Opprette og tildele oppgaver

Oppgaver er kjernemodulen i Field Service-modus og kan ikke deaktiveres.

Oppgaver lar deg tildele arbeid til én eller flere ansatte, med en vedlagt sjekkliste for å fullføre under oppgaveutførelsen. Oppgaver er sentrale i Field Service-operasjoner og brukes til alle typer oppdrag, planlegging og sporing av arbeid.

Merk: Oppgaver er essensielle; alt i Field Service dreier seg om dem. Det er kritisk å forstå oppgaver fullt ut for å bruke systemet effektivt.

Sider Hvor Du Kan Opprette En Oppgave

Oppgaver kan opprettes fra flere steder i systemet, avhengig av arbeidsflyt og preferanser.

1. Klienter-siden

Naviger til Klienter-siden.
Finn ønsket klient i listen.
Klikk på blyantikonet ved siden av klientens navn for å åpne klientprofilens sidepanel.
Bla nedover i panelet og klikk Opprett Oppgave.

Viktige detaljer:

Hvis en klient har flere adresser, må du velge én spesifikk adresse for oppgaven.
Når du oppretter en oppgave via Klienter-siden, legges klienten automatisk til. Dutrenger ikke å velge en klient manuelt.
Hvis noen klientdetaljer trenger redigering (f.eks. navn, kontaktinfo, adresse), klikk påblyantikonet, oppdater informasjonen i sidepanelet, og klikkLagre.
For å opprette en ny klient, klikk på+ ikonet i klientdelen, fyll inn de nødvendige feltene som er konfigurert for ditt selskap, og klikkLagre.

Tips: Dobbeltsjekk alltid den valgte klienten og adressen, spesielt hvis klienten har flere adresser, for å unngå å tildele oppgaven feil.

2. Oppgaveside

Oppgavesiden gir en detaljert oversikt og verktøy for administrasjon av alle oppgaver.Du kan:

Se oppgaver som en liste.

Filtrere oppgaver etter status:
Aktiv, Fullført, Kansellert og Uten DatoSøke etter oppgaver ved hjelp av nøkkelord..
Merk:
- Det er kun felt som er aktivert for søk under opprettelse av oppgavefelt som kan søkes.Filtrere oppgaver etter en eller flere
statuser Velge et.
datointervall for å vise oppgaver.Vis filtrerte og sorterte oppgaver på en
side. kart.

Viste oppgavefelt inkluderer:

Tittel og Beskrivelse – standardfelter. Hvis tilpasninger ble gjort (la til/fjernet/omorganiserte felt), gjenspeiler visningen disse innstillingene.
Klient – klienten knyttet til oppgaven.
Adresse – klientens adresse tilknyttet oppgaven.
Ansatt – tildelt(e) ansatt(e).
Planlagt tid – planlagt starttid.
Status – gjeldende oppgavestatus.
Fullført – vises kun for fullførte oppgaver; viser tidspunktet for fullføring av den ansatte.
Innstillinger for gjentakende oppgaver – oransje sirkel med stripe = ikke-gjentakende oppgave; grønn sirkel med hake = gjentakende oppgave.
Handlinger – alternativer for å slette oppgaven.

Tips: Bruk filtre og sortering for å håndtere et stort antall oppgaver effektivt.

3. Kalenderside

Den Kalender gir en visuell oversikt over oppgaver.

Oppgaver tildelt ansatte vises som celler på ansattraden.
Oppgaver med en dato men uten en tildelt ansatt vises i listen over ikke-tilordnede oppgaver.
Oppgaver uten planlagt dato vises på siden under Oppgaver uten dato.

Kalenderfiltre:

Filtrer etter ansatt
Filtrer etter oppgavetype
Velg merker
Velg status
Velg tjenesteområder

Påføring av filtre: Klikk Søk. For å tilbakestille filtre, klikk Tøm.
For å forbedre kalendervisningen, skjul filterpanelet ved å klikke på filterikonet over kalenderen.

