आपातकालीन कॉल रोस्टर के लिए प्लंबिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

प्लंबिंग रोस्टर कभी पूरा नहीं होता। शाम सात बजे एक बॉयलर बंद हो जाता है, कोई व्यावसायिक अनुबंध शनिवार के लिए टीम मांगता है, प्रशिक्षु को अकेले नहीं भेजा जा सकता, और जो योजना शुक्रवार को तय लग रही थी वह सोमवार दोपहर तक दो बार दोबारा लिखी जा चुकी होती है। प्लंबिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसी उथल-पुथल को फोन कॉल की कतार के बिना संभालने और यह सटीक रिकॉर्ड छोड़ने के लिए है कि किसने कितना काम किया।

समस्या शायद ही कभी काम की कमी होती है। असली सवाल यह जानना है कि किसी भी घड़ी में कौन ड्यूटी पर है, कौन आपातकालीन ड्यूटी पर है, कौन पहले ही अपनी साप्ताहिक सीमा के पास पहुंच चुका है, और वेतन का बिल आने पर रात की एक कॉल कितनी महंगी पड़ेगी। दीवार का बोर्ड और ग्रुप चैट इन सवालों के खराब जवाब देते हैं, फिर भी ज्यादातर प्लंबिंग कंपनियां आज भी उन्हीं पर चल रही हैं।

प्लंबिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या संभालना चाहिए

चार चीजें पूरा बोझ उठाती हैं। हफ्ता तेजी से बनाना और उसे दोबारा बनाए बिना बदल देना। रातों, सप्ताहांतों और आपातकालीन ड्यूटी का कवर दिखाना ताकि खाली जगहें ग्राहक के पकड़ने से पहले सामने आ जाएं। रोस्टर को फोन तक पहुंचाना, क्योंकि टीम डेस्क पर नहीं, वैन में रहती है। और असली घंटे दर्ज करना, क्योंकि काम के घंटों के बाहर का काम अलग दर पर मिलता है और उस पर विवाद ज्यादा होता है।

जो प्लंबिंग शेड्यूलिंग ऐप ये चार काम कर देता है, वह हर बार लंबी फीचर सूची को पीछे छोड़ देता है। यही उस रोस्टर और उस रोस्टर के बीच का फर्क भी है जिसे टीम फोन पर देख लेती है और जिसके लिए वह दफ्तर फोन करती है।

एक आम प्लंबिंग हफ्ता कुछ बार-बार लौटने वाले हिस्सों से बनता है:

• सामान्य दिन के घंटों में नियोजित रखरखाव और अनुबंध का काम
• शाम, रात और सप्ताहांत को ढकने वाली आपातकालीन ड्यूटी
• काम लंबा खिंचने या अनुबंध की मांग पर दूसरी शिफ्ट और जल्दी शुरुआत
• प्रशिक्षुओं की शिफ्ट, जो पर्यवेक्षक प्लंबर की शिफ्ट के साथ ही पड़नी चाहिए

जैसे ही ये हिस्से चार जगहों की जगह एक ग्रिड पर आ जाते हैं, हफ्ता याददाश्त की परीक्षा नहीं रह जाता। प्लंबिंग टीमों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर बड़े हिस्से में उसी ग्रिड को ईमानदार बनाने का तरीका है।

कॉल रोस्टर और आपातकालीन ड्यूटी

आपातकालीन ड्यूटी वही हिस्सा है जिसे ज्यादातर कंपनियां सबसे खराब तरीके से संभालती हैं। ड्यूटी निष्पक्ष रूप से घूमनी चाहिए, हर किसी को हफ्तों पहले पता होना चाहिए कि कौन सी रातें उसकी हैं, और अदला-बदली किसी संदेश के बजाय कहीं और दर्ज होनी चाहिए। महीने के दृश्य पर योजना बनाने से बारी साफ दिखने लगती है: आप पूरी टीम का ढांचा देखते हैं, उस प्लंबर को पहचानते हैं जिसने लगातार तीन सप्ताहांत लिए हैं, और किसी की शिकायत आने से पहले उसे ठीक कर देते हैं।

