Softver za raspored smjena u skladištu i planiranje osoblja

Rad u skladištu planira se u tjednima, a gubi se u minutama. Ulazni obujam se pomakne, prikolica stigne tri sata kasnije, u ponedjeljak izostanu dva komisionera i ekipa koja je u petak izgledala uravnoteženo odjednom je tanka na liniji pakiranja i prebrojna na prijemu. Softver za raspored smjena u skladištu postoji zato da se takav dan ne pretvori u račun za prekovremene, i upravo zato pogoni svih veličina napuštaju zajedničke tablice i prelaze na sustav građen za rad u smjenama.

Teško nikad nije bilo nacrtati mrežu. Teško je nacrtati onu koja izdrži stvaran obujam: izmjenu ekipa, privremenu radnu snagu, obavezne pauze, ograničenja sati i ljude koji ne sjede za stolom i ne čitaju e-poštu.

Što softver za raspored smjena mora obaviti u pogonu

Kad maknete marketing, posao se svede na četiri stvari. Pokriti svaku funkciju u svakoj smjeni, od prijema robe preko komisioniranja, pakiranja i utovara do povrata. Zadržati sate unutar zakonskih i proračunskih granica prije objave rasporeda, a ne nakon obračuna plaća. Doprijeti do ljudi koji žive na mobitelu. I upiti promjene bez ponovne izrade, jer se u distribucijskom centru plan mijenja svaki dan.

Alat za raspored smjena u skladištu koji rješava ta četiri zadatka nadmašuje platformu s pedeset modula usmjerenih na probleme kojih u pogonu nema. Većina pogona to nauči nakon što softver za raspoređivanje skladišnih radnika kupi prema usporedbi značajki, a iskoristi otprilike desetinu.

Sustav za upravljanje skladištem ili alat za raspoređivanje?

Te se dvije kategorije stalno miješaju. Kad na hrvatskom tražite softver za skladište, obično dobijete sustav za upravljanje skladištem, dakle WMS, ili sustav upravljanja radom koji mjeri učinak prema normiranim standardima i čvrsto je vezan uz zalihe i rute komisioniranja. Raspoređivanje skladišnog osoblja stoji ranije u lancu: odlučuje tko radi, kada, na kojoj funkciji i uz koji trošak.

U većini pogona povrativi novac leži upravo na strani rasporeda, jer je to dio koji poslovođa može promijeniti već ovaj tjedan. Norme vam govore da je neko komisioniranje trajalo predugo. Raspored odlučuje je li na liniji uopće bilo dovoljno ljudi. Ista zbrka prati i softver za dodjelu zadataka u skladištu, koji timovi traže kad je pravi problem samo znati tko u četiri poslijepodne stoji na rampi.

Rotacije smjena i pokrivenost oko sata

Svaka lokacija koja vozi više od jedne smjene završi u rotaciji: dvije smjene, tri smjene, četiri ekipe raspoređene na noći i vikende ili zbijeni obrazac duljih dana. Rotacije su načelno jednostavne, a u tablici mučne, jer se jedna promjena prelije u tjedne koji slijede. Softver za raspored smjena u skladištu drži obrazac kao predložak rasporeda koji se ponovno koristi, prenosi ga iz mjeseca u mjesec i uz svako ime prikazuje tekući zbroj sati dok se raspored slaže. Ako na istoj lokaciji rade i proizvodne linije, isti su obrasci obrađeni u planiranju smjena u proizvodnji.

Noćne ekipe zaslužuju posebnu pažnju. Teže ih je popuniti, uz dodatke koštaju više i prve stradaju kad raspored izađe kasno. Objava cijelog mjeseca odjednom daje noćnim radnicima potrebnu najavu i uklanja velik dio fluktuacije koju stvaraju stalne promjene u zadnji čas.

Sezonski vrhunac, privremena radna snaga i uzlet

Obujam u ispunjenju narudžbi je sezonski i plan radne snage mora se kretati s njim. Broj ljudi može porasti za polovicu tijekom jednog kvartala i zatim se vratiti. Dobar softver za raspored u centru za ispunjenje narudžbi čini taj uzlet upravljivim: nove radnike uvezite skupno umjesto da ih upisujete jednog po jednog, postavite radna mjesta i razine ovlasti, a zatim ih dodajte u postojeći obrazac umjesto da gradite usporedan plan.

Privremeni i agencijski radnici trebaju raspored koji doista mogu vidjeti. Softver za raspoređivanje skladišnih radnika mora pretpostaviti da je čitatelj počeo raditi prošli tjedan i nema poslovnu e-poštu, pa smjena stiže na mobitel s push obavijesti čim se nešto pomakne. Lokacije s izraženim sezonskim oscilacijama to obično planiraju uz naš pristup raspoređivanju sezonskih radnika.

Trošak po radnom satu i kontrola prekovremenih

Radna snaga je gotovo u svakom skladišnom proračunu najveća stavka koja se može kontrolirati i jedina koju voditelj doista pomiče iz tjedna u tjedan. U tablici šteta ostaje nevidljiva dok ne stigne obračun plaća: smjena koja se produljila dva sata, dodatni komisioner pozvan za mirno poslijepodne, prijeđeno ograničenje sati koje nitko nije primijetio.

