Λογισμικό Διαχείρισης HR Εγγράφων: Οδηγός για Αναπτυσσόμενες Ομάδες

Τι κάνει στην πράξη το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR

Τρεις φάκελοι, δύο ντουλάπια αρχειοθέτησης και ένας κοινόχρηστος δίσκος με 400 αρχεία που κανείς δεν έχει οργανώσει εδώ και χρόνια. Αυτή είναι η κατάσταση των αρχείων HR στις περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Κάποιος ζητά την αρχική επιστολή προσφοράς ενός εργαζόμενου και ο υπεύθυνος HR ψάχνει 40 λεπτά μέσα σε νήματα email πριν τη βρει σε φάκελο με την ετικέτα «Διάφορα – Παλιά».

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR είναι ένα εξειδικευμένο σύστημα για την αποθήκευση, οργάνωση και ανάκτηση αρχείων εργαζομένων – συμβόλαια, επιβεβαιώσεις πολιτικής, αξιολογήσεις απόδοσης, πιστοποιητικά, έγγραφα εισαγωγής και οτιδήποτε άλλο συσσωρεύεται κατά τη διάρκεια μιας εργασιακής σχέσης. Οι καλύτερες πλατφόρμες διαχείρισης αρχείων HR κάνουν πολλά παραπάνω από την απλή αποθήκευση αρχείων. Παρακολουθούν ημερομηνίες λήξης εγγράφων, ελέγχουν ποιος μπορεί να δει τι και δημιουργούν ένα ίχνος ελέγχου που δείχνει ακριβώς πότε είχε πρόσβαση ή ενημερώθηκε κάθε έγγραφο.

Το διακύβευμα είναι μεγαλύτερο από όσο συνειδητοποιούν οι περισσότεροι διευθυντές. Σύμφωνα με την αμερικανική ομοσπονδιακή νομοθεσία, οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων της EEOC υποχρεώνουν τους εργοδότες να διατηρούν ορισμένα αρχεία προσωπικού για ένα έως τρία χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης, με ορισμένες κατηγορίες να επεκτείνονται σε τριάντα χρόνια. Για ομάδες που εργάζονται σε βάρδιες και ωρομίσθιους εργαζόμενους – όπου η κινητικότητα του προσωπικού είναι υψηλότερη και ο όγκος τεκμηρίωσης μεγαλύτερος – η παρακολούθηση της τεκμηρίωσης εργαζομένων χωρίς ειδικό σύστημα γίνεται πραγματικά δύσκολη.

Ποια έγγραφα χρειάζεται πραγματικά να διαχειριστεί το τμήμα HR

Πριν επιλέξετε οποιοδήποτε λογισμικό, βοηθά να χαρτογραφήσετε ακριβώς τι διαχειρίζεστε. Οι περισσότερες ανάγκες διαχείρισης αρχείων HR εμπίπτουν σε μερικές ξεχωριστές κατηγορίες.

Έγγραφα πρόσληψης και εισαγωγής

Αιτήσεις εργασίας, επιστολές προσφοράς, συμβάσεις εργασίας, επαλήθευση I-9, έντυπα W-4, εξουσιοδοτήσεις απευθείας κατάθεσης. Αυτά τα έγγραφα είναι χρονικά ευαίσθητα κατά την εισαγωγή – αν λείπει ένα, μπορεί να καθυστερήσει ο πρώτος μισθός κάποιου ή να δημιουργηθεί πρόβλημα συμμόρφωσης. Τα ψηφιακά αρχεία HR καθιστούν δυνατή την παρακολούθηση της κατάστασης ολοκλήρωσης σε πραγματικό χρόνο αντί για το κυνήγι χάρτινων εντύπων.

Επιβεβαιώσεις πολιτικής και αρχεία εκπαίδευσης

Υπογεγραμμένες επιβεβαιώσεις εγχειριδίου, πιστοποιητικά εκπαίδευσης ασφάλειας, ολοκληρώσεις πρόληψης παρενόχλησης και υπογραφές λειτουργίας εξοπλισμού. Για κλάδους με κανονιστική εποπτεία – εστίαση, υγεία, κατασκευές – αυτά δεν είναι προαιρετικά. Ένας επιθεωρητής OSHA δεν θέλει να ακούσει «πιστεύουμε ότι όλοι ολοκλήρωσαν αυτή την εκπαίδευση». Θέλει χρονολογημένες υπογραφές, και τις θέλει γρήγορα.

