Henkilöstöhallinnan ohjelmisto poliisille ja pelastustoimelle

Viraston miehitys on budjettiongelma vuorolistan vaatteissa. Vähimmäisvahvuudet on määrätty ohjeissa tai sopimuksessa, valvottava alue ei kutistu poissaolon mukaan, ja jokainen perustason ylittävä tunti maksetaan korotettuna julkisesta kassasta. Poliisin ja pelastustoimen henkilöstöhallinnan ohjelmisto ansaitsee paikkansa tekemällä kaksi asiaa näkyväksi samalla hetkellä: onko vahvuus turvallinen ja laillinen, ja mitä se maksaa.

Harva virasto päätyi nykyiseen tapaansa vapaaehtoisesti. Taulukkoon kasvoi toinen välilehti, sitten kolmas, sitten värisäännöstö, jonka vain yksi ihminen ymmärtää täysin. Koulutusmerkinnät ovat eri tiedostossa. Lisätunnit täsmäytetään jälkikäteen palkanlaskennassa, kun mitään ei enää voi muuttaa. Työ tulee silti tehdyksi, mutta kukaan ei osaa vastata nopeasti yksinkertaiseen kysymykseen: montako tuntia tämä yksikkö ajoi perustason yli viime neljänneksellä ja mistä se johtui.

Mitä viraston henkilöstöjärjestelmän on tehtävä

Kun kategorian riisuu koristeista, tehtävä on kapea. Julkaise vahvuus, joka täyttää vähimmäismiehityksen jokaiselle viikon tunnille. Pidä kirjaa siitä, kuka oli oikeasti vuorossa, ei siitä kuka oli suunniteltu. Seuraa kunkin henkilön kertymää häntä koskevia rajoja vasten. Tuota luvut, jotka kestävät kohtaamisen talousosaston ja aikanaan tarkastajan kanssa.

Kaikki tämän neljän ulkopuolinen on koristetta. Järjestelmä, joka tuottaa tyylikkään ruudukon mutta ei osaa kertoa mitä ruudukko maksoi, on ratkaissut ongelman helpomman puoliskon.

Koulutus- ja pätevyystunnit, jotka eivät saa vanhentua

Sekä virkapukuisella että siviilihenkilöstöllä on vaatimuksia, jotka vanhenevat. Ampumakoe, voimankäyttö, ensiapu, ajo-oikeudet, tiettyihin tehtäviin vaadittava erikoispätevyys: jokaisella on tuntivaatimus ja uusimispäivä, ja jokainen on toteutettava jättämättä vuoroa vajaaksi. Se on suunnitteluongelma ennen kuin se on sääntöongelma, koska koulutusaika on aikaa, jolloin joku ei ole käytettävissä vahvuuteen.

Toimiva ratkaisu on kohdella koulutusta työnä. Aikatauluta se omaksi projektikseen, kiinnitä ihmiset siihen samoin kuin mihin tahansa muuhun palvelukseen, ja anna tuntien kertyä raportteihin, joissa kaikki muukin jo on. Neljänneksen lopussa työaikaraportti kertoo, montako koulutustuntia kukin sai ja mitkä yksiköt jäivät jälkeen, ilman rinnakkaista tiedostoa. Työntekijätiedoissa olevat tehtävät ja roolit tekevät selväksi, kuka on kelpoinen tiettyyn tehtävään, kun paikka on täytettävä lyhyellä varoitusajalla.

Säädöstenmukaisuus, työehtosopimus ja tuntirajat

Turvallisuusala on yksi harvoista, joilla vuorolista toimii oikeudellisena asiakirjana. Työehtosopimus määrää lepoajat vuorojen välillä, peräkkäisten päivien enimmäismäärän, muutosten ilmoitusajat ja sen, miten lisätunnit jaetaan. Lakisääteiset työaikarajat tulevat tämän päälle. Sääntöjen rikkominen ei maksa vain riitaa, vaan koko jakson uudelleenkirjoituksen.

Ohjelmisto auttaa tässä tekemällä kaksi vaatimatonta asiaa hyvin. Se näyttää kunkin henkilön enimmäistunnit jo kirjattujen tuntien vieressä listaa rakennettaessa, joten raja toimii elävänä rajoitteena eikä myöhäisenä havaintona. Ja se säilyttää pysyvän merkinnän siitä, mitä julkaistiin, milloin ja kenelle, ja juuri siihen riita tai tarkastus lopulta nojaa. Järjestelmä, joka tallentaa vain suunnitelman nykyisen version, ei osaa vastata menneisyyttä koskeviin kysymyksiin.

Missä ylityökustannus todella syntyy

Lisäaika ei ole virastossa juuri koskaan yksi päätös. Sitä kertyy pidennyksillä paikatuista vajauksista, vapaapäiville osuvista oikeuskäsittelyistä, hälytyskutsuista, suunnitelluista tapahtumista ja siitä hitaasta valumasta, jossa yksikkö toimii kuukausikaupalla yhtä ihmistä vajaana. Kun palkanlaskenta yhdistää luvun, syyt eivät enää erotu toisistaan.

