Jaudas plānošana vienkārši īstām komandām

Jaudas plānošana ir veids, kā izvairīties no sajūtas “mēs esam aizņemti, bet joprojām atpaliekam”. Tas ir ieradums pirms nedēļas sākuma pārbaudīt divas lietas: cik daudz darba ienāks un cik daudz darba jūsu komanda reāli var paveikt.

Ja jaudas plānošanas nav, vadītāji parasti paļaujas uz cerību. Cerību, ka ieradīsies pietiekami daudz cilvēku. Cerību, ka termiņi nesakritīs. Cerību, ka virsstundas nekļūs par noklusējumu. Plāns neizslēdz pārsteigumus, bet padara tos mazākus un vieglāk pārvaldāmus.

Šajā ceļvedī jaudas plānošana izskaidrota vienkārši, koncentrējoties uz reālām komandām, nevis teoriju.

Ko jaudas plānošana patiesībā nozīmē

Jaudas plānošana atbild uz vienu pamatjautājumu: vai mums ir pietiekami daudz izmantojama laika un prasmju, lai tiktu galā ar gaidāmo pieprasījumu?

Svarīga ir “izmantojamā jauda”. Darbinieku skaits nav jauda. Desmit cilvēki uz papīra realitātē var būt septiņi, ja atņem apmācības, sapulces, brīvdienas, slimības dienas, administratīvo darbu un to, ka dažas lomas nevar aizstāt citas.

Ja vēlaties plašu, ne-pārdošanas skaidrojumu par to, kā jaudas plānošanu izmanto operācijās, pārskats par jaudas plānošanu ir labs sākumpunkts vispārējā koncepta izpratnei.

Trīs jaudas plānošanas līmeņi, kas nepieciešami lielākajai daļai komandu

Dienas jauda

Tas ir par šodienu un rītdienu. Vai mums ir nodrošināts segums steidzamajiem darbiem un gaidāmajam apjomam?

Nedēļas jauda

Šeit vajadzētu notikt lielākajai daļai plānošanas. Nedēļas plānošana novērš piektdienas paniku, jo tā liek laikus pamanīt nepilnības.

Sezonālā jauda

Noslogotie periodi, svētki, akcijas, laikapstākļu kāpumi un prognozējams pieprasījuma pīķis. Ja reaģējat tikai tad, kad pīķis jau ir klāt, jūs par to samaksāsiet ar virsstundām un kvalitātes kritumu.

Lielākā kļūda: darbinieku skaitu uzskatīt par jaudu

Komandas nonāk grūtībās, kad pieņem, ka “mums ir pietiekami daudz cilvēku”, nepārbaudot, kā šīs stundas ir sadalītas.

Divām komandām ar vienādu darbinieku skaitu var būt ļoti atšķirīga jauda šādu iemeslu dēļ:

• prasmju proporcija un lomu ierobežojumi

• ievadīšanas slodze un apmācības

• atvaļinājumu modeļi

• pārstrāde un kvalitātes problēmas

• nevienmērīgs maiņu segums

Tāpēc jaudas plānošana ātri kļūst par grafiku plānošanas tēmu. Ja segums nedēļas laikā ir nevienmērīgs, jauda uz papīra pastāv, bet reālajās operācijās — nē.

Kāpēc jaudas plānošana ir vēl svarīgāka maiņu darbā

Maiņu darbā kalendārs ir sistēma. Ja maiņā trūkst darbinieku, jūs nevarat vienkārši “vēlāk panākt” bez sekām.

Tāpēc jaudas plānošana ir īpaši noderīga operācijām intensīvā vidē, piemēram, loģistikā, kur apjomam un personālam ik dienu jābūt saskaņotiem, un viena vāja diena var radīt uzkrājumu, kas ievelkas visā nedēļā. To, kā personāla spiediens izpaužas reālajās darba plūsmās, var redzēt loģistikas nozares lapā.

Praktiska metode, kas saglabā jaudas plānošanu vienkāršu

1) Pārvērtiet pieprasījumu stundās, nevis uzdevumos

Uzdevumu skaitīšana maldina. Uzdevums var aizņemt piecas minūtes vai trīs stundas. Tīrāka pieeja ir pieprasījumu novērtēt stundās un grupēt pēc lomas.

2) Aprēķiniet izmantojamo kapacitāti pēc lomas

Sāciet ar ieplānotajām stundām, pēc tam atņemiet to, par ko jau zināt, ka tas samazinās kapacitāti.

Te komandas bieži ātri uzlabo rezultātu, kad pārstāj paļauties uz pieņēmumiem un sāk skatīties uz reālajām nostrādātajām stundām.

 Vadītāji, kuri pārskata faktisko darba laika datus, izmantojot darbinieku darba laika uzskaiti var ātri ieraudzīt, kur pazūd kapacitāte un kuras lomas vai dienas konsekventi ir pārslodzes stāvoklī.

