Software de escalas para técnicos de climatização

O trabalho de climatização não chega de forma regular. Duas semanas amenas passam a onda de calor e a escala que na segunda-feira parecia folgada está sobrecarregada na quarta, com chamadas de urgência a cair sobre técnicos que já estão no limite de horas. Um software de escalas é o que impede que isso seja gerido inteiramente ao telefone e de cabeça, porque é na escala que se decidem ao mesmo tempo o custo do trabalho, o tempo de resposta e a boa vontade dos técnicos.

Quem monta estas escalas é habitualmente o dono ou o responsável de assistência, que também orça trabalhos e atende o telefone. Uma ferramenta que exige uma semana de configuração não sobrevive ao contacto com a época alta. Tem de ser mais rápida do que o quadro branco, honesta quanto às horas e acessível no telemóvel às sete da manhã.

O que um software de escalas para climatização tem de fazer

Quatro tarefas. Distribuir a equipa pela semana depressa, com o local ligado a cada atribuição. Manter as horas de cada pessoa dentro dos limites para que a hora extra seja uma decisão e não uma descoberta. Enviar cada alteração de imediato aos técnicos afetados. E registar o que aconteceu com precisão suficiente para pagar a partir dali.

A Shifton está construída em torno dessas quatro tarefas. Vistas de dia, três dias, semana e mês, turnos abertos, trocas, modelos reutilizáveis, limites de horas, disponibilidade e pedidos de férias, relógio de ponto no telemóvel, tarifas e prémios por turno e relatórios que separam horas trabalhadas de horas extra. As empresas que comparam um programa de planeamento de assistências com um calendário partilhado encontram normalmente a diferença nos dois últimos pontos e não no primeiro.

O termo muda de mercado para mercado. Uns procuram um programa para escalas de técnicos de ar condicionado, outros um software de gestão de turnos para instaladores ou uma ferramenta de planeamento para ventilação, e as empresas que instalam calor e frio descrevem-no como gestão de pessoal em AVAC. A necessidade por baixo é idêntica: uma escala, totais de horas verdadeiros e um telemóvel em cada furgão a mostrar a mesma coisa.

O que a distribuição de trabalho significa mesmo numa escala de climatização

A distribuição cobre duas coisas diferentes e a distinção conta antes de decidir. A primeira é decidir quem assume que assistência, em que morada, em que ordem, e comunicá-lo. A segunda é traçar rotas de viaturas, prever janelas de chegada e vigiar um mapa em tempo real. A Shifton faz a primeira a fundo e não tenta a segunda.

Por isso, se o que precisa de um software de distribuição é uma escala onde o dia de cada técnico esteja visível, onde o trabalho se reatribua em segundos e onde a pessoa afetada saiba disso antes de sair, é exatamente isto. As atribuições trazem o seu local, a vista de três dias mostra a capacidade livre de cada um e o trabalho sem atribuição ocupa uma linha que ninguém consegue ignorar. Quem procura um programa de distribuição com navegação passo a passo procura outra categoria de produto, e é melhor saber isso agora.

Picos de época e a escala de prevenção

A procura neste ofício depende do tempo, por isso a escala tem de ceder sem se desfazer. Duas coisas sustentam quase toda essa carga. Os modelos permitem levar um padrão conhecido para a frente em vez de o reconstruir, o que conta quando uma semana de pico é em boa parte a semana de pico do ano passado com outros nomes. Os turnos abertos transformam a capacidade extra em algo a que a equipa adere, em vez de uma série de chamadas feitas pela ordem em que o responsável se lembra das pessoas.

A prevenção funciona da mesma maneira. Monte a rotação uma vez, guarde-a, aplique-a para a frente e deixe as trocas entre técnicos passarem pela aplicação com aprovação de um responsável antes de algo ficar definitivo. Um software de escalas para técnicos que não sabe expressar uma rotação obriga alguém a refazê-la à mão todos os meses. Uma rotação guardada funciona como um modelo de escala que já conhece o padrão, e aplicá-la leva um minuto em vez de uma noite. As empresas que mantêm da mesma forma equipas de canalizadores encontram os detalhes na página sobre planeamento de turnos de canalizadores.

Horas extra e majorações no próprio turno

As urgências são a ponta rentável do negócio e a ponta cara da folha salarial, muitas vezes na mesma semana. A única forma de gerir isso é ver a tarifa no turno e não num total mensal.

