Λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για αστυνομία και σώματα διάσωσης

Η στελέχωση μιας υπηρεσίας είναι πρόβλημα προϋπολογισμού ντυμένο σαν πρόγραμμα. Τα ελάχιστα επίπεδα στελέχωσης ορίζονται από κανονισμό ή από σύμβαση, η περιοχή ευθύνης δεν συρρικνώνεται επειδή λείπει κάποιος, και κάθε ώρα πάνω από τη βάση πληρώνεται με προσαύξηση που πέφτει σε δημόσιο προϋπολογισμό. Το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού αστυνομίας κερδίζει τη θέση του κάνοντας ορατά δύο πράγματα την ίδια στιγμή: αν η στελέχωση είναι ασφαλής και νόμιμη, και τι κοστίζει.

Λίγες υπηρεσίες έφτασαν στη σημερινή τους διαδικασία από επιλογή. Το υπολογιστικό φύλλο απέκτησε δεύτερη καρτέλα, μετά τρίτη, μετά ένα σύνολο κανόνων με χρώματα που μόνο ένας άνθρωπος καταλαβαίνει πλήρως. Τα στοιχεία εκπαίδευσης ζουν σε άλλο αρχείο. Οι προσαυξημένες ώρες συμφωνούνται εκ των υστέρων, στη μισθοδοσία, όταν πια τίποτα δεν αλλάζει. Η δουλειά καλύπτεται ούτως ή άλλως, αλλά κανείς δεν απαντά γρήγορα σε μια απλή ερώτηση: πόσες ώρες δούλεψε αυτό το τμήμα πάνω από τη βάση το προηγούμενο τρίμηνο και τι το προκάλεσε.

Τέσσερα καθήκοντα που πρέπει να καλύψει ένα σύστημα προσωπικού

Αν γδύσετε την κατηγορία, η δουλειά είναι στενή. Να δημοσιεύει στελέχωση που καλύπτει το ελάχιστο πρότυπο για κάθε ώρα της εβδομάδας. Να κρατά αρχείο για το ποιος ήταν πραγματικά σε υπηρεσία και όχι για το ποιος είχε προγραμματιστεί. Να παρακολουθεί τις ώρες που συσσωρεύει κάθε άτομο έναντι των ορίων που το αφορούν. Να παράγει νούμερα που αντέχουν την επαφή με την οικονομική υπηρεσία και, κάποια στιγμή, με έναν ελεγκτή.

Οτιδήποτε πέρα από αυτά τα τέσσερα είναι διακόσμηση. Ένα σύστημα που βγάζει ένα κομψό πλέγμα αλλά δεν μπορεί να πει τι κόστισε το πλέγμα έχει λύσει το εύκολο μισό του προβλήματος.

Ώρες εκπαίδευσης και πιστοποιήσεις που λήγουν

Ένστολο και πολιτικό προσωπικό φέρουν και τα δύο απαιτήσεις που λήγουν. Σκοποβολή, μέσα ακινητοποίησης, πρώτες βοήθειες, οδήγηση, ειδικές πιστοποιήσεις για συγκεκριμένες αποστολές: καθεμία έχει απαιτούμενες ώρες και ημερομηνία ανανέωσης, και καθεμία πρέπει να γίνει χωρίς να μείνει μια υπηρεσία ακάλυπτη. Αυτό είναι πρόβλημα σχεδιασμού πριν γίνει πρόβλημα συμμόρφωσης, γιατί ο χρόνος εκπαίδευσης είναι χρόνος που κάποιος δεν είναι διαθέσιμος για στελέχωση.

Η προσέγγιση που δουλεύει είναι να αντιμετωπίζετε την εκπαίδευση ως εργασία. Προγραμματίστε την ως δικό της έργο, αναθέστε ανθρώπους σε αυτήν όπως σε οποιοδήποτε άλλο μπλοκ υπηρεσίας και αφήστε τις ώρες να συσσωρευτούν στις αναφορές που ήδη κουβαλούν όλα τα υπόλοιπα. Στο τέλος του τριμήνου η αναφορά ωρών εργασίας δείχνει πόση εκπαίδευση απορρόφησε ο καθένας και ποιο τμήμα έμεινε πίσω, χωρίς παράλληλο αρχείο. Οι θέσεις και οι ρόλοι που τηρούνται στην καρτέλα κάθε εργαζομένου κάνουν φανερό ποιος είναι πιστοποιημένος για μια αποστολή όταν μια θέση πρέπει να καλυφθεί σε σύντομο χρόνο.