Tuntien jakaminen palkkatasoihin muuttaa sumun luvuksi, jolle voi tehdä jotain. Perustunnit, yölisä, yö- ja viikonloppulisä sekä pyhätunnit erillisinä sarakkeina työntekijää, projektia ja listaa kohden kertovat päällikölle, mikä yksikkö tuottaa kallista aikaa ja onko ajuri rakenteellinen vai yksittäinen huono kuukausi. Raportointityökalumme rakentavat erittelyn samoista vuoromerkinnöistä, joilla jakso suunniteltiin, joten suunnittelunäkymä ja kustannusnäkymä eivät koskaan ole eri mieltä.

Vahvuusnormit ja henkilöstömäärän suunnittelu

Jokaisella virastolla on vahvistettu vahvuus ja todellinen vahvuus, ja niiden väli täytetään lisätunneilla. Perustelu uusille viroille tai jo olemassa olevien siirtämiselle vaatii näyttöä siinä mitassa, jolla budjetti kirjoitetaan.

Näyttö tulee historiasta: tehdyt tunnit yksikköä ja kuukautta kohden, lisätuntien suhde perustunteihin, kuinka usein avoin vuoro jäi ottamatta, kuinka suuren osan vahvuudesta veivät lomat ja koulutus. Koko vuoden yli luettuna nuo luvut kuvaavat todellisen vahvuusnormin eikä sitä, joka on kirjattu paperille. Järjestelmä, joka vie luvut siististi taulukkolaskentaan, palvelee henkilöstösuunnittelua paremmin kuin sellainen, joka lukitsee tietonsa näkymän sisään.

Hälytysjärjestelmät ja henkilöstökerroksen raja

Samoilla sanoilla haetaan useita eri tuotteita, joten täsmällisyys kannattaa. Tietokoneavusteinen hälytysten ohjaus käsittelee eläviä tehtäviä, yksiköiden tilaa ja tehtävien reititystä. Laajassa mielessä turvallisuusalan hallintaohjelmistot niputtavat kirjaamisen, todisteet ja asiakirjat, ja pelastustoimen järjestelmät tekevät saman omalla puolellaan. Shifton ei ole mikään näistä. Se vastaa siihen henkilöstökysymykseen, jonka muut olettavat jo ratkaistuksi: kuka on vuorossa, kuinka kauan, millä hinnalla ja mitä viikolle tapahtuu, kun kaksi sairastuu.

Raja on tarkoituksellinen. Virastoilla on jo kirjaamis- ja hälytysalustansa eivätkä ne yleensä halua korvata niitä. Useammin puuttuu henkilöstökerros, johon sekä suunnittelija että talousosasto luottavat, ja juuri sen aukon poliisin henkilöstöhallinnan ohjelmiston on tarkoitus täyttää.

Vuoron näkymä ja viraston näkymä

Päivittäinen suunnittelu ja virastotason suunnittelu ovat eri töitä eri ihmisille. Ensi viikkoa täyttävä esihenkilö miettii kuka on käytettävissä ja kuka lähestyy kattoaan. Apulaispäällikkö miettii lisätuntien kehitystä puolen vuoden yli ja sitä, onko yksikkö rakenteellisesti alimiehitetty. Saman vuorodatan on palveltava molempia, ja siksi vuorolistat pelastustoimelle käsittelee vahvuus- ja kiertopuolen syvällisesti, kun taas tämä sivu pysyy henkilöstöhallinnassa, säädöstenmukaisuudessa ja kustannuksissa.

Niiden pitäminen yhdessä järjestelmässä poistaa myös täsmäytysvaiheen. Kun lista, läsnäolokirjanpito ja palkkatasoraportti ovat kolme erillistä asiakirjaa, suurin osa analyysiajasta menee niiden yhteensovittamiseen. Kun ne ovat kolme näkymää samoihin merkintöihin, analyysi alkaa siitä mistä sen kuuluukin.

Miten valita henkilöstöjärjestelmä pelastustoimeen

Testaa alustaa sotkuisella jaksolla, ei siistillä. Rakenna viikko, jossa on yövuoro, koulutuspäivä, vajaus ja kaksi lyhyellä varoitusajalla tullutta poissaoloa, ja kysy sitten järjestelmältä mitä se maksoi ja mitä rajoja se hipoi. Tarkista, näkeekö työntekijä omat tuntinsa ja voiko hän hakea vapaata puhelimesta, koska käyttöönoton ratkaisevat ihmiset, jotka eivät istu työpöydän ääressä. Varmista, että luvut siirtyvät muodossa, jonka palkkaprosessisi pystyy lukemaan, sillä raportti jota ei voi siirtää on raportti jota kukaan ei käytä.

Shifton on maksuton enintään kymmenelle tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen osaston tai yhden yksikön kokonaan ja sisältää suunnittelun, perustason kellokortin, mobiilisovelluksen ja vakioraportit. Maksulliset paketit veloitetaan työntekijää ja kuukautta kohden ja tuovat syvemmän kustannusraportoinnin, monen projektin rakenteen ja sijaintiohjaukset, joita suurempi virasto tarvitsee. Jos nykyinen prosessisi kertoo jakson hinnan vasta jakson päätyttyä, kannattava muutos on se, joka kertoo sen silloin kun päätöksiä on vielä jäljellä.