Η πραγματική αξία της αυτοματοποίησης εγγράφων εδώ είναι η παρακολούθηση λήξης. Ένα πιστοποιητικό κλαρκ που λήγει σε τρεις μήνες χρειάζεται ειδοποίηση ανανέωσης πριν λήξει, όχι μετά.

Αρχεία αξιολόγησης και πειθαρχικά αρχεία

Αξιολογήσεις απόδοσης, γραπτές προειδοποιήσεις, σχέδια βελτίωσης απόδοσης και τεκμηρίωση τερματισμού. Αυτή η κατηγορία έχει μεγαλύτερη σημασία όταν κάτι πάει στραβά. Αν αμφισβητηθεί μια απόλυση, η δυνατότητα παρουσίασης χρονολογημένων, συνεπώς διαμορφωμένων πειθαρχικών αρχείων είναι συχνά αυτό που ξεχωρίζει μια καθαρή έξοδο από μια δαπανηρή. Η σωστή τήρηση αρχείων HR δεν είναι απλώς διοικητική – είναι διαχείριση κινδύνου.

Έγγραφα αμοιβών και παροχών

Εξουσιοδοτήσεις αλλαγής μισθού, συμφωνίες μπόνους, έντυπα εγγραφής παροχών και τυχόν τροποποιήσεις στους όρους αμοιβής. Αυτά τα έγγραφα χρειάζονται έλεγχο εκδόσεων – η λάθος έκδοση μιας συμφωνίας αμοιβής που ανακτάται κατά τη διάρκεια μιας διαφοράς μπορεί να προκαλέσει πραγματικά προβλήματα. Το λογισμικό διαχείρισης αρχείων προσωπικού που παρακολουθεί εκδόσεις εγγράφων και χρονοσημαίνει κάθε αλλαγή το λύνει αθόρυβα στο παρασκήνιο.

Λειτουργίες που ξεχωρίζουν τα χρήσιμα εργαλεία από τους ακριβούς φακέλους

Πολλές πλατφόρμες διαφημίζονται ως συστήματα διαχείρισης εγγράφων HR αλλά είναι ουσιαστικά αποθήκευση στο cloud με HR branding. Να τι έχει πραγματικά σημασία:

Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων

Δεν πρέπει όλοι στην εταιρεία να βλέπουν κάθε έγγραφο. Ένας επόπτης βάρδιας χρειάζεται πρόσβαση σε πιστοποιητικά και αρχεία εκπαίδευσης για τους άμεσα εξαρτώμενους. Δεν χρειάζεται πρόσβαση στο ιστορικό μισθών ή πειθαρχικά αρχεία άλλων τμημάτων. Ο σωστός έλεγχος πρόσβασης είναι απαραίτητος για κάθε ομάδα που χειρίζεται ευαίσθητα δεδομένα εργαζομένων.

Ίχνη ελέγχου και παρακολούθηση δραστηριότητας

Κάθε φορά που ένα έγγραφο προβάλλεται, κατεβαίνει ή τροποποιείται, το σύστημα πρέπει να το καταγράφει. Αυτό έχει σημασία για τη συμμόρφωση και την εσωτερική λογοδοσία. Αν ένα εμπιστευτικό αρχείο προσωπικού είχε πρόσβαση τρεις εβδομάδες πριν υποβάλει κάποιος εργαζόμενος καταγγελία, πρέπει να γνωρίζετε ποιος είχε πρόσβαση και πότε. Ένα σύστημα παρακολούθησης δραστηριότητας το κάνει αυτό ορατό χωρίς να χρειάζεται κανείς να παρακολουθεί ενεργά οτιδήποτε.

Ειδοποιήσεις λήξης και διαχείριση προθεσμιών

Τα πιστοποιητικά λήγουν. Οι άδειες εργασίας έχουν ημερομηνίες ανανέωσης. Οι συμφωνίες μη ανταγωνισμού έχουν μερικές φορές παράθυρα. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που παρακολουθεί αυτές τις προθεσμίες και στέλνει αυτόματες υπενθυμίσεις αφαιρεί μια ολόκληρη κατηγορία κινδύνου από το πιάτο του υπεύθυνου HR. Οι χειροκίνητες καταχωρήσεις ημερολογίου δεν κλιμακώνονται – όταν διαχειρίζεστε 80 εργαζόμενους, κάποιο πιστοποιητικό είναι πάντα έτοιμο να λήξει.

