Tööjõu juhtimine politseile ja päästeteenistustele

Asutuse mehitamine on eelarveprobleem graafiku riietes. Miinimumkoosseisu määrab kord või leping, kaetav piirkond ei tõmbu kellegi puudumise tõttu kokku ja iga tund üle baastaseme makstakse lisatasuga, mis langeb avalikule eelarvele. Tööjõu juhtimise tarkvara päästeteenistustele teenib oma koha välja siis, kui see näitab korraga kahte asja: kas kate on ohutu ja seaduslik ning mida see maksab.

Vähesed asutused jõudsid oma praeguse korrani teadlikult. Tabel kasvatas teise lehe, siis kolmanda, siis värvireeglite kogumi, mida lõpuni mõistab ainult üks inimene. Koolituste andmed on teises failis. Lisatasuga tunnid ühildatakse tagantjärele, palgaarvestuses, kui midagi enam muuta ei saa. Töö saab ikka kaetud, aga keegi ei suuda kiiresti vastata lihtsale küsimusele: mitu tundi üle baastaseme see üksus eelmises kvartalis tegi ja mis selle põhjustas.

Neli ülesannet, mida tööjõusüsteem peab täitma

Kui reklaamikiht maha võtta, on ülesanne kitsas. Avaldada kate, mis vastab miinimumkoosseisu nõudele iga nädalatunni kohta. Hoida kirjet selle kohta, kes tegelikult valves oli, mitte kes oli plaanitud. Jälgida iga inimese kogunenud tunde tema suhtes kehtivate piiride vastu. Toota numbreid, mis peavad vastu kohtumisele rahandusosakonnaga ja lõpuks audiitoriga.

Kõik peale nende nelja on kaunistus. Lahendus, mis joonistab elegantse tabeli, aga ei oska öelda, mida see tabel maksis, on lahendanud ülesande kergema poole.

Koolitustunnid ja sertifikaadid, mis ei tohi aeguda

Nii vormikandjatel kui ka tsiviiltöötajatel on nõudeid, mille kehtivus lõpeb. Laskeharjutuste arvestus, enesekaitse, esmaabi, sõiduki juhtimine, eriluba teatud ülesanneteks: igal on tundide norm ja uuendamise kuupäev ning iga tuleb läbi viia nii, et valve ei jääks inimesteta. See on esmalt graafiku ja alles seejärel vastavuse ülesanne, sest koolitusaeg on aeg, mil inimene ei ole katteks kättesaadav.

Toimiv lähenemine on käsitleda koolitust tööna. Planeerige see omaette projektina, määrake inimesed sinna samamoodi nagu igale muule valveplokile ja laske tundidel koguneda samadesse aruannetesse, kus on juba kõik muu. Kvartali lõpus näitab tööaja aruanne, kui palju koolitust iga inimene omandas ja millised üksused maha jäid, ilma et paralleelset faili tuleks pidada. Iga töötaja kaardil hoitavad ametikohad ja rollid teevad ilmseks, kellel on antud ülesandeks luba, kui koht tuleb lühikese etteteatamisega täita.

Vastavus, kollektiivleping ja tundide ülempiirid

Päästeteenistused on üks vähestest valdkondadest, kus graafik toimib õigusliku dokumendina. Kollektiivlepingud määravad puhkeaja valvete vahel, järjestikuste päevade ülempiiri, muudatustest etteteatamise tähtajad ja selle, kuidas lisatasuga tunnid jaotatakse. Nende peal on seadusest tulenevad tööaja piirid. Reeglite rikkumine ei maksa ainult kaebust, vaid ka kogu perioodi ümberkirjutamist.

Tarkvara aitab siin, tehes kahte tagasihoidlikku asja hästi. See näitab iga inimese maksimumtunde juba määratud tundide kõrval siis, kui graafikut alles ehitatakse, nii et piir toimib elava tingimusena, mitte hilisema avastusena. Ja see hoiab püsivat kirjet sellest, mis, millal ja kellele avaldati, ning just sellel kaebus või kontroll põhineb. Süsteem, mis hoiab ainult plaani praegust versiooni, ei suuda vastata küsimustele mineviku kohta.

Ületundide kulu tekkekohad ja nende põhjused

Lisatasuga aeg asutuses ei ole peaaegu kunagi üks otsus. See koguneb täitmata ametikohtadest, mida kaetakse pikendustega, kohtuistungitest, mis langevad puhkepäevadele, väljakutsetest, plaanilistest üritustest ja aeglasest triivist, kui üksus töötab kuude kaupa ühe inimese võrra alamehitatuna. Selleks ajaks, kui palgaarvestus numbri kokku liidab, ei ole põhjused enam üksteisest eristatavad.

