टेक्नीशियन और टीमों के लिए एचवीएसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

एचवीएसी का काम बराबर रफ्तार से नहीं आता। दो हल्के हफ्ते अचानक गर्मी की लहर बन जाते हैं और सोमवार को आरामदेह लगने वाला बोर्ड बुधवार तक भर जाता है, जबकि इमरजेंसी कॉल उन टेक्नीशियन पर गिरती हैं जो पहले से अपने घंटों की सीमा पर हैं। एचवीएसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर ही यह रोकता है कि सब कुछ सिर्फ फोन और याद के सहारे चले, क्योंकि श्रम लागत, प्रतिक्रिया समय और टेक्नीशियन का रुख, तीनों शेड्यूल में एक साथ तय होते हैं।

ये शेड्यूल बनाने वाले आम तौर पर मालिक या सर्विस मैनेजर होते हैं, जो साथ ही कोटेशन देते हैं और फोन भी उठाते हैं। जिस चीज़ में एक हफ्ता सेटअप लगता है वह व्यस्त सीज़न की टकराहट नहीं झेलती। टूल को व्हाइटबोर्ड से तेज होना चाहिए, घंटों के बारे में ईमानदार, और सुबह सात बजे फोन पर उपलब्ध।

एचवीएसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना चाहिए

चार काम। पूरे हफ्ते में टीम को तेजी से बाँटना, हर असाइनमेंट के साथ साइट जोड़कर। हर व्यक्ति के घंटे सीमा के भीतर रखना, ताकि ओवरटाइम बाद की खोज न रहे बल्कि फैसला बने। हर बदलाव तुरंत उन टेक्नीशियन तक भेजना जिन पर वह असर डालता है। और जो असल में हुआ उसे इतना सही दर्ज करना कि उसी आधार पर भुगतान हो सके।

Shifton इन्हीं चार के इर्द-गिर्द बना है। दिन, तीन दिन, हफ्ते और महीने के व्यू, ओपन शिफ्ट, शिफ्ट अदला-बदली, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट, घंटों की सीमा, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, मोबाइल टाइम क्लॉक, प्रति शिफ्ट दरें और बोनस, और ऐसी रिपोर्ट जो काम के घंटों को ओवरटाइम से अलग रखती हैं। एचवीएसी सर्विस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को साझा कैलेंडर से तोलने वाली कंपनियाँ फर्क आम तौर पर पहले नहीं, आखिरी दो बिंदुओं पर पाती हैं।

नाम बाजार के हिसाब से बदलता है। कुछ मालिक टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर खोजते हैं, कुछ एयर कंडीशनिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर या हीटिंग और कूलिंग शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर, और जो सिस्टम के दोनों हिस्से लगाती हैं वे इसे एयर कंडीशनिंग स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर या एयर कंडीशनिंग शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कहती हैं। इन सब नामों के नीचे जरूरत एक ही है: एक बोर्ड, असली घंटा कुल, और हर वैन में वही चीज़ दिखाने वाला फोन।

एचवीएसी बोर्ड पर डिस्पैच का असल मतलब

डिस्पैच दो अलग चीज़ें कवर करता है, और खरीदने से पहले यह फर्क मायने रखता है। एक है यह तय करना कि कौन कौन सा काम, किस पते पर, किस क्रम में लेगा, और उसे बताना। दूसरा है वाहनों के रूट बनाना, पहुँचने का समय बताना और लाइव मैप देखना। Shifton पहला काम पूरी तरह करता है और दूसरे की कोशिश ही नहीं करता।

तो एचवीएसी डिस्पैच सॉफ्टवेयर से अगर आपको ऐसा बोर्ड चाहिए जहाँ हर टेक्नीशियन का दिन दिखे, काम सेकंडों में दूसरे को दिया जा सके, और जिस पर असर पड़ा है वह निकलने से पहले जान जाए, तो यह ठीक वही है। असाइनमेंट अपना लोकेशन साथ रखते हैं, तीन दिन का व्यू प्रति व्यक्ति खाली क्षमता दिखाता है, और बिना नाम वाला काम ऐसी पंक्ति में बैठता है जिसे कोई नहीं चूक सकता। जो लोग मोड़-दर-मोड़ नेविगेशन वाला एचवीएसी सर्विस डिस्पैच सॉफ्टवेयर खोज रहे हैं, वे दूसरी श्रेणी का उत्पाद खोज रहे हैं, और यह अब जान लेना बेहतर है।