Ταχύτητα αναζήτησης και ανάκτησης

Αυτό ακούγεται βασικό. Δεν είναι. Αναζήτηση πλήρους κειμένου σε αρχεία εργαζομένων, φιλτραρισμένη κατά τύπο εγγράφου, εύρος ημερομηνιών, τμήμα ή άτομο – αυτό είναι που μετατρέπει ένα αποθετήριο εγγράφων σε χρήσιμο εργαλείο. Αν η εύρεση ενός συγκεκριμένου υπογεγραμμένου εντύπου διαρκεί πάνω από 30 δευτερόλεπτα, το σύστημα δεν λειτουργεί για σας.

Η συμμόρφωση είναι ο βαθύτερος λόγος που αυτό έχει σημασία

Η τεκμηρίωση συμμόρφωσης HR δεν είναι κάτι που οι περισσότερες εταιρείες σκέφτονται μέχρι να τη χρειαστούν επειγόντως. Ένας έλεγχος, μια αξίωση αδικαιολόγητης απόλυσης, μια διαφορά αποζημίωσης εργαζομένων, ένος έλεγχος συμμόρφωσης μετανάστευσης – αυτά τα γεγονότα έρχονται χωρίς μεγάλη προειδοποίηση και απαιτούν να παράξετε συγκεκριμένα έγγραφα γρήγορα.

Οι εταιρείες που αντιμετωπίζουν αυτές τις καταστάσεις ομαλά δεν είναι απαραίτητα αυτές με καλύτερη συμπεριφορά εργαζομένων. Είναι αυτές των οποίων τα συστήματα χωρίς χαρτί μπορούν να τραβήξουν ένα πλήρες αρχείο προσωπικού σε δύο λεπτά αντί δύο ωρών. Η υποδομή διαχείρισης εγγράφων δεν προστατεύει μόνο την εταιρεία – προστατεύει τους υπεύθυνους HR από το να κατηγορούνται για ελλείποντα αρχεία που δεν αποθηκεύτηκαν ποτέ σωστά.

Για ομάδες με βάρδιες ειδικά, η διαχείριση δεδομένων HR περιπλέκεται από τον υψηλότερο όγκο προσωπικού και την ταχύτερη κινητικότητα xe2x80x94 ένα πεδίο όπου εργαζόμενοι που παραμένουν δεσμευμένοι στη δουλειά τους επηρεάζουν άμεσα το πόση τεκμηρίωση παράγετε. Μια εταιρεία που λειτουργεί με 150 μερικοαπασχολούμενους εργαζόμενους σε πολλαπλές τοποθεσίες παράγει πολύ περισσότερα χαρτιά ανά κεφαλή από ένα γραφείο 40 μισθωτών εργαζομένων. Τα μαθηματικά των χειρωνακτικών διαδικασιών σπάνε γρήγορα. Έχουμε δει ομάδες επιχειρήσεων να αφιερώνουν ολόκληρες Παρασκευές βεβαιώνοντας ότι τα πιστοποιητικά όλων ήταν ενημερωμένα – χρόνος που εξαφανίζεται με αυτοματοποιημένη παρακολούθηση λήξης.

Πώς να αξιολογήσετε το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR

Ξεκινήστε με τα έγγραφα που έχετε ήδη, όχι με τις λειτουργίες που νομίζετε ότι μπορεί να χρειαστείτε. Οι περισσότερες ομάδες HR έχουν ένα σωρό ανοργάνωτα ψηφιακά αρχεία πριν καν εξετάσουν νέο λογισμικό. Μια πλατφόρμα που εισάγει και κατηγοριοποιεί υπάρχοντα έγγραφα έχει εξίσου μεγάλη σημασία με αυτή που χειρίζεται καλά τα νέα.

Ενσωμάτωση με το υπάρχον σύστημά σας HR

Η διαχείριση εγγράφων που ζει ξεχωριστά από τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση χρόνου δημιουργεί διπλή εργασία. Αν κάποιος προαχθεί και αλλάξει ο μισθός του, θέλετε αυτό να ενεργοποιεί αυτόματα μια ενημέρωση τεκμηρίωσης – όχι να χρειάζεται κάποιος να θυμηθεί να ενημερώσει δύο ξεχωριστά συστήματα. Η διαχείριση εγγράφων HR που συνδέεται με τις λειτουργίες εργατικού δυναμικού αξίζει περισσότερο από ένα αυτόνομο θησαυροφυλάκιο εγγράφων.

Τα εργαλεία αναφορών εργατικού δυναμικού του Shifton συνδέουν λειτουργικά δεδομένα – ώρες εργασίας, αλλαγές προγράμματος, αναθέσεις ρόλων – με το επίπεδο αρχείων εργαζομένων, ώστε η τεκμηρίωσή σας να αντικατοπτρίζει αυτό που συμβαίνει πραγματικά στις λειτουργίες αντί για αυτό που θυμήθηκε κάποιος να ενημερώσει χειροκίνητα.

