Darbinieku atvaļinājumu pārvaldības sistēma, ko darbinieki patiešām izmanto

Atvaļinājumiem nevajadzētu būt kā cīņai. Bet daudzās komandās tas tā ir. Kāds lūdz atvaļinājumu tērzētavā. Vadītājs atbild pēc stundām. Personāldaļa atjaunina izklājlapu. Algvedība uzzina pārāk vēlu. Grafiks izjūk, un komanda nonāk stresā.

A atvaļinājumu pārvaldības sistēma to atrisina, piedāvājot visiem vienu skaidru ceļu: pieprasīt, apstiprināt, izsekot un plānot. Tas aizstāj nesakārtotās ziņas ar vienkāršu atvaļinājumu apstiprināšanas darbplūsmu, lai vadītāji varētu nodrošināt segumu un darbinieki varētu plānot savu dzīvi bez minējumiem.

Ja vēlaties vienkāršu sākumpunktu darbplūsmām ārpus atvaļinājumiem, varat apskatīt pamatplatformu šeit: skatīt, kā darbojas Shifton

Ko vajadzētu darīt atvaļinājumu pārvaldības sistēmai

Laba sistēma nav tikai forma. Tā ir process, kas samazina kļūdas un padara lēmumus prognozējamus.

Tai vajadzētu apstrādāt atvaļinājumu pieprasījumus veidā, kas darbiniekiem šķiet dabisks, tostarp izmantojot mobilās ierīces. Tai vajadzētu skaidri parādīt statusu, lai neviens piecas reizes nejautātu: “vai jūs to apstiprinājāt?”. Tai vajadzētu atbalstīt darbinieku atvaļinājumu izsekošanu ar skaidru vēsturi, kurš pieprasīja, kurš apstiprināja un kādi datumi bija iesaistīti.

Tai vajadzētu palīdzēt arī vadītājiem plānot, ne tikai apstiprināt. Tas nozīmē skaidru atvaļinājuma kalendāru, redzamību pārklājošos pieprasījumos un veidu, kā izvairīties no personāla nepilnībām pirms to rašanās.

Personāldaļai tai būtu jāatbalsta atvaļinājumu politikas pārvaldība ar noteikumiem, kas paliek konsekventi. Algvedībai tai būtu jāatbalsta apmaksāta atvaļinājuma izsekošana ar tīriem kopsavilkumiem, kas mēneša beigās neprasa manuālu labošanu.

Atvaļinājumu pārvaldībai nevajadzētu būt sarežģītākai par dienas brīva pieprasīšanu. Slimības atvaļinājuma izsekošanai vajadzētu būt ātrai, jo slimības dienas reti tiek paziņotas nedēļu iepriekš.

Kāpēc atvaļinājumu pārvaldība neizdodas ar izklājlapām un tērzēšanu

Izklājlapas izjūk, jo tās paļaujas uz perfektiem cilvēkiem. Kāds aizmirst atjaunināt šūnu. Cits cilvēks rediģē nepareizo rindu. Vadītājs kaut ko apstiprina mutiski, un neviens to nereģistrē. Drīz ir divas patiesības un nulle uzticības.

Tērzēšanas apstiprinājumi šķiet ātri, bet tie rada neskaidrības. Ziņojumi pazūd zem jaunām sarunām. Jauns vadītājs nevar redzēt, kas notika pagājušajā ceturksnī. Personāldaļa nevar atbildēt uz pamata jautājumiem bez ekrānšāviņu izpētīšanas.

Pareiza uztrūkumu pārvaldība prasa vienu patiesības avotu, kas ir viegli lietojams, nevis rīku kopumu.

Nekārtīgas atvaļinājumu pārvaldība īstenā cena uzņēmumam

Slikta atvaļinājumu pārvaldība nav tikai kaitinoša. Tā ir dārga.

Kad vadītāji neredz skaidri atvaļinājumus, viņi pārslogo personālu, lai justos droši. Vai arī viņi palielina pārstrādāšanos un izdedzina komandu. Kad darbinieki neuzticas procesam, viņi pārstāj plānot uz priekšu. Viņi paņem pēdējā brīža atvaļinājumu, un uzņēmums darbojas panikas režīmā.

Tas arī rada netaisnību. Daži cilvēki saņem ātrus apstiprinājumus, jo zina, kam rakstīt. Citi gaida ilgāk, jo ievēro noteikumus. Laika gaitā tas šķiet personiski, pat ja tas tā nav.