जिस कवर को किसी ने नहीं लिया वह खाली खाने के बजाय खुली शिफ्ट की पंक्ति में रहता है, इसलिए अगले महीने की आपातकालीन ड्यूटी की खाली जगह तब साफ दिखती है जब उसे भरना अब भी आसान है। प्लंबरों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अपनी सबसे बड़ी कीमत उसी अंतर में वसूल करता है, समस्या दिखने और शुक्रवार रात आठ बजे उसे मजबूरी में हल करने के बीच।

रातें, सप्ताहांत और वे शिफ्ट जो कोई नहीं चाहता

आपातकालीन प्लंबिंग असुविधाजनक घंटों पर चलती है, और लागत भी उन्हीं असुविधाजनक घंटों में निकलती है। रात 23:00 से 07:00 का ब्लॉक, सुबह की जल्दी शुरुआत, छुट्टी के दिन की कॉल, पूरे दिन काम कर चुके व्यक्ति पर लादी गई दूसरी शिफ्ट। इनमें से हर एक अलग से ठीक लगती है और मिलकर महंगी पड़ती है।

इन सबको एक ही साप्ताहिक ग्रिड पर रखना, जहां पहले से दिए गए घंटों के साथ अधिकतम सीमा भी दिखे, ओवरटाइम को हैरानी के बजाय एक फैसला बना देता है। रोस्टर बनाने वाला व्यक्ति हफ्ता प्रकाशित होने से पहले ही उस प्लंबर को देख लेता है जो अपनी सीमा पार कर रहा है, न कि तब जब वेतन रिपोर्ट लौटती है। प्लंबिंग कंपनी का शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर थकान की नीति को ऐसा दस्तावेज बनने से इसी तरह रोकता है जिसे कोई लागू नहीं करता।

छुट्टी भी उसी दिशा में खींचती है। छुट्टी के अनुरोध ऐप से आते हैं और रोस्टर के साथ ही रहते हैं, इसलिए अगस्त की योजना बनाने वाला व्यक्ति किसी ग्राहक से टीम का वादा करने से पहले देख सकता है कि कौन पहले ही छुट्टी पर दर्ज है। उसे मंजूर करें और शेड्यूल सबके लिए एक साथ अपडेट हो जाता है, और साझा फाइल के बजाय प्लंबर शेड्यूलिंग ऐप का पूरा मतलब यही है।

प्रशिक्षु, पर्यवेक्षण और पद के अनुसार कवर

सूची में हर व्यक्ति एक-दूसरे की जगह नहीं ले सकता। प्रशिक्षुओं को पर्यवेक्षण चाहिए, कुछ अनुबंधों में साइट पर योग्य नाम जरूरी है, और शिफ्ट सचमुच तभी ढकी मानी जाती है जब उस पर सही पद मौजूद हो। शेड्यूल में नामों के साथ पद दिखाने का मतलब है कि कवर सिर गिनकर नहीं, योग्यता से जांचा जाता है, और तीन लोगों वाली मगर बिना पर्यवेक्षक की शिफ्ट भरे हुए कॉलम के बजाय एक समस्या के रूप में दिखती है।

पद, पहुंच के स्तर और संपर्क विवरण टीम की सूची में रहते हैं, इसलिए ऑफिस मैनेजर नया कर्मचारी जोड़ सकता है, उसे आमंत्रित कर सकता है और किसी स्प्रेडशीट को छुए बिना अगले हफ्ते के रोस्टर में रख सकता है। उपयोगिता सेवाएं और दूसरे तकनीकी पेशे भी इसी ढांचे पर चलते हैं, और हमारा उपयोगिता कार्यबल शेड्यूलिंग पेज बड़े पैमाने पर आपातकालीन ड्यूटी के कवर पर बात करता है।

घंटे, ओवरटाइम और महीने की असली लागत

प्लंबर मोबाइल ऐप से आने और जाने का समय दर्ज करते हैं, इसलिए हर शिफ्ट योजना के साथ-साथ असली शुरुआत, अंत और ब्रेक भी सहेजती है। फिर काम के घंटों की रिपोर्ट हर प्लंबर और हर प्रोजेक्ट के लिए किए गए घंटे, ओवरटाइम, देरी और अनुपस्थिति दिखाती है, और दर की रिपोर्ट अवधि को सामान्य तथा बढ़ी हुई श्रेणियों में बांट देती है ताकि रात और सप्ताहांत का काम सामान्य घंटों से अलग रहे।

