Personāla vadība policijai un glābšanas dienestiem

Iestādes personāla nodrošinājums ir budžeta problēma grafika drēbēs. Minimālo sastāvu nosaka kārtība vai līgums, apkalpojamā teritorija nesarūk kāda prombūtnes dēļ, un katra stunda virs bāzes līmeņa tiek apmaksāta ar piemaksu, kas gulstas uz publisko budžetu. Personāla vadības programma glābšanas dienestiem nopelna savu vietu tad, kad tā vienā mirklī parāda divas lietas: vai segums ir drošs un likumīgs un cik tas maksā.

Nedaudzas iestādes pie savas pašreizējās kārtības nonāca apzināti. Izklājlapa izaudzēja otru lapu, tad trešo, tad krāsu noteikumu kopumu, ko līdz galam saprot tikai viens cilvēks. Apmācību ieraksti guļ citā failā. Paaugstinātas likmes stundas tiek saskaņotas pēc fakta, algu aprēķinā, kad neko vairs nevar mainīt. Darbs joprojām tiek nosegts, bet neviens nespēj ātri atbildēt uz vienkāršu jautājumu: cik stundu virs bāzes šī struktūrvienība nostrādāja pagājušajā ceturksnī un kas to izraisīja.

Četri uzdevumi, kas personāla sistēmai jāizpilda

Ja noņem reklāmas slāni, uzdevums ir šaurs. Publicēt segumu, kas atbilst minimālā sastāva standartam katrai nedēļas stundai. Saglabāt ierakstu par to, kurš patiešām bija dežūrā, nevis kurš bija ieplānots. Sekot katra cilvēka uzkrātajām stundām attiecībā pret viņam piemērojamiem ierobežojumiem. Sagatavot skaitļus, kas iztur sadursmi ar finanšu nodaļu un galu galā ar auditoru.

Viss ārpus šiem četriem ir dekorācija. Risinājums, kas uzzīmē glītu tabulu, bet nespēj pateikt, cik šī tabula maksāja, ir atrisinājis vieglāko problēmas pusi.

Apmācību stundas un sertifikāti, kuriem nedrīkst beigties termiņš

Gan formas tērpa darbinieki, gan civilais sastāvs nes prasības ar derīguma termiņu. Šaušanas ieskaite, pašaizsardzība, pirmā palīdzība, transportlīdzekļa vadīšana, speciāla pielaide atsevišķiem uzdevumiem: katrai ir stundu norma un atjaunošanas datums, un katra jānodrošina, neatstājot dežūru bez cilvēkiem. Tas vispirms ir grafika un tikai pēc tam atbilstības uzdevums, jo apmācību laiks ir laiks, kurā cilvēks nav pieejams.

Strādājošā pieeja ir uzskatīt apmācības par darbu. Ieplānojiet tās kā atsevišķu projektu, norīkojiet cilvēkus tāpat kā uz jebkuru citu dežūras bloku, un ļaujiet stundām uzkrāties tajās pašās atskaitēs, kurās jau ir viss pārējais. Ceturkšņa beigās darba stundu atskaite parāda, cik apmācību katrs cilvēks uzņēma un kuras struktūrvienības atpalika, un nekāds paralēls fails nav jāuztur. Amati un lomas, kas glabājas katra darbinieka kartītē, padara acīmredzamu, kam ir pielaide konkrētam uzdevumam, kad vieta jāaizpilda īsā laikā.

Atbilstība, koplīgums un stundu ierobežojumi

Glābšanas dienesti ir viena no retajām nozarēm, kur grafiks darbojas kā juridisks dokuments. Koplīgumi nosaka atpūtu starp dežūrām, maksimālo secīgo dienu skaitu, brīdinājuma termiņus par izmaiņām un to, kā tiek dalītas paaugstinātas likmes stundas. Virsū tam stāv likumā noteiktie darba laika ierobežojumi. Noteikumu pārkāpums maksā ne tikai sūdzību, bet arī visa perioda pārrakstīšanu.

Programmatūra šeit palīdz, labi izdarot divas neefektīgas lietas. Tā rāda katra cilvēka maksimālās stundas blakus jau norīkotajām stundām vēl tad, kad grafiks tiek būvēts, tāpēc ierobežojums darbojas kā dzīvs nosacījums, nevis kā vēlāks atklājums. Un tā saglabā ilgstošu ierakstu par to, kas, kad un kam tika publicēts, un tieši uz tā balstās sūdzība vai pārbaude. Sistēma, kas glabā tikai plāna pašreizējo versiju, nespēj atbildēt uz jautājumiem par pagātni.

Kur virsstundu izmaksas patiesībā uzkrājas

Paaugstinātas likmes laiks iestādē gandrīz nekad nav viens lēmums. Tas uzkrājas no vakantām štata vietām, kas segtas ar pagarinājumu, no tiesas sēdēm, kas iekritušas atpūtas dienās, no izsaukumiem, plānotiem pasākumiem un no lēnas nobīdes, kad struktūrvienība mēnešiem strādā ar vienu cilvēku mazāk. Kamēr algu aprēķins apvieno skaitli, cēloņi vairs nav atšķirami cits no cita.