Laba atvaļinājumu pārvaldības sistēma padara procesu redzamu un konsekventu, tāpēc lēmumi šķiet taisnīgi un viegli izskaidrojami.

Kā izveidot ikdienā darbojošos atvaļinājumu pārvaldību

Jums nav nepieciešami sarežģīti noteikumi. Jums ir nepieciešami skaidri noteikumi, kurus visi var ievērot.

Iestatiet atvaļinājuma veidus, kas atbilst reālai dzīvei

Sāciet ar nelielu sarakstu, kuru cilvēki faktiski izmanto. Lielākajai daļai komandu nepieciešams tikai atvaļinājums, slimības atvaļinājums, personīgais atvaļinājums un neapmaksātais atvaļinājums. Saglabājiet nosaukumus vienkāršus. Ja cilvēki nevar atšķirt divas līdzīgas iespējas, viņi izvēlēsies nepareizo.

Tas palīdz personāla pārvaldības programmatūrai palikt tīrai un novērš reportāžas pārvēršanos par uzminēšanu.

Padariet apstiprinājumus ātrus un prognozējamus

Lēni apstiprinājumi iznīcina uzticību. Labākā pieeja parasti ir viens tiešais vadītāja apstiprinājums lielākajai daļai pieprasījumu, un otrais solis tikai īpašiem gadījumiem.

Nosakiet, kas jūsu komandā nozīmē ātrs. Vadītāji atbild vienas darba dienas laikā. Ja vadītājs ir prom, pieprasījums tiek pārvirzīts uz rezerves apstiprinātāju. Šādi novēršat iestrēgušus pieprasījumus un samazināt pēdējā brīža grafiku izmaiņas.

Izmantojiet atvaļinājuma kalendāru, lai nodrošinātu segumu

Atvaļinājuma kalendārs ir vieta, kur plānošana kļūst reāla.

Vadītājiem jāspēj ātri saskatīt pārklāšanos. Darbiniekiem jāspēj redzēt, ja nedēļa jau ir pārpildīta, lai viņi izvairītos no konfliktiem, pirms tie vēl nav pieprasīti. Tas samazina atteikšanas rādītājus un konfliktus.

Kad jūsu kalendārs ir uzticams, cilvēki pārstāj dubultoti plānot savu dzīvi, un jūs pārstājiet dubultoti plānot personālu.

Savienojiet atvaļinājumus ar darba laika plānošanu un apmeklējumiem

Atvaļinājumam jāmaina pieejamība. Ja kādam atvaļinājums ir apstiprināts, viņi nedrīkst parādīties kā pieejami maiņām šajos datumos. Tā ir atšķirība starp sistēmu, kas uzglabā pieprasījumus, un sistēmu, kas aizsargā operācijas.

Ja jūs pārvaldāt maiņu pamatu komandas, atvaļinājumu savienošana ar plānošanu rada lielu atšķirību. Shifton to atbalsta šeit: atvaļinājumu pieprasījuma un apstiprināšanas rīki

Kad jums arī vajag skaidrus kopsummas par apmeklējumiem un algām, savienojiet atvaļinājumu lēmumus ar darba stundu izsekošanu šeit: izsekojiet darba stundas bez manuālām laika lapām

Atvaļinājumu pārvaldība komandām ar maiņām un pārklājuma riskiem

Dažas komandas var izdzīvot ar netīru atvaļinājumu izsekošanu ilgāk nekā citas. Biroja komanda var just sāpes, bet maiņu komanda jūt katastrofu.

Veselības aprūpē viens trūkstošs cilvēks var pārslogot visu nodaļu. Mazumtirdzniecībā pārtraukums pīķa stundās kaitē ieņēmumiem un klientu pieredzei. Objekta darbā viens trūkstošs tehniķis var aizkavēt svarīgus uzdevumus.

Ja jūsu darbs ir atkarīgs no pārklājuma, atvaļinājuma pārvaldības sistēma nav tikai HR higiēna. Tā ir operacionālā drošība.

Objektu komandas ir spēcīgs piemērs, jo tām nepieciešams uzticamais pārklājums katru dienu. Šī lapa parāda pārklājuma domāšanas veidu, kas ir svarīgākais: kā objektu komandas paliek nodrošinātas

Labākā prakse, kas padara darbiniekus uzticīgus procesam

Sistēma darbojas tikai tad, ja darbinieki uzskata, ka tā ir taisnīga. Uzticība nāk no skaidrības, nevis no stingrības.

Parādiet bilances skaidri. Ja cilvēki nezina, cik daudz PTO izsekošanas ir pieejams, viņi turpinās jautāt HR vai pārstās pieprasīt pareizi.

