Skapa och tilldela uppgifter

Uppgifter är den centrala modulen i fälttjänstläge och kan inte inaktiveras.

Uppgifter gör att du kan tilldela arbete till en eller flera anställda, med en bifogad checklista att slutföra under uppgiftens genomförande. Uppgifter är centrala för fälttjänstöverksamhet och används för alla typer av uppdrag, planering och uppföljning av arbete.

Observera: Uppgifter är väsentliga; allt i fälttjänsten kretsar kring dem. Att fullt ut förstå uppgifterna är avgörande för att använda systemet effektivt.

Sidor där du kan skapa en uppgift

Uppgifter kan skapas från flera ställen i systemet beroende på arbetsflöde och preferens.

1.Kunder sida

Navigera till Kunder sidan.
Hitta önskad kund i listan.
Klicka på pennikonen bredvid kundens namn för att öppna kundprofilens sidopanel.
Scrolla ner i panelen och klicka på Skapa uppgift.

Viktiga detaljer:

Om en kund har flera adresser, måste du välja en specifik adress för uppgiften.
När du skapar en uppgift via klientsidan läggs klienten automatiskt till. Du behöver inte välja en klient manuellt.välja en klient manuellt.
Om några klientdetaljer behöver redigeras (t.ex. namn, kontaktinformation, adress), klicka på pennikonen, uppdatera informationen i sidopanelen och klicka på Spara.
För att skapa en ny klient, klicka på+ ikonen i klientsektionen, fyll i de nödvändiga fälten som är konfigurerade för ditt företag, och klicka på Spara.

Tips: Kontrollera alltid den valda klienten och adressen noggrant, särskilt om klienten har flera adresser, för att undvika att tilldela uppgiften felaktigt.

2. Uppgiftssida

Uppgiftssidan ger en detaljerad översikt och hanteringsverktyg för alla uppgifter. Uppgifter Sidan ger en detaljerad översikt och hanteringsverktyg för alla uppgifter.

Du kan:

Visa uppgifter som en lista.
Filtrera uppgifter efter status:Aktiva, Avslutade, Avbrutna och Utan Datum.
Söka uppgifter med hjälp av nyckelord.
- Obs: Endast fält som är aktiverade för sökning vid skapandet av uppgiftsfält kan sökas.
Filtrera uppgifter efter en eller flera statusar.
Välj ett datumintervall för att visa uppgifter.
Visa filtrerade och sorterade uppgifter på en karta.

Visade uppgiftsfält inkluderar:

Titel och Beskrivning – standardfält. Om anpassningar gjordes (tillagda/borttagna/omordnade fält), visas dessa inställningar.
Kund – kunden kopplad till uppgiften.
Adress – kundens adress associerad med uppgiften.
Anställd – tilldelade anställda.
Schemalagd tid – planerad starttid.
Status – aktuell uppgiftsstatus.
Avslutade – visas endast för avslutade uppgifter; visar tidpunkten då uppgiften avslutades av den anställde.
Inställningar för återkommande uppgifter – orange cirkel med streck = icke-återkommande uppgift; grön cirkel med bock = återkommande uppgift.
Åtgärder – alternativ för att ta bort uppgiften.

Tips: Använd filter och sortering för att hantera ett stort antal uppgifter effektivt.

3. Kalendersida

Den Kalender ger en visuell översikt över uppgifter.

Uppgifter tilldelade till anställda visas som celler på medarbetarraden.
Uppgifter med ett datum men utan tilldelad anställd visas i listan för oallokerade uppgifter.
Uppgifter utan ett schemalagt datum visas på sidan under Uppgifter utan datum.

Kalenderfilter:

Filtrera efter anställd
Filtrera efter uppgiftstyp
Välj betyg
Välj statusar
Välj serviceområden

Tillämning av filter: Klicka på Sök. För att återställa filter, klicka på Rensa.
För att förbättra kalendervyn, göm filterpanelen genom att klicka på filterikonen ovanför kalendern.

