डिज़ाइन स्टूडियो के लिए टाइम ट्रैकिंग और शिफ्ट शेड्यूलिंग

डिज़ाइन स्टूडियो घंटे बेचता है। फाइलें नहीं, डेक नहीं, रिविज़न नहीं, बल्कि कुशल ध्यान के घंटे, जो या तो किसी भुगतान वाले प्रोजेक्ट पर उतरते हैं या चुपचाप आंतरिक काम, दोबारा किए गए काम और उन मीटिंगों में गुम हो जाते हैं जिन्हें किसी ने तय नहीं किया था। क्रिएटिव एजेंसी टाइम ट्रैकिंग इसलिए मायने रखती है क्योंकि स्टूडियो के पास यही एकमात्र स्टॉक है, और यही वह चीज़ है जिसे अधिकतर स्टूडियो सबसे खराब तरीके से मापते हैं।

समस्या आलस्य नहीं है। क्रिएटिव काम साफ-सुथरी टाइमशीट के आगे टिकता नहीं। एक डिज़ाइनर दोपहर से पहले तीन प्रोजेक्ट के बीच घूम लेता है, एक पिच उस गुरुवार को निगल जाती है जो किसी क्लाइंट के लिए रखा था, और जिसे शुक्रवार दोपहर पूरा हफ्ता दोबारा जोड़ना है वह अगले हफ्ते में पहले ही पिछड़ चुका है।

क्रिएटिव एजेंसी टाइम ट्रैकिंग को क्या हल करना है

चार समस्याएं, और वे सब प्रशासनिक नहीं बल्कि व्यावसायिक हैं। जानना कि प्रोजेक्ट ने असल में कितना खा लिया ताकि अगला कोटेशन अंदाज़ा न रहे। क्लाइंट से डेडलाइन का वादा करने से पहले जानना कि किसके पास क्षमता है। घंटों को हफ्ता बीतने के बाद जोड़ने के बजाय उसी समय पकड़ना जब वे बीत रहे हों। और पूरी व्यवस्था इतनी हल्की रखना कि आठ लोगों का स्टूडियो छह महीने बाद भी उसे इस्तेमाल करता रहे।

जो एडवरटाइजिंग एजेंसी टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर इन चारों का जवाब देता है, वह उस भारी सूट से ज्यादा कीमती है जिसकी रिपोर्ट दूसरे महीने के बाद कोई नहीं खोलता।

स्टूडियो का समय असल में कहाँ गायब होता है

किसी भी स्टूडियो मालिक से पूछिए कि प्रोजेक्ट का मार्जिन कहाँ गया, और ईमानदार जवाब आमतौर पर कंधे उचकाना होता है। ओवररन असली था लेकिन अदृश्य: बिना बातचीत के सोख लिया गया संशोधनों का एक अतिरिक्त दौर, दो दिन का आंतरिक काम जो किसी के खाते में नहीं गया, एक जूनियर जो पूरे हफ्ते एक ही काम पर अटका रहा क्योंकि किसी ने देखा ही नहीं कि वह खाली है।

जब घंटे याद से टाइप करने के बजाय शेड्यूल के सामने दर्ज होते हैं, तो धुंध छंट जाती है। नियोजित समय उसी शिफ्ट पर वास्तविक समय के बगल में खड़ा रहता है, और दोनों का अंतर एहसास नहीं, आंकड़ा बन जाता है। जो स्टूडियो एडवरटाइजिंग एजेंसी टाइम ट्रैकिंग ऐप अपनाते हैं उन्हें पहला महीना आमतौर पर असहज और दूसरा फायदेमंद लगता है। फैसला बदलने के लिए आंकड़ों का परफेक्ट होना जरूरी नहीं, बस अगला कोटेशन जाने से पहले उनका होना जरूरी है।

बिल योग्य घंटे और साथ-साथ ट्रैक करने की वजह

बाद में भरी गई टाइमशीट दशमलव वाले अंदाज़े हैं। लोग ऊपर की ओर राउंड करते हैं, छोटे काम भूल जाते हैं और रुकावटें पूरी तरह खो देते हैं, और कुल आंकड़ा उदार और गलत के बीच कहीं गिरता है। जीवंत शेड्यूल के सामने ट्रैक करने से यह गलती काफी हद तक हट जाती है, क्योंकि शिफ्ट पहले से मौजूद है और क्लॉक-इन में एक टैप लगता है।