मौसमी दबाव और ऑन-कॉल रोटेशन

इस पेशे में मांग मौसम से चलती है, इसलिए शेड्यूल को टूटे बिना खिंचना पड़ता है। इस बोझ का बड़ा हिस्सा दो चीज़ें उठाती हैं। टेम्पलेट जाने-पहचाने पैटर्न को दोबारा बनाने के बजाय आगे बढ़ाने देते हैं, और यह तब मायने रखता है जब पीक हफ्ता दरअसल पिछले साल का पीक हफ्ता ही होता है, बस नाम अलग। ओपन शिफ्ट अतिरिक्त क्षमता को ऐसी चीज़ बना देती हैं जिसमें टीम खुद शामिल हो सकती है, बजाय उस क्रम में फोन करने की कतार के जिस क्रम में मैनेजर को लोग याद आते हैं।

ऑन-कॉल रोटेशन भी ऐसे ही चलते हैं। रोटेशन एक बार बनाइए, सेव कीजिए, आगे लगाइए, और टेक्नीशियन के बीच अदला-बदली ऐप से चलने दीजिए, जहाँ कुछ अंतिम होने से पहले मैनेजर मंजूरी दे। जो एचवीएसी टेक्नीशियन शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर रोटेशन को व्यक्त नहीं कर सकता, वह हर महीने किसी को उसे हाथ से बनाने पर मजबूर करता है। सेव किया रोटेशन ऐसे एचवीएसी शेड्यूल टेम्पलेट की तरह काम करता है जिसे पैटर्न पहले से पता है, और उसे आगे लगाने में पूरी शाम नहीं, एक मिनट लगता है। जो कंपनियाँ इसी तरह प्लंबर की टीमें भी चलाती हैं, उनके लिए प्लंबर शिफ्ट शेड्यूलिंग पेज अलग से है।

शिफ्ट पर ही ओवरटाइम और रात की बढ़ी दरें

इमरजेंसी काम कारोबार का मुनाफे वाला सिरा है और पेरोल का महँगा सिरा, अक्सर उसी हफ्ते में। इसे संभालने का एक ही तरीका है: दर को महीने के कुल में नहीं, शिफ्ट पर ही देखना।

Shifton में हर शिफ्ट अपना दर गुणक रख सकती है, और शिफ्ट का विवरण लागू दर, गिने गए घंटे और कुल रकम दिखाता है। पूरी अवधि में दर रिपोर्ट घंटों को प्रति टेक्नीशियन और प्रति प्रोजेक्ट बेस और बढ़ी दर वाले स्तरों में बाँटती हैं। यही फर्क है यह जानने में कि वेतन बिल बढ़ा, और यह जानने में कि किन कॉलों ने बढ़ाया। असाइन करते समय चालू कुल दिखाने वाली घंटों की सीमा के साथ मिलकर एचवीएसी बिज़नेस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैलेंडर होना छोड़ देता है और लागत नियंत्रण बन जाता है। जो एचवीएसी शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म दरें पेरोल तक छिपा रखता है, उसने सबसे उपयोगी आंकड़ा स्क्रीन से बाहर छोड़ दिया है।

जब काम कभी दफ्तर में नहीं होता, तब समय का हिसाब

टेक्नीशियन साइट पर शुरू करते हैं और साइट पर खत्म, इसलिए कागज़ी टाइमशीट देर से आती हैं, गोल आंकड़ों में और कभी-कभी कल्पना के साथ। Shifton में वे मोबाइल ऐप से क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट करते हैं और समय की मुहर उसी शिफ्ट से जुड़ जाती है जिससे वह संबंधित है, ब्रेक अलग दर्ज होते हैं और बाद में सवाल उठने वाली हर बात के लिए टाइमशीट लॉग रखा जाता है। इसका तरीका हमारे टाइम ट्रैकिंग फीचर पेज पर है।

जहाँ और भरोसा चाहिए, वहाँ पेड जियोलोकेशन मॉड्यूल क्लॉक-इन की जगह दर्ज करता है और किसी अवधि में टेक्नीशियन के दर्ज ठहराव दिखा सकता है। यह पेड ऐड-ऑन है, मुफ्त प्लान का हिस्सा नहीं, और यह रूट नहीं बनाता, स्थान दर्ज करता है। ज़्यादातर कंपनियों के लिए एचवीएसी टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर सिर्फ इसलिए अपनी जगह बना लेता है कि हर हफ्ते की यह बहस खत्म हो जाती है कि काम असल में कब पूरा हुआ। जरूरत एचवीएसी कॉन्ट्रैक्टर टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर के रूप में लिखी हो या एयर कंडीशनिंग टाइमशीट सॉफ्टवेयर के रूप में - परीक्षा एक ही है: दर्ज घंटा उस शिफ्ट से मेल खाता है या नहीं जिस पर वह किया गया, और तीन हफ्ते बाद आप उसे साबित कर सकते हैं या नहीं। टेक्नीशियन का शेड्यूल ऐप और दफ्तर का बोर्ड एक ही रिकॉर्ड से पढ़ते हैं, इसलिए मिलान करने को कुछ नहीं बचता। रिपोर्ट काम के घंटे और ओवरटाइम घंटे अलग कॉलम में रखती हैं, और व्यस्त महीने के अंत में सिर्फ इसी कारण एसी टेक्नीशियन टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर साझा स्प्रेडशीट से आगे निकलता है।