Visningsalternativ för kalender:

Visa uppgifter för alla anställda eller endast anställda med tilldelade uppgifter.
Visningsalternativ: 1 dag, 3 dagar, 1 vecka, 1 månad.
Navigera dagar eller månader med hjälp av vänster/högerpilarna eller välj en specifik dag via kalenderikon.
Klicka på kugghjulsikonen för fler inställningar:
- Visa uppgifter – kontrollerar synligheten av uppgifter i 1-dagsvy.
- Visningsläge (dag) – visa endast arbetstimmar (t.ex. 08:00–17:00).
- Sorteringsalternativ för anställda – välj att visa anställdas nummer.
- Sortera – efter namn eller personnummer.

Tips: Justera dessa inställningar för tydlighet när du hanterar många uppgifter samtidigt.

Skapa en uppgift

Klicka på Skapa uppgift för att starta en ny uppgift.

1. Klient (Valfritt)

Välj en befintlig kund eller skapa en ny.
För att välja, skriv minst 3 bokstäver av klientens namn för att söka.
Välj rätt adress.
För att redigera klientinformation, klicka på pennaikonen → gör ändringar → Spara.
För att skapa en ny klient, klicka på+ ikonen → fyll i nödvändiga fält →Spara.

Notera: Kontrollera alltid klient- och adressval. Felaktiga adresser leder till arbetsuppgifter med fel.

2. Allmän information

Fyll i fälten för allmän information ( Anpassade eller standardfält som ditt företag har konfigurerat).
Schemalagd tid – starttid för uppgiften. Om det lämnas tomt visas uppgiften i Uppgifter utan datum.
Beräknad varaktighet – tid som krävs för att slutföra uppgiften, används för planering och för att undvika överlappningar.
Markeringar – visuella markörer för uppgiftstyper i kalendern.
Färdigheter – välj fördefinierade färdigheter för att filtrera anställda vid tilldelning.
Checklista – välj en checklista för den anställde att slutföra under uppgiften.

Tips: Att korrekt ställa in markeringar, färdigheter och checklistor säkerställer korrekt tilldelning av anställda och spårning av uppgiftsslutförande.

3. Anställda

Uppgifter kan tilldelas en eller flera anställda.
Efter att ha valt den första anställde, fortsätter processen.Ytterligare anställd-fältet visas.
Varje ytterligare anställd får en underuppgift. Underuppgifter kan ha:
- Separat schemalagd starttid
- Separat beräknad varaktighet
För att ta bort ytterligare anställda, klicka på sopkorgsikonen bredvid dem.

Exempel: För cateringevenemang anländer dekoratörer först, servitörer 2 timmar senare, städpersonal på kvällen. Underuppgifter möjliggör precis schemaläggning.

4. Återkommande uppgifter

Återkommande uppgifter är tillgängliga endast för en uppgift tilldelad en enda anställd.
Aktivera via Inställningar för återkommande jobb-kryssruta efter att ha ställt in schemalagd tid.
Välj slutdatum och typ av återkommande:
- Dagligen – välj veckodagar (måndag–söndag).
- Veckovis – samma veckodag varje vecka fram till slutdatum.
- Varannan vecka – samma veckodag var 14:e dag fram till slutdatum.

Notera: Att lägga till ytterligare anställda inaktiverar återkommande för de extra anställda.
Viktigt: Innan utförandet av uppgiften börjar, kan du redigera denna uppgift eller alla framtida förekomster, inklusive: medarbetare, checklista, datum/tid, markeringar, färdigheter, etc.

5. Planerade Verktyg (Valfritt)

Ange nödvändiga verktyg, utrustning eller förbrukningsmaterial för att uppgiften ska kunna slutföras (kräver Inventariemodul).
Verktyg måste finnas tillgängliga i rätt mängd för medarbetaren.
Notera: Planerade verktyg kan skilja sig från faktiskt använda verktyg i typ eller mängd.

6. Filer

Ladda upp kundfoton eller dokument.
Välj om du vill visa eller dölja filer för medarbetaren.