Kalendervisningsalternativer:

Vis oppgaver for alle ansatte eller kun ansatte med tilordnede oppgaver.
Visningsalternativer: 1 dag, 3 dager, 1 uke, 1 måned.
Naviger dager eller måneder ved å bruke venstre/høyre piler eller velg en bestemt dag via kalenderikon.
Klikk på utstyrikonet for flere innstillinger:
- Vis oppgaver – styrer synligheten av oppgaver i 1-dag visning.
- Visningsmodus (dag) – vis bare arbeidstimer (f.eks., 8:00–17:00).
- Sorteringsalternativer for ansatte – velg å vise ansattnumre.
- Sorter – etter navn eller personnummer.

Tips: Juster disse innstillingene for klarhet når du håndterer mange oppgaver samtidig.

Opprette en oppgave

Klikk på Opprett oppgave for å starte en ny oppgave.

1. Klient (Valgfritt)

Velg en eksisterende klient eller opprett en ny.
For å velge, skriv minst 3 bokstaver av klientens navn for å søke.
Velg riktig adresse.
For å redigere klientdetaljer, klikk på blyantikonet → gjør endringer → Lagre.
For å opprette en ny kunde, klikk på + ikonet → fyll inn nødvendige felt → Lagre.

Merk: Kontroller alltid kunde- og adressevalg. Feil adresser fører til oppgavefeil.

2. Generell informasjon

Fyll inn generelle informasjonsfelt (tilpassede eller standardfelter som ditt selskap har konfigurert).
Planlagt tid – starttidspunkt for oppgaven. Hvis det er tomt, vises oppgaven i Oppgaver uten dato.
Estimert varighet – tid som kreves for å fullføre oppgaven, brukt til planlegging og unngå overlapping.
Merker – visuelle markører for oppgavetyper i kalenderen.
Ferdighet – velg forhåndsdefinerte ferdigheter for å filtrere ansatte ved tildeling.
Sjekkliste – velg en sjekkliste som ansatte skal fullføre under oppgaven.

Tips: Riktig innstilling av merker, ferdigheter og sjekklister sikrer korrekt ansattfordeling og oppgavesporing.

3. Ansatte

Oppgaver kan tildeles til en eller flere ansatte.
Etter å ha valgt den første ansatte, vil Ekstra ansatt-feltet vises.
Hver ekstra ansatt mottar en underoppgave. Underoppgaver kan ha:
- Egen planlagt starttid
- Egen estimert varighet
For å fjerne ekstra ansatte, klikk på papirkurvikonet ved siden av dem.

Eksempel: For cateringarrangementer ankommer dekoratører først, servitører ankommer 2 timer senere, renholdspersonale på kvelden. Underoppgaver tillater presis tidsplanlegging.

4. Gjentakende Oppgaver

Gjentakende oppgaver er kun tilgjengelige for en oppgave tildelt til en enkelt ansatt.
Aktiver via Gjentakende Jobbinnstillinger– avkrysningsboksen etter at den planlagte tiden er angitt.
Velg sluttdato og type gjentakelse:
- Daglig – velg ukedager (mandag–søndag).
- Ukentlig – samme ukedag hver uke til sluttdato.
- Hver 2. uke – samme ukedag hver 14. dag til sluttdato.

Merk: Å legge til ekstra ansatte deaktiverer gjentakelse for de ekstra ansatte.
Viktig: Før utførelse av oppgave begynner, kan du redigere denne oppgaven eller alle fremtidige forekomster, inkludert: medarbeider, sjekkliste, dato/tidsplan, merker, ferdigheter, etc.

5. Planlagte Verktøy (Valgfritt)

Spesifiser nødvendige verktøy, utstyr eller forbruksvarer for oppgavens gjennomføring (krever Lager-modul).
Verktøy må være tilgjengelig i riktig mengde for medarbeideren.
Merk: Planlagte verktøy kan avvike fra faktisk brukte verktøy i type eller mengde.

6. Filer

Last opp kunde bilder eller dokumenter.
Velg om du vil vise eller skjule filer for medarbeideren.