Stundu sadalīšana pa likmju līmeņiem šo miglu pārvērš skaitlī, ar kuru kāds var rīkoties. Pamatstundas, nakts piemaksa, nakts un brīvdienas piemaksa un svētku stundas, parādītas kā atsevišķas ailes katram darbiniekam, projektam un grafikam, pasaka vadītājam, kura struktūrvienība rada dārgo laiku un vai cēlonis ir strukturāls vai tas ir viens neveiksmīgs mēnesis. Mūsu atskaišu rīki veido šo sadalījumu no tiem pašiem maiņu ierakstiem, ar kuriem periods tika plānots, tāpēc plānošanas skats un izmaksu skats nekad viens otram nerunā pretī.

Personāla normatīvi un štata plānošana

Katrai iestādei ir apstiprināts sastāvs un faktiskais sastāvs, un starpība starp tiem tiek aizpildīta ar paaugstinātas likmes stundām. Pamatojums papildu štata vietām vai jau esošo pārvietošanai prasa pierādījumus, izteiktus tajās vienībās, kurās raksta budžetu.

Šie pierādījumi nāk no vēstures: nostrādātās stundas uz struktūrvienību mēnesī, paaugstinātas likmes stundu attiecība pret pamatstundām, cik bieži brīvās maiņas palika nepārņemtas, cik lielu daļu no štata uzsūca atvaļinājumi un apmācības. Nolasīti pa visu gadu, šie skaitļi apraksta reālo personāla normatīvu, nevis to, kas uzrakstīts uz papīra. Sistēma, kas tīri eksportē datus izklājlapā, štata plānošanai dod vairāk nekā tāda, kas datus noslēdz sevī.

Dispečersistēmas un personāla slāņa robeža

Ar vieniem un tiem pašiem vārdiem tiek meklēti vairāki dažādi produkti, tāpēc ir vērts būt precīziem. Datorizētā dispečerizācija apstrādā notiekošos notikumus, ekipāžu statusu un izsaukumu novirzīšanu. Sabiedriskās drošības pārvaldības sistēmas plašā nozīmē apvieno reģistrus, pierādījumus un lietas, bet ugunsdzēsības dienesta pārvaldības programmas dara to pašu ugunsdzēsības pusē. Shifton nav neviena no tām. Tā atbild uz personāla jautājumu, ko pārējās uzskata par jau atrisinātu: kurš ir dežūrā, cik ilgi, par kādu likmi un kas notiek ar nedēļu, kad divi cilvēki saslimst.

Robeža ir novilkta apzināti. Iestādēm jau pieder savas reģistru un dispečerizācijas platformas, un tās reti vēlas tās nomainīt. Biežāk tām trūkst personāla slāņa, kuram uzticas gan plānotājs, gan finanšu nodaļa, un tieši šo robu personāla vadības programmai ir jāaizpilda.

Maiņas vadītāja skats un iestādes vadības skats

Ikdienas plānošana un plānošana visas iestādes līmenī ir dažādi darbi, ko dara dažādi cilvēki. Maiņas vadītājam, kurš aizpilda nākamo nedēļu, rūp, kurš ir pieejams un kurš tuvojas ierobežojumam. Vadībai rūp paaugstinātas likmes stundu tendences sešu mēnešu griezumā un vai struktūrvienība ir strukturāli nepietiekami nokomplektēta. Vieniem un tiem pašiem maiņu datiem jākalpo abiem, tāpēc mūsu dežūru grafiku lapa padziļināti aptver seguma un modeļu pusi, bet šī paliek pie personāla vadības, atbilstības un izmaksām.

Turēšana vienā sistēmā noņem arī saskaņošanas soli. Kad grafiks, klātbūtnes uzskaite un likmju atskaite ir trīs atsevišķi dokumenti, lielākā daļa analīzes laika aiziet uz to, lai tos savstarpēji saskaņotu. Kad tie ir trīs skati uz vieniem un tiem pašiem ierakstiem, analīze sākas tur, kur tai jāsākas.

Kā izvēlēties personāla vadības sistēmu dienestam

Pārbaudiet jebkuru platformu uz sarežģīta, nevis uz tīra perioda. Izveidojiet nedēļu ar nakts bloku, apmācību dienu, vakantu vietu un divām pēdējā brīža prombūtnēm, un pēc tam pajautājiet sistēmai, cik tas maksāja un kuriem ierobežojumiem tā pietuvojās. Pārbaudiet, vai darbinieks var telefonā redzēt savas stundas un pieprasīt atvaļinājumu, jo ieviešanos izšķir cilvēki, kuri nesēž pie galda. Pārliecinieties, ka skaitļi eksportējas veidā, ko jūsu algu process spēj uzņemt, jo atskaite, ko neviens nevar pakustināt, ir atskaite, ko neviens nelieto.

Shifton darbojas bez maksas līdz desmit komandas dalībniekiem bez laika ierobežojuma, kas pilnībā nosedz nelielu nodaļu vai vienu struktūrvienību un ietver plānošanu, pamata darba laika uzskaiti, mobilo lietotni un standarta atskaites. Maksas plāni tiek rēķināti par darbinieku mēnesī un pievieno dziļāku izmaksu atskaiti, vairāku projektu struktūru un atrašanās vietas kontroli, kas vajadzīga lielākai iestādei. Ja jūsu pašreizējā kārtība pasaka, cik periods maksāja, tikai pēc tam, kad tas ir beidzies, vērtīgā maiņa ir tā, kas to pasaka, kamēr vēl ir palicis lēmums.