Συμμόρφωση, συλλογική σύμβαση και ώρες που δεν επιτρέπεται να ξεπεραστούν

Η δημόσια ασφάλεια είναι ένας από τους λίγους τομείς όπου το πρόγραμμα λειτουργεί ως νομικό έγγραφο. Η συλλογική σύμβαση ορίζει την ανάπαυση ανάμεσα σε υπηρεσίες, τον μέγιστο αριθμό συνεχόμενων ημερών, τις προθεσμίες γνωστοποίησης αλλαγών και τον τρόπο που μοιράζονται οι προσαυξημένες ώρες. Πάνω από αυτά κάθονται τα νόμιμα όρια χρόνου εργασίας. Η παράβαση των κανόνων δεν κοστίζει μόνο μια ένσταση, κοστίζει το ξαναγράψιμο όλης της περιόδου.

Το λογισμικό βοηθά εδώ κάνοντας καλά δύο άχαρα πράγματα. Δείχνει τις μέγιστες ώρες κάθε ατόμου δίπλα στις ώρες που ήδη ανατέθηκαν όσο χτίζεται το πρόγραμμα, ώστε το όριο να λειτουργεί ως ζωντανός περιορισμός και όχι ως καθυστερημένη ανακάλυψη. Και κρατά μόνιμο αρχείο για το τι δημοσιεύτηκε, πότε και σε ποιους, γιατί ακριβώς σε αυτό στηρίζεται μια ένσταση ή ένας έλεγχος. Ένα σύστημα που αποθηκεύει μόνο την τρέχουσα έκδοση του σχεδίου δεν μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις για το παρελθόν.

Από πού προκύπτει ο ακριβός χρόνος στον προϋπολογισμό

Ο προσαυξημένος χρόνος σε μια υπηρεσία σχεδόν ποτέ δεν είναι μία απόφαση. Μαζεύεται από κενές θέσεις που καλύφθηκαν με παράταση, από δικαστήρια που πέφτουν σε ημέρες ανάπαυσης, από ανακλήσεις, από προγραμματισμένες εκδηλώσεις και από την αργή ολίσθηση ενός τμήματος που τρέχει μήνες με έναν άνθρωπο λιγότερο. Όταν η μισθοδοσία ενοποιήσει το νούμερο, οι αιτίες δεν ξεχωρίζουν πια η μία από την άλλη.

Ο διαχωρισμός των ωρών ανά κλιμάκιο αμοιβής μετατρέπει αυτή την ομίχλη σε νούμερο πάνω στο οποίο μπορεί κάποιος να δράσει. Βασικές ώρες, προσαύξηση νύχτας, προσαύξηση νύχτας και σαββατοκύριακου και ώρες αργίας, αναφερόμενες ως ξεχωριστές στήλες ανά εργαζόμενο, ανά έργο και ανά πρόγραμμα, λένε σε έναν διοικητή ποιο τμήμα παράγει τον ακριβό χρόνο και αν η αιτία είναι δομική ή ένας κακός μήνας. Τα εργαλεία αναφορών μας χτίζουν αυτή την ανάλυση από τις ίδιες εγγραφές βαρδιών με τις οποίες σχεδιάστηκε η περίοδος, ώστε η όψη του σχεδιασμού και η όψη του κόστους να μη διαφωνούν ποτέ μεταξύ τους.

Πρότυπα στελέχωσης και σχεδιασμός οργανικών θέσεων

Κάθε υπηρεσία έχει οργανική και πραγματική δύναμη, και το κενό ανάμεσά τους γεμίζει με προσαυξημένες ώρες. Η τεκμηρίωση για νέες θέσεις ή για μετακίνηση των υπαρχουσών χρειάζεται στοιχεία διατυπωμένα στις μονάδες με τις οποίες γράφεται ένας προϋπολογισμός.

Τα στοιχεία αυτά έρχονται από το ιστορικό: ώρες εργασίας ανά τμήμα και ανά μήνα, η αναλογία προσαυξημένων προς βασικές ώρες, πόσο συχνά έμειναν ανοιχτές βάρδιες χωρίς να τις πάρει κανείς, πόσο από τη δύναμη απορρόφησαν οι άδειες και η εκπαίδευση. Διαβασμένα σε έναν ολόκληρο χρόνο, τα νούμερα αυτά περιγράφουν το πραγματικό πρότυπο στελέχωσης και όχι εκείνο που είναι γραμμένο στο χαρτί. Ένα σύστημα που εξάγει καθαρά σε λογιστικό φύλλο προσφέρει περισσότερα στον σχεδιασμό οργανικών θέσεων από ένα που κλειδώνει τα δεδομένα του μέσα σε μια οθόνη.

