משמרת שמהן תוכננה התקופה, ולכן מבט התכנון ומבט העלות לעולם אינם סותרים זה את זה.

נורמות תקן ותכנון מצבת כוח האדם

לכל ארגון יש תקן מאושר ומצבת כוח אדם בפועל, והפער ביניהם מתמלא בשעות בתוספת תעריף. הנמקה לתוספת תקנים או להזזת אלה שכבר קיימים דורשת ראיות המנוסחות ביחידות שבהן נכתב תקציב.

הראיות האלה מגיעות מההיסטוריה: שעות עבודה לכל יחידה ולכל חודש, היחס בין שעות בתוספת תעריף לשעות בסיס, באיזו תדירות נותרו משמרות פתוחות בלי שאיש לקח אותן, וכמה מהמצבת נבלע בחופשות ובהכשרה. בקריאה על פני שנה שלמה המספרים האלה מתארים את נורמת התקן האמיתית ולא את זו שכתובה על הנייר. מערכת שמייצאת מספרים בצורה נקייה לגיליון תורמת לתכנון מצבת כוח האדם יותר ממערכת שנועלת את הנתונים בתוך מסך משלה.

מערכות שיגור ותיעוד מול שכבת כוח האדם

באותן מילים מחפשים כמה מוצרים שונים, ולכן כדאי לדייק. שיגור ממוחשב מטפל באירועים חיים, בסטטוס כוחות ובניתוב קריאות. מערכות לניהול ביטחון הציבור, במובן הרחב, מרכזות תיעוד, ראיות ותיקים, ומערכות שירותי הכבאות עושות את המקביל בצד שלהן. פלטפורמת Shifton אינה אף אחת מהן. היא עונה על שאלת כוח האדם שהאחרות מניחות שכבר נפתרה: מי בתורנות, לכמה זמן, באיזה תעריף ומה קורה לשבוע כששני אנשים נופלים למחלה.

הגבול הזה מכוון. לארגונים כבר יש פלטפורמות תיעוד ושיגור והם ממעטים לרצות להחליף אותן. מה שחסר להם לעתים קרובות יותר הוא שכבת כוח אדם שגם המתכנן וגם אגף הכספים סומכים עליה, וזה בדיוק הפער שתוכנה לניהול כוח אדם למשטרה אמורה למלא.

מבט המשמרת ומבט הארגון

תכנון יומיומי ותכנון ברמת הארגון הם שתי עבודות שונות של אנשים שונים. מפקח שממלא את השבוע הבא בוחן מי זמין ומי מתקרב לתקרה שלו. סגן מפקד בוחן מגמות של שעות בתוספת תעריף לאורך חצי שנה והאם יחידה מאוישת בחסר באופן מבני. אותם נתוני משמרת חייבים לשרת את שניהם, ולכן העמוד לוח תורנויות לכוחות חירום שלנו מעמיק בצד הכיסוי והמחזורים, בעוד העמוד הזה נשאר בניהול כוח אדם, בעמידה בכללים ובעלות.

שמירתם במערכת אחת מבטלת גם את שלב ההצלבה. כשלוח השיבוץ, רישום הנוכחות ודוח דרגות התעריף הם שלושה מסמכים נפרדים, רוב זמן הניתוח הולך על התאמתם זה לזה. כששלושתם מבטים על אותן רשומות, הניתוח מתחיל היכן שהוא אמור להתחיל.

איך בוחרים מערכת לניהול כוח אדם

בחנו כל פלטפורמה על תקופה מבולגנת ולא על תקופה נקייה. בנו שבוע עם בלוק לילה, יום הכשרה, משרה פנויה ושתי היעדרויות בהתראה קצרה, ואז שאלו את המערכת כמה זה עלה ולאילו מגבלות היא התקרבה. בדקו אם עובד יכול לראות את שעותיו שלו ולהגיש בקשת חופשה מהטלפון, משום שאת ההטמעה מכריעים אנשים שאינם יושבים במשרד. ודאו שהמספרים מיוצאים בפורמט שתהליך השכר שלכם יודע לקלוט, שהרי דוח שאי אפשר להזיז הוא דוח שאיש אינו משתמש בו.

פלטפורמת Shifton חינמית לעד עשרה חברי צוות בלי הגבלת זמן, מה שמכסה במלואה מחלקה קטנה או יחידה בודדת, וכוללת שיבוץ, שעון נוכחות בסיסי, אפליקציה לנייד ודוחות סטנדרטיים. התוכניות בתשלום מחויבות לפי עובד לחודש ומוסיפות דיווח עלויות מעמיק, מבנה רב פרויקטים ובקרות מיקום שארגון גדול יותר זקוק להן. אם התהליך הנוכחי שלכם מגלה כמה עלתה תקופה רק אחרי שהיא הסתיימה, השינוי שכדאי לעשות הוא זה שמגלה זאת בזמן שעוד נותרה החלטה לקבל.