Cada turno na Shifton pode ter o seu multiplicador de tarifa, e o detalhe do turno mostra a tarifa aplicada, as horas contadas e o total em dinheiro. Ao longo de um período, os relatórios de tarifas dividem as horas entre a base e os escalões majorados, por técnico e por projeto. É a diferença entre saber que a folha salarial subiu e saber que saídas a fizeram subir. Combinado com limites de horas que mostram o acumulado enquanto atribui, um software de gestão de escalas deixa de ser um calendário e passa a ser controlo de custos. Uma plataforma de planeamento que esconde as tarifas até ao processamento salarial deixou o número mais útil fora do ecrã.

Registo de horas quando o trabalho nunca é no escritório

Os técnicos começam e terminam nos locais de trabalho, por isso as folhas de horas em papel chegam tarde, arredondadas e às vezes criativas. Na Shifton marcam entrada e saída na aplicação móvel e os registos ficam colados ao turno a que pertencem, com as pausas registadas em separado e um registo de horas guardado para o que for questionado depois. A nossa página da funcionalidade registo de horas explica a mecânica.

Onde é preciso mais garantia, o módulo pago de geolocalização regista o local de uma marcação e pode mostrar as paragens registadas de um técnico num período. É um acréscimo pago, não faz parte do plano gratuito, e regista posições em vez de planear rotas. Para a maioria das empresas, um software de registo de horas justifica-se só por acabar com a discussão semanal sobre quando uma assistência terminou de verdade. Escreva-se a necessidade como registo de horas para instaladores ou como gestão de folhas de horas em climatização, o teste é o mesmo: a hora registada corresponde ao turno em que foi trabalhada e consegue prová-lo três semanas depois? A aplicação do técnico e o quadro do escritório leem o mesmo registo, por isso não há nada para reconciliar. Os relatórios mantêm horas trabalhadas e horas extra em colunas separadas, e é só por isso que um registo de horas ganha a uma folha partilhada no fim de um mês cheio.

Contratos de manutenção e o trabalho que já conhece

A manutenção planeada é a parte do ano que se consegue programar bem e a parte que mais vezes fica entregue à memória. As visitas periódicas podem ser construídas como modelos e aplicadas aos meses a que pertencem, para que o trabalho de contrato entre na escala antes de o trabalho reativo a encher. Os filtros por projeto mantêm a cobertura de um contrato separada da assistência geral, o que também permite ver se um determinado acordo consome mais horas do que rende. As empresas que também tratam das instalações técnicas de um edifício podem comparar a nossa página de gestão de instalações, que aborda o mesmo problema pelo lado do edifício.

Uma equipa, várias bases ou uma operação mista

Uma empresa com duas viaturas precisa de rapidez e de nada mais. Uma empresa com várias delegações precisa de equipas separadas, de responsáveis que só veem a sua zona e de totais que sobem para o dono. A Shifton cobre os dois casos sem mudar de produto: projetos e escalas separam equipas, delegações ou contratos, as permissões controlam quem edita o quê e os técnicos que atravessam delegações continuam a ver um só calendário. Uma escala gratuita feita em folha de cálculo resolve mal o primeiro caso e não resolve o segundo. As empresas que chegam por uma pesquisa de software de gestão de turnos para instaladores ficam quase sempre pelo mesmo motivo: equipas de instalação e técnicos de assistência cabem numa escala em vez de dois sistemas que se contradizem.

O que testar antes de escolher

Passe qualquer aplicação de escalas por uma semana real antes de decidir. Monte a escala completa a partir de zero e cronometre. Reatribua uma chamada de urgência e verifique quanto tempo leva a notificação e o que o técnico vê. Empurre um técnico para além do limite de horas de propósito e veja se a ferramenta avisa ou deixa passar em silêncio. Depois tire os relatórios de horas e de tarifas dessa semana e confirme que separam as horas majoradas em vez de somar tudo.

As listas dos melhores softwares de escalas raramente sobrevivem a esse exercício na ordem publicada, porque as diferenças que contam só aparecem sob carga. A Shifton é gratuita até dez pessoas sem limite de tempo, o que cobre por inteiro a necessidade de uma empresa pequena, e os planos pagos são por colaborador e por mês à medida que a equipa cresce. A página de preços indica onde fica cada módulo. Importe a equipa, monte uma semana, publique-a e veja quantas chamadas desaparecem.