यूटिलिटी क्रू और स्टैंडबाय ड्यूटी के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

यूटिलिटी का काम पसंद के नहीं, दायित्वों के इर्द-गिर्द नियोजित होता है। नेटवर्क को रात भर संभाला जाना चाहिए, स्टैंडबाय क्रू पहुँच में होने चाहिए, नियोजित रखरखाव महीनों पहले तय की गई खिड़कियों में आना चाहिए, और एक बड़ा तूफ़ान मंगलवार दोपहर तक पूरी योजना बेकार कर सकता है। यूटिलिटी के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इसीलिए है कि वह उस योजना को एक साथ बाँधे रखे और पीछे यह सटीक रिकॉर्ड छोड़े कि किसने, कब और किस दर पर काम किया।

दबाव शायद ही कभी काम की कमी से आता है। वह दिखाई देने की कमी से आता है। आज रात रोस्टर पर कौन है, इस सप्ताहांत स्टैंडबाय कौन उठा रहा है, कौन अपनी घंटों की सीमा पार कर चुका है, और कॉल के पिछले दौर ने वेतन बिल में कितना जोड़ा। स्प्रेडशीट पर इन सवालों का जवाब धीरे मिलता है, और जब कोई फ़ॉल्ट क्रू जवाब का इंतज़ार कर रहा हो तो धीमापन महँगा पड़ता है।

यूटिलिटी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या संभालना होता है

चार काम अधिकांश मूल्य उठाते हैं। एक सप्ताह या एक महीने का क्रू कवर तेज़ी से बनाना और पूरी ग्रिड दोबारा खींचे बिना उसे बदलना। स्टैंडबाय ड्यूटी और कॉल को निष्पक्ष रोटेशन में रखना, न कि जो फ़ोन उठाए उसी पर डाल देना। मौजूदा शेड्यूल हर फ़ोन तक पहुँचाना, क्योंकि क्रू डिपो और साइटों पर होते हैं, डेस्क पर नहीं। और योजना के मुकाबले असली घंटे दर्ज करना, क्योंकि रात, सप्ताहांत और अवकाश के काम का भुगतान अलग होता है और उस पर सवाल ज़्यादा उठते हैं।

जो यूटिलिटी शेड्यूलिंग सिस्टम इन चारों को अच्छे से करता है, वह लंबी फ़ीचर सूची से ज़्यादा मूल्यवान है। यूटिलिटी डिस्पैच सॉफ़्टवेयर की खोजें आमतौर पर उसी व्यावहारिक ज़रूरत पर लौटती हैं: यह जानना कि कौन सा क्रू ड्यूटी पर है और बदलाव उनके फ़ोन तक पहुँचाना, इससे पहले कि वह किसी को कुछ महँगा पड़े।

स्टैंडबाय ड्यूटी, आपातकालीन दल की कॉल और तूफ़ान की प्रतिक्रिया

स्टैंडबाय वही हिस्सा है जिसे अधिकांश ऑपरेटर सबसे खराब तरीके से संभालते हैं। ड्यूटी को समान रूप से घूमना चाहिए, लोगों को हफ़्तों पहले पता होना चाहिए कि कौन सी रातें उनकी हैं, और अदला-बदली समूह चैट के अलावा कहीं दर्ज होनी चाहिए। मासिक दृश्य पर योजना बनाने से रोटेशन दिखने लगता है: आप पूरी टीम में पैटर्न देख सकते हैं, उस तकनीशियन को पहचान सकते हैं जिसने लगातार तीन सप्ताहांत लिए, और शिकायत बनने से पहले उसे ठीक कर सकते हैं।

जिस कवर पर किसी ने दावा नहीं किया, वह खाली खाने में नहीं बल्कि खुली शिफ़्ट की पंक्ति में रहता है, इसलिए अगले महीने की स्टैंडबाय का अंतर तब स्पष्ट होता है जब उसे भरना अब भी आसान है। घटना बढ़ने पर अतिरिक्त शिफ़्ट सामान्य काम वाली उसी ग्रिड पर जाती हैं और सबको एक साथ प्रकाशित होती हैं। तूफ़ान वाले हफ़्ते में यूटिलिटी कार्यबल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर से वास्तव में जो माँगा जाता है, उसका अधिकांश यही है।