इससे दो बातें निकलती हैं। वेतन विभाग को बातचीत के बजाय एक फाइल मिलती है, और विवाद वाली टाइमशीट दो मिनट में निपट जाती है क्योंकि आने का रिकॉर्ड शिफ्ट से जुड़ा है। जो कंपनियां प्लंबिंग व्यवसाय के लिए डिस्पैच सॉफ्टवेयर खोजती हैं उन्हें अक्सर पता चलता है कि उनका पैसा रूट नहीं, घंटे ले जा रहे थे।

यह साबित करना कि विजिट हुई

पूरे सेवा क्षेत्र में फैला काम एक ऐसा सवाल खड़ा करता है जिसका जवाब अकेला शेड्यूल नहीं देता: प्लंबर पते तक पहुंचा या नहीं, और कब। कर्मचारियों की आवाजाही का मानचित्र प्रोजेक्ट और अवधि के अनुसार छांटता है, चुने गए कर्मचारी के स्थान चिह्न दिखाता है और दिन का क्रम भी दिखा सकता है। यह मुफ्त प्लान का हिस्सा नहीं, एक सशुल्क मॉड्यूल है, और आमतौर पर इसे वे कंपनियां लेती हैं जिनके व्यावसायिक अनुबंधों में उपस्थिति का प्रमाण चाहिए। शिफ्ट के साथ कार्यस्थल भी जोड़ा जा सकता है ताकि रोस्टर खुद बता दे कि किसे कहां होना चाहिए।

फील्ड सर्विस सिस्टम कहां खत्म होते हैं और रोस्टर कहां शुरू होता है

सीमा के बारे में सीधे कहना ठीक रहेगा। प्लंबिंग मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, प्लंबर मैनेजमेंट ऐप और पूरे फील्ड सर्विस सिस्टम काम के ऑर्डर के इर्द-गिर्द बने हैं: अनुमान, पुर्जे, चालान और दरवाजे तक वैन पहुंचाना। Shifton इनमें से कुछ नहीं करता। यह कार्यबल की परत है और यह दूसरे सवालों के जवाब देता है: कौन रोस्टर पर है, कौन आपातकालीन ड्यूटी पर है, किसने हाजिरी दर्ज की, कितने घंटे काम हुआ और उनमें से कितने ओवरटाइम थे।

कई प्लंबिंग व्यवसाय दोनों चलाते हैं, और बंटवारा साफ है। काम का सिस्टम ग्राहक संभालता है, Shifton रोस्टर और टाइमशीट संभालता है। जिन्हें सिर्फ दूसरा हिस्सा चाहिए उन्हें अक्सर पता चलता है कि ठीक घंटों की रिपोर्टिंग वाला प्लंबिंग टेक्नीशियन शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर स्प्रेडशीट का उतना काम घटा देता है जितना कोई पूरा सिस्टम कभी नहीं घटा पाया।

प्लंबिंग टीम को शेड्यूलिंग ऐप पर लाना

अपनाना फोन पर तय होता है। अगर ऐप का शेड्यूल हर बार असली शेड्यूल हो, तो प्लंबर दफ्तर फोन करना बंद कर देते हैं। इसका मतलब है बदलाव सबके पास एक साथ प्रकाशित हों, अनुरोध उसी जगह निपटें, और घंटे उसी से मेल खाएं जो लोगों ने सचमुच काम किया।

10 टीम सदस्यों तक Shifton का मुफ्त प्लान बिना समय सीमा के पूरा काम संभाल लेता है, और यही ज्यादातर स्वतंत्र प्लंबिंग व्यवसायों की तस्वीर है। उससे आगे सशुल्क प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह लगते हैं और गहरी रिपोर्टिंग तथा नियंत्रण जोड़ते हैं, जबकि जियोलोकेशन और कार्यस्थल उसके ऊपर सशुल्क मॉड्यूल बने रहते हैं। आपका आकार जो भी हो, लक्ष्य एक ही रहता है: ऐसा कवर जिस पर रात तीन बजे भरोसा किया जा सके, और घंटों का ऐसा आंकड़ा जिस पर किसी को बहस न करनी पड़े।