FAQ – Opprette og Tilordne Oppgaver

1. Hvorfor kan jeg ikke velge en kundeadresse?
En kunde har flere adresser; en må velges for å tilordne oppgaven riktig.

2. Hva hvis kunden ikke eksisterer?
Bruk + ikonet for å opprette en ny kunde og fylle ut nødvendige felt.

3. Kan jeg opprette en oppgave uten en kunde?
Ja, kunde-feltet er valgfritt. Oppgaver uten en kunde vises i lister og på kalenderen.

4. Hvorfor vises ikke oppgaven min på kalenderen?
Oppgaver uten planlagt tid vises under Oppgaver uten Dato. Legg til et planlagt tidspunkt for å vise på kalenderen.

5. Hvordan tilordner jeg flere medarbeidere?
Velg første ansatt → Tilleggsansatt felt vises → legg til flere ansatte → deloppgaver blir opprettet.

6. Kan tilbakevendende oppgaver tildeles flere ansatte?
Nei, gjentakelser er kun tilgjengelige for en enkelt ansatt.

7. Hva er deloppgaver?
Deloppgaver er for tilleggsansatte med separat starttid, varighet og sjekkliste.

8. Hva betyr oransje og grønne sirkler?

Oransje sirkel – ikke-tilbakevendende
Grønn sirkel med avkrysningsmerke – tilbakevendende

9. Kan jeg redigere sjekklister etter opprettelse av oppgave?
Ja, før oppgaveutførelse. Deloppgaver kan ha separate sjekklister.

10. Hvorfor finner ikke nøkkelordsøket oppgaven min?
Søk fungerer kun på felt som er aktivert for søk.

11. Hvordan viser jeg oppgaver på kartet?
Etter filtrering og sortering på oppgavesiden, klikk vis på kart.

12. Kan jeg se oppgaver for alle ansatte i kalenderen?
Ja, vis alle ansatte eller bare de med tildelte oppgaver.

13. Hvordan filtrerer jeg oppgaver etter merker eller typer?
Bruk filtre → klikk Søk.

14. Hvordan endrer jeg planlagt tid for en deloppgave?
Hver deloppgave kan ha sin egen starttid og varighet.

15. Hva skjer hvis jeg sletter hovedansatt?
Hovedoppgaven blir slettet. Deloppgaver kan miste koblingen. Slett deloppgaver først om nødvendig.

16. Hvordan setter jeg en tilbakevendende oppgave?
Velg startdato → sjekk Innstillinger for tilbakevendende jobber → sett sluttdato og type.

17. Kan gjentakende oppgaver starte på forskjellige dager for forskjellige ansatte?
Nei. Gjentakelse er knyttet til én ansatt og startdato. Før utførelse kan du redigere denne eller alle fremtidige oppgaver.

18. Hvorfor samsvarer ikke planlagte verktøy med faktisk bruk?
Planlagte verktøy er anbefalinger; faktisk bruk kan variere.

19. Hvordan legger jeg ved filer?
Last opp filer → velg om de skal vises/skjules for den ansatte.

20. Hvordan redigerer jeg klientinformasjon etter opprettelse av oppgave?
Klikk blyantikon → rediger → Lagre.

21. Hvordan angir jeg estimert varighet?
Bruk feltet Estimert varighet for å planlegge og unngå overlappinger.

22. Hvordan kan jeg se fullførte oppgaver?
Filtrer etter Fullført; fullføringstid vises i kolonnen Fullført.

23. Kan flere ansatte ha forskjellige sjekklister og tider?
Ja, via deloppgaver.

24. Hva hvis en oppgave ikke er synlig etter kalendervalg?
Sjekk alle filtre. Oppgaver uten planlagt tid vises i Oppgaver uten dato.

25. Hvordan planlegger jeg flere ansatte på samme dag?
Bruk deloppgaver med ulike starttider og varigheter.

26. Kan jeg redigere gjentakende oppgaver etter opprettelse?
Ja, før utførelse kan alle felt redigeres: Ansatt, sjekkliste, dato/tid, merker, ferdigheter.

27. Kan en oppgave ha flere sjekklister?
Ja, deloppgaver kan ha forskjellige sjekklister.

28. Hva skjer hvis jeg ikke setter en planlagt tid?
Oppgaven vises i Oppgaver uten dato og vises ikke på en bestemt dag i kalenderen.