Shifton की टाइम ट्रैकिंग हर शिफ्ट की असली शुरुआत और अंत को ब्रेक, कार्यों और लागू पे रेट के साथ सहेजती है, और यही एक हफ्ते के स्टूडियो काम को इनवॉइस की ऐसी पंक्ति में बदलता है जिसका बचाव किया जा सके। शेड्यूल से अलग बैठा एडवरटाइजिंग एजेंसी टाइमशीट सॉफ्टवेयर हमेशा सच के दो संस्करण और इस बहस को जन्म देता है कि बिल किसका भेजा जाए। सबसे अच्छा क्रिएटिव स्टूडियो टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर वही है जो डिज़ाइनर से कभी मंगलवार याद करने को नहीं कहता।

डिज़ाइनर क्षमता: हफ्ता शुरू होने से पहले उसकी योजना

क्षमता काम का दूसरा आधा हिस्सा है। स्टूडियो में प्रतिभा खत्म नहीं होती, गुरुवार खत्म होता है। साप्ताहिक और मासिक व्यू दिखाते हैं कि हर व्यक्ति पहले से कितने घंटे उठाए हुए है, और उपलब्धता कैलेंडर दिखाता है कि वह कितने घंटे और ले सकता है, इसलिए नया ब्रीफ समाएगा या नहीं इसका जवाब आशावादी नहीं, दिखने वाला हो जाता है।

• डिलीवरी की तारीख मानने से पहले हर डिज़ाइनर के तय घंटे देखें
• उस व्यक्ति को पहचानें जो लगातार तीसरे हफ्ते चुपचाप ओवरलोड है
• खाली स्टूडियो समय प्रकाशित करें ताकि फ्रीलांसर या पूरी टीम उसे ले सके
• पार्ट-टाइम और कॉन्ट्रैक्ट डिज़ाइनरों को तय घंटों के भीतर रखें

जो एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सिर्फ आज दिखाता है वह पैटर्न छिपा देता है। मासिक व्यू में ही ज्यादा वादा कर देना तब साफ दिखता है जब कुछ खिसकाने का समय बचा हो, और यही इकलौती खूबी सबसे अच्छे क्रिएटिव टीम शेड्यूलिंग ऐप को रंगों वाले साझा कैलेंडर से अलग करती है।

स्टूडियो, रिमोट और फ्रीलांस एक ही शेड्यूल में

आज ज्यादातर क्रिएटिव टीमें मिली-जुली हैं: स्टूडियो में एक कोर, रिमोट विशेषज्ञ और फ्रीलांसर जो एक प्रोजेक्ट के लिए आते हैं और चले जाते हैं। हर व्यक्ति का अपना पद, एक्सेस स्तर और टाइम ज़ोन होता है, इसलिए रिमोट डिज़ाइनर शिफ्ट स्थानीय समय में पढ़ता है जबकि मैनेजर एक ही सुसंगत व्यू रखता है। फ्रीलांसरों को केवल अपनी शिफ्टों तक पहुंच मिलती है, और कुछ नहीं।

जिन स्टूडियो में आंतरिक डेवलपमेंट या प्रोडक्शन टीम भी है वे अक्सर दोनों पक्षों को एक ही अकाउंट में नियोजित करते हैं, जिसे हमारे आईटी टीम शेड्यूलिंग पेज पर बताया गया है। एडवरटाइजिंग एजेंसी वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर तभी मदद करता है जब काम को छूने वाला हर व्यक्ति एक ही शेड्यूल पर हो। जो एडवरटाइजिंग एजेंसी एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर स्थायी स्टाफ को कवर करता है पर कॉन्ट्रैक्टरों को नहीं, वह स्टूडियो का महंगा आधा हिस्सा अदृश्य छोड़ देता है, इसीलिए सबसे अच्छा डिजिटल एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर दोनों को एक ही रोस्टर में रखता है।

ऐसी टाइमशीट जो लोग सच में भरेंगे

यहां सब कुछ अपनाने पर टिका है। कोई डिज़ाइनर पंद्रह मिनट दर्ज करने के लिए डेस्कटॉप टूल नहीं खोलेगा, और क्रिएटिव डायरेक्टर उस पर पहरा नहीं देगा। कैलेंडर में पहले से मौजूद शिफ्ट पर फोन से क्लॉक-इन करने में सेकंड लगते हैं, और व्यस्त स्टूडियो के संपर्क में यही एकमात्र संस्करण है जो एडवरटाइजिंग एजेंसी टाइम एंड अटेंडेंस सॉफ्टवेयर का टिकता है।

