Workforce Management para sa Pulis at Serbisyong Pang-emergency

Ang pagtatauhan sa isang ahensya ay problema sa badyet na nakadamit bilang roster. Itinatakda ng patakaran o kasunduan ang pinakamababang bilang ng tauhan, hindi lumiliit ang sakop na lugar dahil lang may liban, at ang bawat oras na lampas sa batayan ay binabayaran sa premium na bumabagsak sa pondo ng publiko. Kinikita ng workforce management software para sa mga serbisyong pang-emergency ang puwesto nito kapag sabay nitong ipinapakita ang dalawang bagay: ligtas at legal ba ang saklaw, at magkano ito.

Iilan lang na ahensya ang nakarating sa kasalukuyang proseso nila dahil pinili nila ito. Nagkaroon ng pangalawang sheet ang spreadsheet, tapos pangatlo, tapos ng mga alituntunin sa kulay na iisang tao lang ang lubos na nakakaunawa. Nasa ibang file ang talaan ng pagsasanay. Pinagkakasundo ang premium na oras pagkatapos ng lahat, sa payroll, kung kailan wala nang mababago. Nasasaklaw pa rin ang trabaho, pero walang makasagot agad sa simpleng tanong: ilang oras lampas sa batayan ang tinakbo ng yunit na ito noong nakaraang quarter, at ano ang nagdulot nito.

Apat na gawain na dapat gampanan ng sistema ng tauhan

Kapag hinubad ang pambalot, makitid ang trabaho. Maglabas ng saklaw na umaabot sa pamantayan ng pinakamababang bilang ng tauhan para sa bawat oras ng linggo. Magtago ng talaan kung sino ang talagang naka-duty at hindi kung sino ang nakaplano. Subaybayan ang naipong oras ng bawat tao laban sa mga limitasyong nakaaapekto sa kanya. Maglabas ng mga bilang na kakayanin ang harapan sa tanggapan ng pananalapi at, sa huli, sa awditor.

Palamuti ang lahat ng lampas sa apat na iyon. Ang solusyong gumuguhit ng magandang talahanayan pero hindi masabi kung magkano ang halaga ng talahanayang iyon ay nalutas lang ang mas madaling kalahati ng problema.

Oras ng pagsasanay at sertipikasyon na hindi dapat mapaso

May dalang mga kinakailangang nagtatapos ang panahon ng bisa, sa naka-unipormeng tauhan man o sa sibilyan. Kwalipikasyon sa armas, pagtatanggol sa sarili, pangunang lunas, pagmamaneho, natatanging akreditasyon para sa ilang atas: may kailangang oras at petsa ng pagpapanibago ang bawat isa, at kailangang maisagawa ang bawat isa nang hindi nauubusan ng tao ang isang duty. Problema ito sa roster bago pa maging problema sa pagsunod, dahil ang oras ng pagsasanay ay oras na hindi magagamit ang tao sa saklaw.

Ang paraang gumagana ay ituring ang pagsasanay bilang trabaho. Isaayos ito bilang sariling proyekto, italaga rito ang mga tao gaya ng paggawa mo sa alinmang blokeng duty, at hayaang maipon ang oras sa mga ulat na may laman nang lahat ng iba pa. Sa katapusan ng quarter, ipinapakita ng ulat sa oras ng trabaho kung gaano karaming pagsasanay ang natanggap ng bawat tao at aling yunit ang nahuli, nang walang katabing file na aalagaan. Ang mga posisyon at tungkuling nakatala sa rekord ng bawat empleyado ang naglilinaw kung sino ang may pahintulot sa isang atas kapag kailangang punan ang puwesto sa maikling panahon.

Pagsunod, kolektibong kasunduan at ang limitasyon sa oras

Ang mga serbisyong pang-emergency ay isa sa iilang sektor kung saan gumagana ang roster bilang legal na dokumento. Itinatakda ng kolektibong kasunduan ang pahinga sa pagitan ng duty, ang pinakamaraming sunod-sunod na araw, ang abiso bago magbago at kung paano hinahati ang premium na oras. Nasa ibabaw pa nito ang limitasyon sa oras ng trabaho na nasa batas. Kapag nasira ang alituntunin, hindi lang reklamo ang halaga, kundi muling pagsulat ng buong panahon.

Nakakatulong dito ang software sa dalawang hindi kaakit-akit na bagay na mahusay nitong ginagawa. Ipinapakita nito ang maximum na oras ng bawat tao katabi ng naitalagang oras habang binubuo pa lang ang roster, kaya ang limitasyon ay buhay na hadlang at hindi natuklasang huli. At nagtatago ito ng matibay na talaan kung ano ang inilabas, kailan at kanino, at doon talaga umiikot ang isang reklamo o awdit. Hindi masasagot ng sistemang nag-iimbak lang ng kasalukuyang bersyon ng plano ang mga tanong tungkol sa nakaraan.

Saan talaga naiipon ang gastos sa overtime

Halos hindi kailanman iisang desisyon ang premium na oras sa isang ahensya. Naiipon ito mula sa bakanteng puwestong tinatakpan ng pahaba, sa paglilitis na bumabagsak sa araw ng pahinga, sa mga tawag, sa nakaplanong kaganapan at sa dahan-dahang paglihis ng yunit na buwan-buwang kulang ng isang tao. Sa oras na pinag-iisa ng payroll ang bilang, hindi na maihihiwalay ang mga sanhi sa isa't isa.