घंटों की सीमा, थकान के नियम और ओवरटाइम पर नियंत्रण

यूटिलिटी अधिकांश उद्योगों से कड़े घंटों के नियम चलाती हैं, और इसका ठोस कारण है। अठारह घंटे काम कर चुका क्रू वह क्रू नहीं है जिसे आप खंभे के ऊपर देखना चाहेंगे। साप्ताहिक और मासिक दृश्य हर व्यक्ति के चालू योग के साथ अधिकतम सीमा रखते हैं, इसलिए शेड्यूल के मसौदे में रहते ही योजनाकार देख लेता है कि कौन अपनी छत के पास पहुँच रहा है।

तब ओवरटाइम खोज नहीं, निर्णय बन जाता है। घंटों को उन्हीं तीन लोगों पर ढेर करने के बजाय पूरे महीने में संतुलित किया जा सकता है, और दिन तथा रात के ब्लॉक बारी-बारी चलाने वाला रोटेशन पूरी अवधि में भार समान रखता है। समस्या दिखने और रात दो बजे उसे मजबूरी में सुलझाने के बीच की दूरी में ही यूटिलिटी शिफ़्ट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर अपनी कीमत वसूल करता है।

डिपो, सबस्टेशन और साइटों में फैले क्रू

बहुत कम यूटिलिटी टीमें एक ही जगह काम करती हैं। शिफ़्टों को उनकी साइट का टैग मिलता है, इसलिए तीन दिन का दृश्य केवल यह नहीं बताता कि कौन काम कर रहा है, बल्कि यह व्यावहारिक सवाल भी हल करता है कि अगले बहत्तर घंटे में कौन कहाँ रहेगा। प्रोजेक्ट और शेड्यूल के फ़िल्टर बोर्ड को एक डिपो, एक अनुबंध या एक क्रू तक सीमित करते हैं, और यही बड़े रोस्टर को पढ़ने लायक बनाता है।

कई साइटों की योजना फील्ड उद्योगों की साझा समस्या है, और यही पैटर्न हमारे निर्माण क्रू शेड्यूलिंग सेटअप में भी दिखता है। यूटिलिटी में फ़र्क यह है कि साइटें स्थिर हैं और उनके आसपास के नियम कड़े हैं, इसलिए शेड्यूल को जितनी स्पष्टता से बताना है कि कब, उतनी ही स्पष्टता से बताना है कि व्यक्ति कहाँ अपेक्षित है।

भूमिकाएँ, पद और किसे शिफ़्ट पर रखा जा सकता है

रोस्टर पर हर कोई एक-दूसरे की जगह नहीं ले सकता। कुछ कामों के लिए साइट पर योग्य नाम चाहिए, प्रशिक्षु को अकेले नहीं भेजा जा सकता, और शिफ़्ट तभी सचमुच कवर होती है जब उस पर सही पद मौजूद हो। पद पहुँच स्तरों और संपर्क विवरण के साथ टीम सूची में रहते हैं, और भूमिकाएँ शेड्यूल में नामों के साथ दिखाई जाती हैं, इसलिए कवर सिर गिनकर नहीं, क्षमता देखकर जाँचा जाता है।

इससे एक और शांत समस्या भी सुलझती है। चार लोगों वाली और बिना पर्यवेक्षक वाली शिफ़्ट स्प्रेडशीट पर भरी दिखती है और असल में भरी नहीं होती। यूटिलिटी रोस्टरिंग प्लेटफ़ॉर्म पर वह उसी अंतर के रूप में पढ़ी जाती है जो वह है।

बैक ऑफ़िस प्रणालियाँ कहाँ खत्म होती हैं और रोस्टर कहाँ शुरू होता है

इस सीमा पर सीधी बात करना ज़रूरी है, क्योंकि खोज परिणाम दो बिल्कुल अलग उत्पाद मिला देते हैं। यूटिलिटी मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर बिलिंग, ग्राहक खाते और नेटवर्क रिकॉर्ड चलाता है, उसे कोई दूसरा विभाग खरीदता है, और Shifton उनमें से कुछ नहीं करता। Shifton उसके नीचे की कार्यबल परत है: कौन रोस्टर पर है, कौन स्टैंडबाय पर है, किसने क्लॉक इन किया, कितने घंटे काम हुआ और उनमें से कितने ओवरटाइम थे।