Dva mehanizma odrade najveći dio posla. Ograničenja sati po zaposleniku pokazuju planirane sate naspram maksimuma već dok dodjeljujete smjene, pa prekovremeni rad postaje odluka, a ne nezgoda. Pravila prekovremenog rada dopuštaju dodatne sate samo uz izričitu potvrdu ili ih zatvaraju za određeno razdoblje. Izvještaji o proračunu i satnicama zatim zatvaraju krug i pokazuju koliko je svaki raspored stajao po radnom mjestu i razdoblju. Upravo se po toj mjeri ocjenjuje najbolji softver za raspoređivanje skladišnih ekipa kad novost uredne mreže izblijedi.

Evidencija vremena, prisutnost i radna lista

Objavljen raspored je plan. Radna lista je ono što se doista dogodilo, a u razmaku između njih curi novac. Evidencija vremena bilježi stvaran početak i kraj svake smjene, zajedno s pauzama, bonusima, odbicima i dodacima, i sprema ih u dnevnik smjena gdje ih voditelj može pregledati. Aplikacija za radnu listu u skladištu koja te detalje hvata u trenutku kad nastaju uklanja rekonstrukciju na kraju mjeseca koju papirnate liste uvijek traže.

Kod ugovora s trećim stranama softver za evidenciju vremena u 3PL mora sate dijeliti i po klijentu, što rješavaju projekti. Prijava dolaska iz mobilne aplikacije traje nekoliko sekundi i radi za ekipe raštrkane po velikoj hali ili nekoliko dvorišta. Za lokacije kojima treba dokaz gdje je smjena počela, karta lokacije dostupna je kao plaćeni modul i prikazuje kretanje zaposlenika i povijest rute za odabrano razdoblje. Detalji značajki nalaze se na našoj stranici evidencija radnog vremena.

Pravila o pauzama i odmoru u skladištu nisu izborna i prva su koja se izgube kad se raspored slaže pod pritiskom. Kad su pauze ugrađene u samu smjenu umjesto da se oslanjate na pamćenje ljudi, zapis ostaje čist, a radna lista točna. Ograničenja sati po zaposleniku sprječavaju da rotacija nekoga tiho gurne preko tjednog limita, a zahtjevi za slobodne dane i dostupnost prikupljaju se prije slaganja rasporeda, a ne dogovaraju naknadno.

Izvještavanje je ono što sve ovo čini obranjivim. Izvještaji o radnim satima, minimalnim satima, potvrđenim smjenama i kašnjenjima izvoze se uredno, pa se pitanje u nadzoru odgovara iz zapisa, a ne iz sjećanja.

Jedna platforma za zone, lokacije i 3PL ugovore

Malo pogona stane na jednoj zgradi. Druga lokacija, centar za povrate, prelijevno dvorište ili prekrcajna točka nose vlastitu ekipu i vlastiti ritam, a ugovori s trećim stranama dodaju još jedan sloj. Vođenje u odvojenim tablicama znači da nitko ne vidi neravnotežu dok brojke ne stignu na kraju mjeseca.

Podrška za više lokacija stavlja svaku lokaciju na jednu ploču, a projekti služe za odvajanje zona, klijenata ili ugovora unutar iste zgrade, što je upravo ono što softver za raspoređivanje u 3PL i svaki sustav upravljanja radnom snagom u 3PL mora napraviti. Uloge i ovlasti određuju tko što smije uređivati: poslovođa vodi vlastitu ekipu, a voditelj lokacije vidi cijelu sliku. Pogoni koji uz to prevoze robu i vode vozače često to drže uz raspoređivanje osoblja u logistici, kako bi dvorište i vozni park ostali usklađeni.

Kako odabrati najbolji softver za raspored smjena u skladištu

Najbolji sustav za raspored skladišta onaj je koji voditelji i u šestom mjesecu i dalje otvaraju, a to rijetko bude onaj s najduljim popisom značajki.

Testirajte svaku aplikaciju za raspored skladišta onako kako će je koristiti vaša ekipa, a ne onako kako je prikazuje demonstracija. Isto vrijedi i za softver za raspored u distribucijskom centru koji isprobavate na dvije lokacije. Otvorite ga na najjeftinijem mobitelu u zgradi, jer upravo takav nose vaši sezonski radnici. Složite cijeli tjedan smjena i izmjerite si vrijeme. Objavite ga i vidite koliko brzo stiže obavijest. Promijenite jednu smjenu i provjerite znaju li svi na koje utječe unutar jedne minute. Zatim izvezite izvještaj o radnim satima i pogledajte odgovaraju li brojke onome što obračun plaća traži.

Shifton prolazi te testove s dijelovima koje skladište doista koristi: tjedni i mjesečni prikazi rasporeda, otvorene smjene i zamjene, predlošci rotacija za ponovnu upotrebu, prognoza obujma s automatskom raspodjelom, evidencija vremena i dnevnici sati, pauze, bonusi i odbici te izvještaji koji pokrivaju sate, proračun, satnice i stanja godišnjeg odmora. Ekipe do 10 ljudi rade na besplatnom planu bez vremenskog ograničenja, a plaćeni moduli naplaćuju se po zaposleniku mjesečno kako pogon raste.

Rezultat je ono čemu većina lokacija teži: raspored koji odražava stvaran obujam, sati koji ostaju unutar proračuna koji ste postavili i vozači viličara, pakeri i ljudi na rampi koji uvijek znaju kada rade. Složite svoj prvi tjedan i pogledajte kako izgleda kad je cijeli pogon u jednom prikazu.