Ang paghahati ng oras ayon sa antas ng rate ang gumagawa sa hamog na iyon bilang bilang na may magagawa ang isang tao. Ang batayang oras, premium sa gabi, premium sa gabi at katapusan ng linggo at oras sa pista opisyal na iniuulat bilang magkakahiwalay na kolum kada empleyado, kada proyekto at kada roster ang nagsasabi sa pinuno kung aling yunit ang bumubuo ng mahal na oras at kung istruktural ang sanhi o isang masamang buwan lang. Binubuo ng aming mga kasangkapan sa pag-uulat ang paghahating iyon mula sa parehong talaan ng shift na ginamit sa pagpaplano ng panahon, kaya hindi kailanman nagkakasalungat ang pananaw sa pagpaplano at ang pananaw sa gastos.

Pamantayan sa dami ng tauhan at pagpaplano ng plantilya

May pinahihintulutang lakas at aktuwal na lakas ang bawat ahensya, at napupunan ng premium na oras ang agwat sa pagitan nila. Ang paghahain ng dahilan para sa dagdag na plantilya, o para ilipat ang mayroon ka na, ay nangangailangan ng ebidensyang nakasaad sa sukat kung saan isinusulat ang badyet.

Nagmumula sa kasaysayan ang ebidensyang iyon: oras na natrabaho kada yunit kada buwan, ratio ng premium na oras sa batayang oras, gaano kadalas nanatiling walang kumuha sa bakanteng shift, gaano karami sa plantilya ang nasipsip ng bakasyon at pagsasanay. Kapag binasa sa loob ng isang buong taon, inilalarawan ng mga bilang na iyon ang tunay na pamantayan sa tauhan at hindi ang nakasulat sa papel. Ang sistemang malinis na nag-e-export sa spreadsheet ay mas malaki ang naiaambag sa pagpaplano ng plantilya kaysa sa isang nagkukulong ng datos sa loob nito.

Mga sistema ng dispatch at ang hangganan ng layer ng tauhan

Ilang magkakaibang produkto ang hinahanap sa parehong mga salita, kaya makabubuting maging tiyak. Ang computer-aided dispatch ang humahawak sa mga nagaganap na insidente, sa estado ng yunit at sa pagruruta ng tawag. Ang public safety management software, sa malawak na kahulugan, ang nagtitipon ng talaan, ebidensya at file ng kaso, at ganoon din ang ginagawa ng fire service management software sa panig ng bumbero. Wala sa mga iyon ang Shifton. Sinasagot nito ang tanong sa tauhan na inaakala ng iba na tapos na: sino ang naka-duty, gaano katagal, sa anong rate, at ano ang mangyayari sa linggo kapag dalawang tao ang nagkasakit.

Sinadya ang hangganan. May sariling plataporma na ang mga ahensya para sa talaan at dispatch at bihira nilang gustong palitan ang mga ito. Ang mas madalas na kulang ay isang layer ng tauhan na pinagkakatiwalaan ng tagaplano at ng tanggapan ng pananalapi, at iyon ang puwang na dapat punan ng workforce management software.

Ang tingin ng shift supervisor at ang tingin ng pamunuan

Magkaibang gawain ang araw-araw na pagpaplano at ang pagpaplano sa antas ng ahensya, at magkaibang tao ang gumagawa. Ang superbisor na pumupuno sa susunod na linggo ay nag-aalala kung sino ang bakante at sino ang malapit na sa limitasyon. Ang pamunuan naman ay nag-aalala sa takbo ng premium na oras sa loob ng anim na buwan at kung istruktural na kulang sa tao ang isang yunit. Kailangang paglingkuran ng parehong datos ng shift ang dalawa, kaya malalim na sinasaklaw ng aming pahina sa duty roster ang panig ng saklaw at mga pattern habang nananatili ang pahinang ito sa workforce management, pagsunod at gastos.

Inaalis din ng pagpapanatili sa kanila sa isang sistema ang hakbang ng pagtutugma. Kapag magkakahiwalay na dokumento ang roster, ang talaan ng pagpasok at ang ulat sa rate, napupunta ang halos lahat ng oras ng pagsusuri sa pagpapatugma sa kanila. Kapag tatlong pananaw sila sa parehong talaan, nagsisimula ang pagsusuri kung saan dapat.

Paano pumili ng sistema ng workforce management

Subukan ang alinmang plataporma sa magulong panahon at hindi sa malinis. Bumuo ng linggong may blokeng panggabi, araw ng pagsasanay, bakanteng puwesto at dalawang biglaang liban, tapos tanungin ang sistema kung magkano ito at aling limitasyon ang muntik nang malampasan. Tingnan kung makikita ng isang tauhan ang sarili niyang oras at makakahiling ng bakasyon mula sa telepono, dahil ang mga hindi nakaupo sa mesa ang nagpapasya kung tatanggapin ito. Tiyakin na lumalabas ang mga bilang sa anyong kaya ng iyong proseso sa sahod, dahil ang ulat na walang makagalaw ay ulat na walang gumagamit.

Libre ang Shifton hanggang sampung miyembro ng koponan nang walang limitasyon sa panahon, na sapat na sapat para sa isang maliit na departamento o iisang yunit at kasama rito ang pagpaplano, ang batayang time clock, ang mobile app at ang karaniwang mga ulat. Sinisingil ang bayad na plano kada empleyado kada buwan at idinaragdag nito ang mas malalim na ulat sa gastos, ang istrukturang maraming proyekto at ang kontrol sa lokasyon na kailangan ng mas malaking ahensya. Kung sinasabi lang ng kasalukuyan mong proseso kung magkano ang isang panahon matapos itong matapos, ang pagbabagong sulit ay iyong nagsasabi habang may desisyon pang natitira.