पुश नोटिफिकेशन शेड्यूल के बदलाव पहुंचाते हैं, छुट्टी के अनुरोध उसी ऐप से आते हैं, और मंजूरी एक टैप में हो जाती है। जो घर्षण एडवरटाइजिंग एजेंसी शिफ्ट प्लानिंग सॉफ्टवेयर की जान लेता है वह लगभग हमेशा डिज़ाइनर के अनुभव के पहले तीस सेकंड में होता है। एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूल ऐप गलियारे में फोन पर पढ़ने लायक होना चाहिए, और जिस एडवरटाइजिंग एजेंसी वर्क शेड्यूल ऐप के लिए ट्रेनिंग चाहिए वह पहले ही हार चुका है। एडवरटाइजिंग एजेंसी शिफ्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर उसी पहले संपर्क पर जीता या मरता है, अपनी सेटिंग्स स्क्रीन पर नहीं।

ऐसी रिपोर्टिंग जो बताए कि प्रोजेक्ट पर कितना लगा

महीने के अंत में सवाल सीधा होता है और जवाब आमतौर पर धीमा। काम के घंटों की रिपोर्ट व्यक्ति और अवधि के हिसाब से घंटे देती है, बजट और पे रेट रिपोर्ट उन घंटों को लागत में बदलती है, और छुट्टी तथा अवकाश बैलेंस खाली जगहों को समझाते हैं। सब कुछ महीने या पद के हिसाब से फिल्टर होकर स्प्रेडशीट में जाता है, और यही वह चीज़ है जो एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूलिंग सिस्टम को बिना दोबारा हाथ से बनाए वित्त टीम को सौंपनी चाहिए।

Shifton घंटे और लागत बताता है, और इनवॉइसिंग वहीं रहती है जहां पहले से है। QuickBooks और Zapier के साथ इंटीग्रेशन आंकड़ों को दोबारा टाइप किए बिना पहुंचा देता है, और यही सबसे अच्छे डिज़ाइन एजेंसी टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर की व्यावहारिक परीक्षा है: वह वित्त टीम का एक दिन बचाता है या उन्हें मिलान करने के लिए एक और एक्सपोर्ट थमा देता है।

डिज़ाइन स्टूडियो के लिए टाइम ट्रैकिंग कैसे चुनें

स्टूडियो खुद को अलग-अलग नाम देते हैं, ब्रांडिंग एजेंसी से लेकर डिज़ाइन स्टूडियो और डिजिटल प्रोडक्शन टीम तक, जबकि जरूरत लगभग वही रहती है। जो सबसे अच्छे ब्रांडिंग एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के नाम पर बिकता है और जो सबसे अच्छे डिज़ाइन स्टूडियो टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर के नाम पर, दोनों उन्हीं दो चीज़ों पर आकर टिकते हैं: ऐसा शेड्यूल जिसे लोग बिना पूछे पढ़ लें, और ऐसे घंटे जो पीछे भागे बिना आ जाएं।

किसी भी प्लेटफॉर्म को असली हफ्ते पर परखें, उस पिच समेत जिसने दो दिन खा लिए और उस फ्रीलांसर समेत जो बुधवार को जुड़ा। नापें कि डिज़ाइनर को क्लॉक-इन करने में कितना समय लगता है। देखें कि शेड्यूल का बदलाव रिमोट टीम सदस्य तक उसी मिनट पहुंचता है या नहीं। पूछें कि जब कोई क्लॉक-आउट करना भूल जाए तो क्या होता है, क्योंकि यही वह खराबी है जो चुपचाप महीने भर का डेटा बिगाड़ देती है। जो एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म बीच हफ्ते जुड़ने वाले फ्रीलांसर को संभाल नहीं सकता, शुक्रवार तक उसे किनारे कर दिया जाएगा।

कोई सार्वभौमिक रूप से सबसे अच्छा क्रिएटिव एजेंसी टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर नहीं है, न ही कोई परफेक्ट एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूलिंग टूल, बस वही है जिसे आपका स्टूडियो छठे महीने में भी इस्तेमाल कर रहा हो, और छह लोगों की टीम के लिए सबसे अच्छा डिज़ाइन स्टूडियो शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर साठ लोगों की टीम पर शायद ही फिट बैठता है। दस लोगों से कम पर Shifton बिना समय सीमा के मुफ्त है, जो स्प्रेडशीट में रखे एडवरटाइजिंग एजेंसी शेड्यूल टेम्पलेट से आगे बढ़ते छोटे स्टूडियो के लिए काफी है। टीम बढ़ने पर पेड प्लान मल्टी-प्रोजेक्ट प्लानिंग, गहरी रिपोर्टिंग और वे मॉड्यूल जोड़ते हैं जिनकी बड़े पैमाने पर एडवरटाइजिंग एजेंसी रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर से उम्मीद की जाती है। बात वही रहती है: ऐसे घंटे जिनका बिल भेजा जा सके, ऐसी क्षमता जो दिखे, और ऐसा स्टूडियो हफ्ता जो टिका रहे।