Softver za upravljanje osobljem policije i hitnih službi

Popunjenost ustanove proračunski je problem prerušen u raspored. Najmanju popunjenost propisuje pravilnik ili ugovor, područje koje se pokriva ne smanjuje se prema tome tko je odsutan, a svaki sat iznad osnovice plaća se s dodatkom koji pada na javni proračun. Softver za upravljanje osobljem policije zaslužuje svoje mjesto tako što u istom trenutku učini vidljivima dvije stvari: je li popunjenost sigurna i zakonita i koliko stoji.

Malo je ustanova do svog sadašnjeg postupka došlo svojevoljno. Tablici je narastao drugi list, pa treći, pa skup pravila u bojama koji do kraja razumije samo jedna osoba. Zapisi o izobrazbi žive u drugoj datoteci. Uvećani sati usklađuju se naknadno, u obračunu plaća, kada se više ništa ne može promijeniti. Posao se ipak pokrije, ali nitko ne zna brzo odgovoriti na jednostavno pitanje: koliko je sati ova postrojba odradila iznad osnovice prošlog tromjesečja i što je to potaknulo.

Četiri zadatka koja kadrovski sustav službe mora ispuniti

Kada kategoriju svučete do kraja, posao je uzak. Objaviti popunjenost koja zadovoljava najmanju propisanu razinu za svaki sat tjedna. Voditi zapis o tome tko je stvarno bio u službi, a ne o tome tko je bio planiran. Pratiti sate koje svaka osoba prikuplja u odnosu na ograničenja koja se na nju odnose. Proizvesti brojke koje preživljavaju susret s financijama i, na kraju, s revizijom.

Sve iznad te četiri stvari ukras je. Sustav koji proizvede elegantnu mrežu, ali ne zna reći koliko je ta mreža stajala, riješio je lakšu polovicu problema.

Sati izobrazbe i ovlaštenja kojima istječe rok

I ovlaštene i civilne osobe nose zahtjeve koji istječu. Gađanje, sredstva prisile, prva pomoć, vožnja, posebna ovlaštenja za pojedine zadaće: svako ima propisani broj sati i datum obnove, a svako se mora odraditi a da smjena ne ostane prazna. To je problem planiranja prije nego što postane problem usklađenosti, jer je vrijeme na izobrazbi vrijeme u kojem netko nije dostupan za popunjenost.

Pristup koji radi jest tretirati izobrazbu kao rad. Isplanirajte je kao vlastiti projekt, rasporedite ljude na nju kao na bilo koji drugi blok službe i pustite sate da se prikupljaju u izvještajima koji već nose sve ostalo. Na kraju tromjesečja izvještaj o radnom vremenu pokazuje koliko je izobrazbe svatko prošao i koja je postrojba zaostala, bez usporedne datoteke. Radna mjesta i uloge vođene u kartonu zaposlenika jasno pokazuju tko je ovlašten za pojedinu zadaću kada mjesto treba popuniti u kratkom roku.

Usklađenost, kolektivni ugovor i sati koji se ne smiju prijeći

Javna sigurnost jedno je od rijetkih područja u kojima raspored djeluje kao pravni dokument. Kolektivni ugovor propisuje odmor između službi, najveći broj uzastopnih dana, rokove za najavu izmjena i način na koji se uvećani sati dijele. Iznad toga stoje zakonska ograničenja radnog vremena. Kršenje pravila ne stoji samo prigovor, nego prepisivanje cijelog razdoblja.

Softver ovdje pomaže tako što dvije neugledne stvari radi dobro. Dok se raspored slaže, pokazuje najveće dopuštene sate svake osobe uz sate koji su joj već dodijeljeni, pa granica djeluje kao živo ograničenje, a ne kao kasno otkriće. I čuva trajan zapis o tome što je objavljeno, kada i kome, jer se prigovor ili revizija na kraju vrte upravo oko toga. Sustav koji čuva samo trenutnu verziju plana ne može odgovoriti na pitanja o prošlosti.

Odakle u proračunu dolazi skupo vrijeme

Uvećano vrijeme u ustanovi gotovo nikada nije jedna odluka. Prikuplja se iz praznih mjesta pokrivenih produljenjem, iz ročišta koja padnu na dane odmora, iz poziva na intervenciju, iz planiranih događanja i iz sporog klizanja postrojbe koja mjesecima radi s jednom osobom manje. Dok obračun plaća objedini brojku, uzroci se više ne razlikuju jedan od drugoga.