Parādiet noteikumus, pirms kāds iesniedz pieprasījumu. Ja ir aizliegtie datumi, minimālie paziņošanas noteikumi vai ierobežojumi par pārklājošiem atvaļinājumiem, parādiet to ātri. Nevērsieties, līdz pieprasījums ir nosūtīts.

Padariet lēmumus viegli izskaidrojamus. Kad vadītājs noraida pieprasījumu, iemesls jābūt vienkāršam un konsekventam, piemēram, pārklājuma ierobežojumi vai pārklāšanās.

Saglabājiet vēsturi. Kad jautājumi parādās vēlāk, jūs vēlaties faktus, nevis viedokļus.

ASV komandām tas palīdz atsaukties uz uzticamu vadību pamatprincipiem algu un darba stundu jautājumos: oficiālās algas un darba stundu pamati

Ieviešanas plāns, kas nekaitina komandu

Lielākā daļa ieviešanu neizdodas, jo tās jūtas kā vairāk darba. Laba ieviešana jūtas kā mazāk darba jau no pirmās dienas.

Pirmkārt, izveidojiet atvaļinājumu tipus un noteikumus tādā veidā, kas atbilst tam, kā cilvēki jau runā. Tad apmācīt vadītājus vienā ieradumā: ātri apstiprināt un pārbaudīt pārklājumu. Pēc tam pārslēdziet pieprasījumus uz sistēmu un pārstājiet pieņemt apstiprinājumus čatos. Ja jūs turat divus kanālus atvērtus, cilvēki vienmēr izvēlēsies netīro.

Galu galā pārskatiet, kas notiek pirmajās divās nedēļās. Ja darbinieki bieži izvēlas nepareizu atvaļinājuma tipu, pārdēvējiet to. Ja apstiprinājumi ir lēni, iestatiet rezerves apstiprinātāju. Turpiniet uzlabot procesu, līdz tas ir neeforts.

Ja vēlaties ātrāko veidu, kā pārbaudīt darba plūsmu ar savu komandu, sāciet šeit: izveidojiet savu Shifton darba telpu

Bieži uzdotie jautājumi

Kas ir atvaļinājuma pārvaldības sistēma?

Atvaļinājumu vadības sistēma ir programmatūra, kas palīdz darbiniekiem iesniegt atvaļinājumu pieprasījumus un palīdz vadītājiem tos apstiprināt, vienlaikus uzturot precīzus uzskaitus, bilances un koplietotu atvaļinājumu kalendāru.

Kādam vajadzētu izskatīties labam atvaļinājumu apstiprināšanas darba plūsmam?

Tam vajadzētu maršrutēt pieprasījumus uz pareizo vadītāju, skaidri parādīt statusu, saglabāt lēmumu vēsturi un novērst pieprasījumu iestrēgšanu, kad kāds ir prombūtnē.

Kā tas palīdz prombūtnes vadībā?

Tas nodrošina vienu uzticamu avotu par to, kurš ir prombūtnē un kad, lai jūs varētu plānot aizvietojumus laikus un izvairīties no pēdējā brīža personāla trūkumiem.

Vai tas var pārvaldīt PTO uzskaiti un apmaksāto atvaļinājumu uzskaiti?

Jā. Pareiza sistēma seko līdzi bilancēm un atvaļinājumu kopskaitam, lai darbinieki zinātu, kas ir pieejams, un algas varētu apstrādāt brīvdienas bez manuālām izmaiņām.

Kā mums jāpārvalda slimības atvaļinājumu uzskaite?

Padariet to ātru un vienkāršu. Slimības atvaļinājumi bieži notiek bez brīdinājuma, tāpēc sistēmai jāļauj ātri iesniegt pieprasījumus un skaidri dokumentēt bez papildu soļiem.

Kāds ir lielākais iemesls, kāpēc komandas neievieš HR atvaļinājumu programmatūru?

Viņi turpina apstiprināt atvaļinājumus tērzēšanā, vienlaikus aicinot cilvēkus izmantot sistēmu. Izvēlieties vienu kanālu, apmāciet vadītājus ātri reaģēt, un ieradums ieviesīsies.

Kā mēs varam samazināt konfliktus atvaļinājumu pārvaldībā?

Izmantojiet atvaļinājumu kalendāru, kas parāda pārklāšanos un personāla ierobežojumus laikus. Kad darbinieki var redzēt konfliktus pirms iesniegšanas, pieprasījumi kļūst gudrāki un apstiprinājumi ātrāki.