Software de personal pentru poliție și serviciile de urgență

Încadrarea cu personal a unei structuri este o problemă de buget îmbrăcată în haina unui grafic. Nivelurile minime de efectiv sunt fixate prin regulament sau prin contract, zona acoperită nu se micșorează după cine lipsește, iar fiecare oră peste linia de bază se plătește cu un spor care cade pe un buget public. Software-ul de management al personalului pentru poliție își merită locul făcând vizibile două lucruri în același moment: dacă efectivul este sigur și legal și cât costă.

Puține structuri au ajuns din proprie voință la procesul pe care îl folosesc azi. Tabelul a căpătat o a doua filă, apoi o a treia, apoi un set de reguli de culoare pe care doar un singur om le înțelege pe deplin. Evidențele de instruire trăiesc într-un alt fișier. Orele cu spor se reconciliază după fapt, în statul de plată, când nu mai poate fi schimbat nimic. Munca tot este acoperită, dar nimeni nu poate răspunde repede la o întrebare simplă: câte ore a lucrat această subunitate peste linia de bază în trimestrul trecut și ce a dus la asta.

Patru sarcini pe care un sistem de personal trebuie să le îndeplinească

Dacă dezbrăcați categoria de podoabe, treaba este îngustă. Să publice un efectiv care respectă nivelul minim pentru fiecare oră a săptămânii. Să păstreze o evidență a celui care a fost cu adevărat de serviciu, nu a celui care fusese planificat. Să urmărească orele pe care le acumulează fiecare persoană față de limitele care i se aplică. Să producă cifre care rezistă la contactul cu direcția economică și, la un moment dat, cu un control.

Tot ce trece de aceste patru lucruri este decor. Un sistem care produce o grilă elegantă, dar nu poate spune cât a costat grila, a rezolvat jumătatea ușoară a problemei.

Ore de instruire și atestări cărora le expiră valabilitatea

Și personalul operativ, și cel civil poartă cerințe care expiră. Tragerile, mijloacele de imobilizare, primul ajutor, conducerea auto, atestările speciale pentru anumite misiuni: fiecare are un număr de ore cerut și o dată de reînnoire, iar fiecare trebuie făcută fără să lase o tură descoperită. Aceasta este o problemă de planificare înainte de a fi una de conformitate, pentru că timpul de instruire este timp în care cineva nu este disponibil pentru efectiv.

Abordarea care funcționează este să tratați instruirea ca muncă. Planificați-o ca proiect propriu, repartizați oamenii pe ea la fel ca pe orice alt bloc de serviciu și lăsați orele să se acumuleze în rapoartele care duc deja tot restul. La finalul trimestrului, raportul de timp de lucru arată câtă instruire a absorbit fiecare și care subunitate a rămas în urmă, fără un fișier paralel. Posturile și rolurile ținute în fișa fiecărui angajat fac limpede cine este atestat pentru o anumită misiune atunci când un loc trebuie ocupat în timp scurt.

Conformitate, contract colectiv și orele care nu pot fi depășite

Siguranța publică este unul dintre puținele domenii în care graficul funcționează ca un document juridic. Contractul colectiv fixează repausul dintre servicii, numărul maxim de zile consecutive, termenele de anunțare a modificărilor și modul în care se împart orele cu spor. Peste toate acestea stau limitele legale ale timpului de muncă. Încălcarea regulilor nu costă doar o contestație, ci rescrierea întregii perioade.

Software-ul ajută aici făcând bine două lucruri lipsite de strălucire. Arată orele maxime ale fiecărei persoane lângă orele deja alocate, chiar în timp ce se construiește graficul, astfel încât limita acționează ca o constrângere vie și nu ca o descoperire târzie. Și păstrează o urmă durabilă a ceea ce a fost publicat, când și către cine, iar exact în jurul acestui lucru se învârte o contestație sau un control. Un sistem care păstrează doar versiunea curentă a planului nu poate răspunde la întrebări despre trecut.

De unde vine, de fapt, timpul scump din buget

Timpul cu spor dintr-o structură nu este aproape niciodată o singură decizie. Se adună din posturi vacante acoperite prin prelungire, din înfățișări în instanță care cad pe zile de repaus, din chemări la serviciu, din evenimente planificate și din alunecarea lentă a unei subunități care merge luni la rând cu un om în minus. Până când statul de plată consolidează cifra, cauzele nu se mai deosebesc una de alta.