Tundide jagamine palgatasemete kaupa muudab selle udu numbriks, millega keegi saab midagi teha. Baastunnid, öölisatasu, öö ja nädalavahetuse lisatasu ning pühade tunnid, esitatuna eraldi veergudena töötaja, projekti ja graafiku kaupa, ütlevad juhile, milline üksus kallist aega tekitab ja kas põhjus on struktuurne või on tegu ühe halva kuuga. Meie aruandlusvahendid ehitavad selle jaotuse samadest vahetuste kirjetest, millega periood plaaniti, nii et planeerimisvaade ja kuluvaade ei ole kunagi teineteisega vastuolus.

Koosseisunormid ja ametikohtade planeerimine

Igal asutusel on kinnitatud koosseis ja tegelik koosseis ning nende vahe täidetakse lisatasuga tundidega. Põhjendus lisakohtade jaoks või olemasolevate ümberpaigutamiseks vajab tõendeid, mis on väljendatud nendes ühikutes, milles eelarvet kirjutatakse.

Need tõendid tulevad ajaloost: tehtud tunnid üksuse kohta kuus, lisatasuga tundide suhe baastundidesse, kui sageli jäid vabad vahetused võtmata, kui suure osa koosseisust neelasid puhkused ja koolitused. Terve aasta lõikes loetuna kirjeldavad need numbrid tegelikku koosseisunormi, mitte seda, mis on paberile kirjutatud. Süsteem, mis ekspordib andmed puhtalt tabelisse, annab ametikohtade planeerimisele rohkem kui see, mis andmed enda sisse lukustab.

Väljakutsesüsteemid ja tööjõukihi piir

Samade sõnadega otsitakse mitut erinevat toodet ja tasub olla täpne. Arvutipõhine väljakutsete juhtimine tegeleb käimasolevate sündmuste, üksuste oleku ja väljakutsete suunamisega. Avaliku turvalisuse haldussüsteemid koondavad laias mõttes registrid, tõendid ja toimikud ning päästeteenistuse haldustarkvara teeb sedasama päästepoolel. Shifton ei ole ükski neist. See vastab tööjõuküsimusele, mida kõik ülejäänud peavad juba lahendatuks: kes on valves, kui kaua, millise määraga ja mis juhtub nädalaga, kui kaks inimest haigestuvad.

Piir on tõmmatud teadlikult. Asutustel on oma registri- ja väljakutseplatvormid juba olemas ning nad soovivad neid harva välja vahetada. Sagedamini puudub neil tööjõukiht, mida usaldavad nii planeerija kui ka rahandusosakond, ja just selle augu peab tööjõu juhtimise tarkvara täitma.

Vahetuse vaade ja asutuse juhtkonna vaade

Igapäevane planeerimine ja kogu asutuse tasandi planeerimine on erinevad tööd, mida teevad erinevad inimesed. Vahetuse juht, kes täidab järgmist nädalat, hoolib sellest, kes on saadaval ja kes on piirile lähedal. Juhtkond hoolib lisatasuga tundide trendidest kuue kuu lõikes ja sellest, kas üksus on struktuurselt alamehitatud. Samad vahetuste andmed peavad teenima mõlemat, mistõttu meie valvegraafiku leht katab põhjalikult katte ja mustrite poole, samal ajal kui see leht jääb tööjõu juhtimise, vastavuse ja kulude juurde.

Nende hoidmine ühes süsteemis kaotab ka ühildamise sammu. Kui graafik, kohaloleku arvestus ja palgamäärade aruanne on kolm eraldi dokumenti, kulub suurem osa analüüsiajast sellele, et need omavahel kokku viia. Kui need on kolm vaadet samadele kirjetele, algab analüüs sealt, kust peab.

Kuidas valida tööjõu juhtimise süsteemi

Katsetage iga platvormi keerulise, mitte puhta perioodi peal. Ehitage nädal, kus on ööplokk, koolituspäev, täitmata koht ja kaks viimase hetke puudumist, ja küsige siis süsteemilt, mida see maksis ja millistele piiridele see lähedale jõudis. Kontrollige, kas töötaja saab telefonist näha oma tunde ja taotleda puhkust, sest kasutuselevõtu otsustavad inimesed, kes ei istu laua taga. Veenduge, et numbrid eksporditakse kujul, mida teie palgaprotsess suudab vastu võtta, sest aruanne, mida keegi liigutada ei saa, on aruanne, mida keegi ei kasuta.

Shifton on tasuta kuni kümnele meeskonnaliikmele ilma ajapiiranguta, mis katab väikese osakonna või ühe üksuse täielikult ning sisaldab planeerimist, põhilist tööaja arvestust, mobiilirakendust ja standardaruandeid. Tasulisi pakette arvestatakse töötaja kohta kuus ja need lisavad sügavama kuluaruandluse, mitme projekti struktuuri ja asukohakontrolli, mida suurem asutus vajab. Kui teie praegune kord ütleb, mida periood maksis, alles siis, kui periood on läbi, on tegemist väärt muudatus see, mis ütleb seda ajal, mil otsus on veel tegemata.