अधिकांश ऑपरेटर दोनों चलाते हैं, और बँटवारा साफ़ है। बैक ऑफ़िस प्लेटफ़ॉर्म नेटवर्क और ग्राहक का मालिक है। यूटिलिटी स्टाफ़ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर रोस्टर और टाइमशीट का मालिक है। जिन टीमों को केवल दूसरा हिस्सा चाहिए, वे अक्सर पाती हैं कि यह उम्मीद से ज़्यादा स्प्रेडशीट का काम हटा देता है।

यूटिलिटी टीमों के लिए समय ट्रैकिंग और घंटों की रिपोर्ट

क्रू मोबाइल ऐप से क्लॉक इन और क्लॉक आउट करते हैं, इसलिए हर शिफ़्ट जो योजना बनी थी उसके मुकाबले वास्तविक शुरुआत, समाप्ति और ब्रेक सहेजती है। फिर कार्यघंटों की रिपोर्ट प्रति व्यक्ति और प्रति प्रोजेक्ट किए गए घंटे, ओवरटाइम, देरी, जल्दी जाना और अनुपस्थिति दिखाती हैं, और अवधि दोबारा टाइप करने के बजाय पेरोल के लिए निर्यात हो जाती है।

लागत की तस्वीर वेतन दर रिपोर्टिंग में पूरी होती है। घंटे स्तरों में बँटते हैं: मूल दर, रात का ओवरटाइम, सप्ताहांत में पड़ने वाली रात का ओवरटाइम और सार्वजनिक अवकाश का ओवरटाइम, इसलिए कॉल से भारी महीना एक आँकड़े के रूप में आने के बजाय टुकड़ों में खुल जाता है। यूटिलिटी के लिए टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर तभी उपयोगी है जब परिणाम ऐसा हो जिस पर वित्त विभाग काम कर सके, और रिपोर्टिंग टूल इसी के लिए बने हैं। जब उन आँकड़ों को कहीं और भेजना हो तो इंटीग्रेशन स्क्रीन से QuickBooks, Zapier, Intercom और Usedesk जुड़ते हैं।

ऐसा शेड्यूलिंग सिस्टम कैसे चुनें जिसे क्रू सचमुच इस्तेमाल करें

अपनाना फ़ोन पर तय होता है, डेमो में नहीं। अगर ऐप का शेड्यूल हर बार असली शेड्यूल हो, तो क्रू पुष्टि के लिए डिपो फ़ोन करना बंद कर देते हैं। इसका मतलब है सबको एक साथ प्रकाशित होने वाले बदलाव, रोस्टर वाली ही जगह पर संभाले जाने वाले उपलब्धता और अवकाश अनुरोध, और दर्ज घंटे जो लोगों के असली काम से मेल खाएँ।

इसे उसी तरह परखें जैसे टीम इस्तेमाल करेगी। पूरे महीने का रोटेशन बनाएँ और देखें कितना समय लगता है। एक स्टैंडबाय रात बदलें और देखें सूचना कितनी जल्दी पहुँचती है। जिस सप्ताह में कॉल हुई हो उसकी घंटों की रिपोर्ट निकालें और देखें कि ओवरटाइम के स्तर अलग-अलग आते हैं या नहीं।

10 टीम सदस्यों तक Shifton बिना समय सीमा के मुफ़्त है, जो छोटे ऑपरेटरों और ठेकेदार क्रू को पूरी तरह कवर कर देता है। बड़े कार्यबल प्रति कर्मचारी प्रति माह बिल होने वाले सशुल्क प्लान पर जाते हैं, और जियोलोकेशन तथा कार्यस्थल सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं। दोनों ही स्थितियों में लक्ष्य एक है: ऐसा कवर जिस पर रात तीन बजे भरोसा किया जा सके, और घंटों का ऐसा आँकड़ा जिस पर किसी को बहस न करनी पड़े।