Împărțirea orelor pe trepte de plată transformă ceața aceea într-un număr cu care se poate lucra. Orele de bază, sporul de noapte, sporul de noapte și weekend și orele de sărbătoare raportate în coloane separate pe angajat, pe proiect și pe program îi spun unui comandant care subunitate generează timpul scump și dacă motivul este structural sau doar o lună proastă. Instrumentele noastre de raportare construiesc această defalcare din aceleași înregistrări de tură din care a fost planificată perioada, așa că vederea de planificare și vederea de cost nu se contrazic niciodată.

Norme de efectiv și planificarea numărului de posturi

Fiecare structură are un efectiv aprobat și un efectiv real, iar golul dintre ele se umple cu ore plătite cu spor. Argumentarea pentru posturi noi sau pentru mutarea celor existente are nevoie de dovezi exprimate în unitățile în care se scrie un buget.

Dovada aceea vine din istoric: orele lucrate pe subunitate și pe lună, raportul dintre orele cu spor și orele de bază, cât de des au rămas turele libere nepreluate, cât din efectiv a fost consumat de concedii și instruire. Citite pe un an întreg, cifrele acelea descriu norma reală de efectiv, nu pe cea scrisă pe hârtie. Un sistem care exportă curat cifrele într-o foaie de calcul contribuie mai mult la planificarea numărului de posturi decât unul care își încuie datele într-un ecran propriu.

Sistemele de dispecerat și evidență față de stratul de personal

Sub aceleași cuvinte se caută mai multe produse diferite, așa că merită să fim preciși. Dispeceratul asistat de calculator se ocupă de evenimentele în desfășurare, de starea echipajelor și de direcționarea apelurilor. Sistemele de management al siguranței publice, în sens larg, adună evidențele, probele și dosarele, iar sistemele pentru pompieri fac același lucru pe partea lor. Shifton nu este niciunul dintre acestea. El răspunde la întrebarea de personal pe care celelalte o consideră demult rezolvată: cine este de serviciu, pentru cât timp, la ce tarif și ce se întâmplă cu săptămâna atunci când doi oameni se îmbolnăvesc.

Granița este deliberată. Structurile își au deja platformele de evidență și de dispecerat și rareori vor să le înlocuiască. Mai des le lipsește un strat de personal în care să aibă încredere și planificatorul, și direcția economică, iar acesta este golul pe care software-ul de management al personalului pentru poliție ar trebui să îl umple.

Perspectiva unei ture și perspectiva întregii structuri

Planificarea zilnică și planificarea la nivel de structură sunt două munci diferite făcute de oameni diferiți. Un șef care completează săptămâna viitoare se gândește cine este disponibil și cine se apropie de plafon. Un director se gândește la tendința orelor cu spor pe șase luni și la faptul că o subunitate este sau nu structural subîncadrată. Aceleași date de tură trebuie să îi servească pe amândoi, motiv pentru care pagina noastră grafic de serviciu pentru serviciile de urgență tratează în profunzime partea de efectiv și de tipare, în timp ce aceasta rămâne la managementul personalului, conformitate și cost.

Ținerea lor într-un singur sistem elimină și pasul de reconciliere. Când graficul, evidența prezenței și raportul pe tarife sunt trei documente separate, cea mai mare parte a timpului de analiză se duce pe potrivirea lor. Când sunt trei vederi asupra acelorași înregistrări, analiza începe de unde ar trebui.

Cum alegeți un sistem de management al personalului

Testați orice platformă pe o perioadă dezordonată, nu pe una curată. Construiți o săptămână cu un bloc de noapte, o zi de instruire, un post vacant și două absențe anunțate în ultimul moment, apoi întrebați sistemul cât a costat și de ce limite s-a apropiat. Verificați dacă un angajat își poate vedea propriile ore și poate cere liber din telefon, pentru că adoptarea este decisă de oameni care nu stau la birou. Confirmați că cifrele se exportă într-o formă pe care procesul dumneavoastră de salarizare o poate consuma, fiindcă un raport pe care nimeni nu îl poate muta este un raport pe care nimeni nu îl folosește.

Shifton funcționează gratuit pentru până la zece membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă în întregime un compartiment mic sau o singură subunitate, și include planificarea, pontajul de bază, aplicația mobilă și rapoartele standard. Planurile plătite se tarifează pe angajat pe lună și adaugă raportarea de cost mai profundă, structura pe mai multe proiecte și controlul locației de care are nevoie o structură mai mare. Dacă procesul dumneavoastră actual vă spune cât a costat o perioadă abia după ce perioada s-a încheiat, schimbarea care merită făcută este cea care v-o spune cât timp mai există o decizie de luat.