Αυτοεξυπηρέτηση εργαζομένων για τακτικά έγγραφα

Το να επιτρέπετε στους εργαζόμενους να έχουν πρόσβαση και να υπογράφουν τα δικά τους έγγραφα – επιστολές προσφοράς, ενημερώσεις πολιτικής, έντυπα παροχών – χωρίς να περνούν από το HR για κάθε συναλλαγή μειώνει σημαντικά τον διοικητικό φόρτο. Τα καλύτερα συστήματα ροής εγγράφων αφήνουν τους εργαζόμενους να χειρίζονται τα τακτικά πράγματα, διατηρώντας ταυτόχρονα τον έλεγχο του HR σε αυτά που ολοκληρώνονται και αποθηκεύονται.

Κλιμακωσιμότητα χωρίς αύξηση τιμής

Ορισμένες πλατφόρμες χρεώνουν ανά αποθηκευμένο έγγραφο ή ανά ηλεκτρονική υπογραφή. Σε χαμηλούς όγκους αυτό φαίνεται εντάξει. Σε 500 εργαζόμενους με ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης, επανεγγραφή παροχών και συνεχή παρακολούθηση πιστοποιητικών, αυτά τα κόστη ανά συναλλαγή συσσωρεύονται γρήγορα. Τα μοντέλα τιμολόγησης ανά χρήστη ή απεριόριστης αποθήκευσης εγγράφων είναι ασφαλέστερα για αναπτυσσόμενες ομάδες.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR;

Είναι ένα σύστημα για την αποθήκευση, οργάνωση και ανάκτηση αρχείων εργαζομένων – συμβόλαια, πιστοποιητικά, επιβεβαιώσεις πολιτικής, έγγραφα απόδοσης και άλλα HR έγγραφα. Πέρα από την αποθήκευση, το καλό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR παρακολουθεί ημερομηνίες λήξης, ελέγχει την πρόσβαση σε έγγραφα κατά ρόλο και διατηρεί ένα ίχνος ελέγχου για το ποιος είδε ή τροποποίησε κάθε αρχείο.

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούν οι εργοδότες τα έγγραφα HR;

Εξαρτάται από τον τύπο εγγράφου και τη δικαιοδοσία. Σύμφωνα με την ομοσπονδιακή νομοθεσία των ΗΠΑ, τα βασικά αρχεία απασχόλησης πρέπει να διατηρούνται για τουλάχιστον ένα χρόνο μετά τη λήξη. Τα αρχεία μισθοδοσίας συνήθως απαιτούν τρία χρόνια. Τα αρχεία έκθεσης OSHA μπορεί να απαιτούν έως και τριάντα χρόνια. Οι νόμοι πολιτειών συχνά προσθέτουν επιπλέον απαιτήσεις. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με ενσωματωμένες πολιτικές διατήρησης αφαιρεί την αβεβαιότητα.

Διαφέρει το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR από ένα γενικό DMS;

Ναι. Ένα γενικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) χειρίζεται οποιοδήποτε είδος επιχειρηματικού εγγράφου. Οι πλατφόρμες ειδικά για HR είναι χτισμένες γύρω από τον κύκλο ζωής των εργαζομένων – κατανοούν έννοιες όπως αρχεία προσωπικού, ροές εισαγωγής, παρακολούθηση πιστοποιητικών και χρονοδιαγράμματα διατήρησης συμμόρφωσης. Η χρήση ενός γενικού DMS για τεκμηρίωση HR είναι δυνατή αλλά συνήθως σημαίνει την ανακατασκευή αυτών των δομών από το μηδέν.

Μπορούν οι μικρές επιχειρήσεις να ωφεληθούν από το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων HR;

Απολύτως – και συχνά περισσότερο από τις μεγάλες. Οι μικρές επιχειρήσεις σπάνια έχουν αφιερωμένο προσωπικό συμμόρφωσης. Μια χαμένη απαίτηση διατήρησης εγγράφων ή μια απαρατήρητη λήξη πιστοποιητικού μπορεί να προκαλέσει δυσανάλογα προβλήματα. Το κατώφλι δεν είναι το μέγεθος της ομάδας – είναι η πολυπλοκότητα της τεκμηρίωσης. Κάθε επιχείρηση με εναλλασσόμενο προσωπικό, πιστοποιητικά ή λειτουργίες σε πολλαπλές τοποθεσίες ωφελείται από ένα κατάλληλο σύστημα εγγράφων HR.

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.