Razvrstavanje sati po tarifnim razredima pretvara tu maglu u broj s kojim se može nešto učiniti. Osnovni sati, noćni dodatak, noćni i vikend dodatak te blagdanski sati prikazani kao zasebni stupci po zaposleniku, po projektu i po rasporedu reći će zapovjedniku koja postrojba stvara skupo vrijeme i je li uzrok strukturni ili samo jedan loš mjesec. Naši alati za izvještavanje grade tu raščlambu iz istih zapisa o smjenama iz kojih je razdoblje planirano, pa si planerski i troškovni pogled nikada ne proturječe.

Norme popunjenosti i planiranje broja izvršitelja

Svaka ustanova ima sistematizirani i stvarni broj ljudi, a razlika među njima puni se uvećanim satima. Obrazloženje za nova mjesta ili za premještaj postojećih traži dokaz izražen u jedinicama u kojima se piše proračun.

Taj dokaz dolazi iz povijesti: odrađeni sati po postrojbi i mjesecu, omjer uvećanih i osnovnih sati, koliko su često otvorene smjene ostale nepreuzete, koliko je od ukupnog sastava potrošeno na godišnje odmore i izobrazbu. Pročitane kroz cijelu godinu, te brojke opisuju stvarnu normu popunjenosti, a ne onu napisanu na papiru. Sustav koji brojke uredno izvozi u proračunsku tablicu doprinosi planiranju broja izvršitelja više nego onaj koji podatke zaključa unutar vlastitog zaslona.

Dispečerski i evidencijski sustavi naspram kadrovskog sloja

Pod istim se riječima traži nekoliko različitih proizvoda, pa se isplati biti precizan. Računalno podržano dispečiranje rješava žive događaje, status ekipa i usmjeravanje poziva. Sustavi za upravljanje javnom sigurnošću u širem smislu objedinjuju evidencije, dokaze i spise, a vatrogasni sustavi rade isto na svojoj strani. Shifton nije nijedno od toga. On odgovara na kadrovsko pitanje koje ostali smatraju davno riješenim: tko je u službi, koliko dugo, po kojoj tarifi i što se događa s tjednom kada se dvoje ljudi razboli.

Ta je granica namjerna. Ustanove već imaju svoje evidencijske i dispečerske platforme i rijetko ih žele mijenjati. Češće im nedostaje kadrovski sloj kojem vjeruju i planer i financije, a upravo tu prazninu softver za upravljanje osobljem policije treba popuniti.

Pogled jedne smjene i pogled cijele ustanove

Dnevno planiranje i planiranje na razini ustanove dva su različita posla dvoje različitih ljudi. Voditelj koji popunjava sljedeći tjedan razmišlja o tome tko je dostupan i tko se približava svojoj granici. Načelnik razmišlja o kretanju uvećanih sati kroz pola godine i o tome je li postrojba strukturno podpopunjena. Isti podaci o smjenama moraju poslužiti oboma, i zato naša stranica raspored dežurstava za hitne službe obrađuje stranu popunjenosti i obrazaca u dubinu, dok ova ostaje na upravljanju osobljem, usklađenosti i trošku.

Držanje oboje u jednom sustavu uklanja i korak usklađivanja. Kada su raspored, evidencija dolazaka i izvještaj o tarifama tri odvojena dokumenta, većina vremena za analizu ode na to da se međusobno slože. Kada su tri pogleda na iste zapise, analiza počinje ondje gdje i treba.

Kako odabrati sustav za upravljanje osobljem službe

Isprobajte platformu na neurednom razdoblju, a ne na čistom. Složite tjedan s noćnim blokom, danom izobrazbe, praznim mjestom i dva izostanka u kratkom roku, pa pitajte sustav koliko je to stajalo i kojim se granicama približio. Provjerite može li zaposlenik vidjeti vlastite sate i zatražiti slobodne dane s telefona, jer o prihvaćanju odlučuju ljudi koji ne sjede za stolom. Uvjerite se da brojke izlaze u obliku koji vaš postupak obračuna plaća može pročitati, jer izvještaj koji se ne može premjestiti izvještaj je koji nitko ne koristi.

Shifton radi besplatno za do deset članova tima bez vremenskog ograničenja, čime u cijelosti pokriva mali odjel ili jednu postrojbu, i uključuje planiranje, osnovnu evidenciju dolazaka, mobilnu aplikaciju i standardne izvještaje. Plaćeni planovi naplaćuju se po zaposleniku mjesečno i dodaju dublje troškovno izvještavanje, strukturu s više projekata i nadzor lokacije koji veća ustanova treba. Ako vam sadašnji postupak kaže cijenu razdoblja tek nakon što razdoblje završi, promjena koja se isplati ona je koja to kaže dok još ima odluke na stolu.