Συστήματα διαβίβασης και αρχείων απέναντι στο στρώμα προσωπικού

Με τις ίδιες λέξεις αναζητούνται αρκετά διαφορετικά προϊόντα, οπότε αξίζει να είμαστε ακριβείς. Η μηχανογραφημένη διαβίβαση χειρίζεται ζωντανά συμβάντα, κατάσταση πληρωμάτων και δρομολόγηση κλήσεων. Τα συστήματα διαχείρισης δημόσιας ασφάλειας, με την ευρεία έννοια, μαζεύουν αρχεία, τεκμήρια και φακέλους, ενώ τα πυροσβεστικά συστήματα κάνουν το αντίστοιχο στη δική τους πλευρά. Το Shifton δεν είναι τίποτα από αυτά. Απαντά στο ερώτημα προσωπικού που τα υπόλοιπα θεωρούν προ πολλού λυμένο: ποιος είναι σε υπηρεσία, για πόσο, με ποια αμοιβή και τι γίνεται με την εβδομάδα όταν δύο άνθρωποι αρρωστήσουν.

Το όριο είναι σκόπιμο. Οι υπηρεσίες έχουν ήδη τις πλατφόρμες αρχείων και διαβίβασης και σπάνια θέλουν να τις αντικαταστήσουν. Πιο συχνά τους λείπει ένα στρώμα προσωπικού που εμπιστεύονται τόσο ο σχεδιαστής όσο και η οικονομική υπηρεσία, και αυτό ακριβώς το κενό καλείται να καλύψει το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού αστυνομίας.

Η ματιά της βάρδιας και η ματιά της υπηρεσίας

Ο καθημερινός σχεδιασμός και ο σχεδιασμός σε επίπεδο υπηρεσίας είναι δύο διαφορετικές δουλειές που τις κάνουν διαφορετικοί άνθρωποι. Ο επόπτης που γεμίζει την επόμενη εβδομάδα κοιτά ποιος είναι διαθέσιμος και ποιος πλησιάζει το όριό του. Ο διοικητής κοιτά την τάση των προσαυξημένων ωρών σε έξι μήνες και το αν ένα τμήμα είναι δομικά υποστελεχωμένο. Τα ίδια δεδομένα βαρδιών πρέπει να εξυπηρετήσουν και τους δύο, γι' αυτό η σελίδα μας πρόγραμμα υπηρεσίας για σώματα διάσωσης καλύπτει σε βάθος την πλευρά της κάλυψης και των μοτίβων, ενώ αυτή εδώ μένει στη διαχείριση προσωπικού, τη συμμόρφωση και το κόστος.

Το να μένουν σε ένα σύστημα αφαιρεί επίσης το βήμα της συμφωνίας. Όταν το πρόγραμμα, η καταγραφή παρουσιών και η αναφορά κλιμακίων είναι τρία ξεχωριστά έγγραφα, ο περισσότερος χρόνος ανάλυσης πάει στο να συμφωνήσουν μεταξύ τους. Όταν είναι τρεις όψεις των ίδιων εγγραφών, η ανάλυση ξεκινά από εκεί που πρέπει.

Πώς να επιλέξετε σύστημα διαχείρισης προσωπικού

Δοκιμάστε οποιαδήποτε πλατφόρμα σε μια ακατάστατη περίοδο και όχι σε μια καθαρή. Χτίστε μια εβδομάδα με νυχτερινό μπλοκ, ημέρα εκπαίδευσης, μια κενή θέση και δύο απουσίες της τελευταίας στιγμής, και μετά ρωτήστε το σύστημα τι κόστισε και σε ποια όρια πλησίασε. Ελέγξτε αν ένας εργαζόμενος βλέπει τις δικές του ώρες και ζητά άδεια από το κινητό, γιατί την υιοθέτηση την κρίνουν άνθρωποι που δεν κάθονται σε γραφείο. Βεβαιωθείτε ότι τα νούμερα εξάγονται σε μορφή που η διαδικασία μισθοδοσίας σας μπορεί να δεχτεί, αφού μια αναφορά που δεν μετακινείται είναι αναφορά που δεν χρησιμοποιεί κανείς.

Το Shifton τρέχει δωρεάν για έως δέκα μέλη ομάδας χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει εξολοκλήρου ένα μικρό τμήμα ή μία μονάδα, και περιλαμβάνει προγραμματισμό, βασική καταγραφή ωραρίου, την εφαρμογή για κινητά και τις τυπικές αναφορές. Τα επί πληρωμή πλάνα χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα και προσθέτουν βαθύτερη αναφορά κόστους, δομή πολλών έργων και ελέγχους τοποθεσίας που χρειάζεται μια μεγαλύτερη υπηρεσία. Αν η σημερινή σας διαδικασία σας λέει τι κόστισε μια περίοδος μόνο αφού αυτή τελειώσει, η αλλαγή που αξίζει είναι εκείνη που σας το λέει όσο υπάρχει ακόμη απόφαση να παρθεί.