FAQ – Skapa och Tilldela Uppgifter

1. Varför kan jag inte välja en kundadress?
En kund har flera adresser; en måste väljas för att tilldela uppgiften korrekt.

2. Vad händer om kunden inte finns?
Använd + ikonen för att skapa en ny kund och fyll i de obligatoriska fälten.

3. Kan jag skapa en uppgift utan en kund?
Ja, kundfältet är valfritt. Uppgifter utan kund visas i listor och på kalendern.

4. Varför visas inte min uppgift i kalendern?
Uppgifter utan schemalagd tid visas i Uppgifter utan Datum. Lägg till en schemalagd tid för att visa på kalendern.

5. Hur tilldelar jag flera medarbetare?
Välj första anställda → Ytterligare anställd fält visas → lägg till fler anställda → deluppgifter skapas.

6. Kan återkommande uppgifter tilldelas flera anställda?
Nej, återkommande uppgifter är endast tillgängliga för en enskild anställd.

7. Vad är deluppgifter?
Deluppgifter är för ytterligare anställda med separat starttid, varaktighet och checklista.

8. Vad betyder orange och grön cirkel?

Orange cirkel – icke-återkommande
Grön cirkel med bock – återkommande

9. Kan jag redigera checklistor efter att uppgiften skapats?
Ja, innan uppgiften utförs. Deluppgifter kan ha separata checklistor.

10. Varför hittar nyckelordssökningen inte min uppgift?
Sökning fungerar endast på fält som är aktiverade för sökning.

11. Hur visar jag uppgifter på kartan?
Efter filtrering och sortering på uppgiftssidan, klicka på visa på karta.

12. Kan jag se uppgifter för alla anställda i kalendern?
Ja, visa alla anställda eller endast de med tilldelade uppgifter.

13. Hur filtrerar jag uppgifter efter märken eller typer?
Använd filter → klicka på Sök.

14. Hur ändrar jag den schemalagda tiden för en deluppgift?
Varje deluppgift kan ha sin egen starttid och varaktighet.

15. Vad händer om jag tar bort huvudanställda?
Huvuduppgiften raderas. Deluppgifter kan förlora sin koppling. Ta bort deluppgifter först om det behövs.

16. Hur ställer jag in en återkommande uppgift?
Välj startdatum → markera Inställningar för återkommande jobb → ställ in slutdatum och typ.

17. Kan återkommande uppgifter börja på olika dagar för olika anställda?
Nej. Återkommande uppgifter är kopplade till en anställd och ett startdatum. Innan utförandet kan du redigera denna eller alla framtida uppgifter.

18. Varför matchar inte planerade verktyg den faktiska användningen?
Planerade verktyg är rekommendationer; faktisk användning kan skilja sig.

19. Hur bifogar jag filer?
Ladda upp filer → välj om de ska visas/döljas för den anställde.

20. Hur redigerar jag kundinformation efter uppgiftsskapandet?
Klicka på pennikonen → redigera → Spara.

21. Hur specificerar jag beräknad varaktighet?
Använd Beräknad varaktighet fältet för att planera och undvika överlappningar.

22. Hur kan jag se slutförda uppgifter?
Filtrera efter Slutförda; slutförandetiden visas i Slutförda kolumnen.

23. Kan flera anställda ha olika checklistor och tider?
Ja, genom deluppgifter.

24. Vad händer om en uppgift inte syns efter kalenderfiltrering?
Kontrollera alla filter. Uppgifter utan schemalagd tid visas i Uppgifter utan Datum.

25. Hur schemalägger jag flera anställda på samma dag?
Använd deluppgifter med olika starttider och varaktigheter.

26. Kan jag redigera återkommande uppgifter efter skapandet?
Ja, innan utförandet kan vilket fält som helst redigeras: anställda, checklista, datum/tid, märkningar, färdigheter.

27. Kan en uppgift ha flera checklistor?
Ja, deluppgifter kan ha olika checklistor.

28. Vad händer om jag inte ställer in en schemalagd tid?
Uppgift visas i Uppgifter utan Datum och visas inte på en specifik dag i kalendern.