मेंटेनेंस कॉन्ट्रैक्ट और वह काम जो पहले से पता है

नियोजित मेंटेनेंस साल का वह हिस्सा है जिसे ठीक से शेड्यूल किया जा सकता है, और वही हिस्सा है जो सबसे ज़्यादा याद के भरोसे छोड़ा जाता है। नियमित विज़िट टेम्पलेट के रूप में बनाकर उन महीनों पर लगाई जा सकती हैं जिनसे वे जुड़ी हैं, ताकि रिएक्टिव काम बोर्ड भरने से पहले कॉन्ट्रैक्ट का काम अपनी जगह पा ले। प्रोजेक्ट के हिसाब से फिल्टर एक कॉन्ट्रैक्ट के कवरेज को आम सर्विस से अलग रखते हैं, जिससे यह भी दिखता है कि कोई करार कमाई से ज़्यादा श्रम खा रहा है या नहीं। जो साइट पर बिल्डिंग सिस्टम भी संभालते हैं, वे हमारा फैसिलिटी मैनेजमेंट पेज देख सकते हैं, जो यही समस्या इमारत की तरफ से देखता है।

एक टीम, कई डिपो, या मिला-जुला काम

दो वैन के काम को रफ्तार चाहिए और कुछ नहीं। कई ब्रांच वाली कंपनी को अलग रखी टीमें चाहिए, ऐसे मैनेजर जो सिर्फ अपना हिस्सा देखें, और मालिक के लिए जुड़ने वाले कुल आंकड़े। Shifton उत्पाद बदले बिना दोनों संभालता है: प्रोजेक्ट और शेड्यूल टीमों, ब्रांच या कॉन्ट्रैक्ट को अलग करते हैं, अनुमतियाँ तय करती हैं कि कौन क्या बदल सकता है, और ब्रांच के आर-पार काम करने वाले टेक्नीशियन फिर भी एक कैलेंडर देखते हैं। स्प्रेडशीट किस्म का मुफ्त एचवीएसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पहला काम खराब करता है और दूसरा बिल्कुल नहीं। जो कंपनियाँ एसी टेक्नीशियन रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर की खोज से आती हैं, वे आम तौर पर इसी वजह से रुकती हैं: इंस्टॉल टीमें और सर्विस टेक्नीशियन दो बेमेल सिस्टम में नहीं, एक ही बोर्ड पर बैठते हैं।

चुनने से पहले क्या जाँचें

फैसला करने से पहले किसी भी एचवीएसी शेड्यूलिंग ऐप को एक असली हफ्ते से गुज़ारिए। पूरा बोर्ड शून्य से बनाइए और समय नापिए। एक इमरजेंसी कॉल दूसरे को दीजिए और देखिए सूचना कितनी तेजी से पहुँचती है और टेक्नीशियन क्या देखता है। जानबूझकर किसी को उसकी घंटा सीमा से आगे धकेलिए और देखिए टूल चेतावनी देता है या चुपचाप जाने देता है। फिर उस हफ्ते की घंटा और दर रिपोर्ट निकालिए और जाँचिए कि वे सब जोड़ने के बजाय बढ़ी दर वाले घंटे अलग करती हैं या नहीं।

सबसे अच्छे एचवीएसी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की सूचियाँ इस अभ्यास में अपने प्रकाशित क्रम में कम ही टिकती हैं, क्योंकि जो फर्क मायने रखते हैं वे दबाव में ही दिखते हैं। Shifton समय सीमा के बिना दस लोगों तक मुफ्त है, जो छोटी एचवीएसी कंपनी की शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की जरूरत पूरी कर देता है, और टीम बढ़ने पर पेड प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह लगते हैं। कौन मॉड्यूल कहाँ बैठता है यह प्राइसिंग पेज बताता है। टीम इंपोर्ट कीजिए, एक हफ्ता बनाइए, प्रकाशित कीजिए और देखिए कितने फोन कॉल गायब हो जाते हैं।