3) Laicīgi izlemiet, kā novērst plaisu

Ja pieprasījums pārsniedz kapacitāti, ir tikai dažas reālas iespējas:

• pārcelt darbu uz citu dienu

• pārcelt darbu uz citu komandu

• samazināt apjomu vai mainīt prioritātes

• piesaistīt īslaicīgu palīdzību

• piesardzīgi izmantot virsstundas

• automatizēt lēnos soļus

Kapacitātes plānošana strādā tad, ja šos lēmumus pieņemat laicīgi, pirms izmaksas strauji pieaug.

4) Izsekojiet plaisas, lai nākamnedēļ būtu vieglāk

Plāns ir noderīgs tikai tad, ja tas uzlabo nākamo plānu.

Izsekojiet, kas jūs patiesībā bremzēja:

• virsstundas pēc lomas

• neaizpildītas maiņas

• pēdējā brīža izmaiņas

• atkārtoti sastrēgumpunkti

• pārstrāde un aizkavēšanās

Ja tā pati plaisa parādās katru nedēļu, tas vairs nav pārsteigums. Tā ir likumsakarība, kurai nepieciešama politika vai personāla nodrošinājuma labojums.

Kā grafiku sastādīšanas kvalitāte maina jūsu kapacitātes rezultātu

Daudzas kapacitātes problēmas nav “par daudz darba”, bet gan “darbs nonāk nepareizajā dienā”.

Piemēram, ja apstiprinājumi un personāla komplektēšanas lēmumi ir nekonsekventi, vadītāji pārāk vēlu uzzina, ka nedēļa jau ir sabojāta. Te plašāka resursu plānošana kļūst par daļu no kapacitātes plānošanas, un tāpēc tādi elementi kā cilvēkresursu plānošana dabiski iekļaujas tajā pašā kopā.

Un, kad plāns ir skaidrs, bet grafika veidošanas process ir haotisks, jaudu plānošana joprojām izgāžas. Ja vēlaties praktisku tiltu no plānošanas līdz izpildei, šis maiņu plānošanas ceļvedis labi papildina, jo tas koncentrējas uz to, kā plānu pārvērst grafikā, kuram cilvēki patiešām seko.

Neignorējiet nogurumu: tas klusi samazina jaudu

Komandas bieži “atrisina” jaudas trūkumus ar virsstundām, taču nogurums samazina sniegumu un palielina kļūdu skaitu, kas rada pārstrādi, kas savukārt nozog vēl vairāk jaudas.

Stingrs, nekomerciāls avots par to, kāpēc nogurums palielina kļūdu līmeni un risku, ir Apvienotās Karalistes Health and Safety Executive vadlīnijas par nogurumu darbā. Tas ir noderīgi, kad lemjat, kādas virsstundas un maiņu modeļi ir reāli ilgtspējīgi.

Vienkāršs veids, kā vienas nedēļas laikā pārbaudīt jaudu plānošanu

Izvēlieties nākamo nedēļu un veiciet ātru pārbaudi:

• uzskaitiet paredzamo pieprasījumu pa lomām stundās

• atņemiet zināmās prombūtnes un ne-darba laiku

• salīdziniet to ar ieplānoto segumu

Ja neatbilstība ir acīmredzama, nākamais solis ir padarīt plānu redzamu pietiekami agri, lai varētu pielāgot personālu pirms nedēļas sākuma.

Ja vēlaties veikt nelielu pilotprojektu ar reālām lomām un reālu kalendāru, lai praksē sajustu, kā darbojas jaudu plānošana, varat izveidot darbvietu, izmantojot reģistrācijas lapu un vispirms izmēģināt procesu ar vienu komandu.

BUJ

Kas ir jaudu plānošana?

Jaudu plānošana ir paredzamās darba slodzes salīdzināšana ar reālo komandas jaudu un pēc tam personāla, grafiku vai prioritāšu pielāgošana, lai nepārslogotu komandu.

Kāda ir atšķirība starp jaudu un darbinieku skaitu?

Darbinieku skaits ir tas, cik cilvēku jūs nodarbināt. Jauda ir tas, cik daudz izmantojama darba laika jums ir pēc atvaļinājumiem, apmācībām, administratīvajiem uzdevumiem un lomu ierobežojumiem.

Kā ātri novērtēt jaudu?

Aprēķiniet ieplānotās stundas pa lomām, atņemiet zināmās prombūtnes un ne-darba laiku, pēc tam salīdziniet šo skaitli ar aplēstajām darba stundām, kas nepieciešamas nedēļai.

Kāpēc jaudu plānošana neizdodas maiņu komandās?

Tāpēc, ka svarīgs ir segums un lomas. Kopumā var būt pietiekami daudz cilvēku, bet jūs joprojām varat izgāzties, ja galvenās lomas nav nokomplektētas pareizajās dienās vai uzkrājas nogurums.

Vai virsstundas ir jaudu plānošanas stratēģija?

Tikai īstermiņā. Ja virsstundas kļūst par noklusējuma risinājumu, jaudu plānošana nedarbojas, un nogurums galu galā samazinās rezultātu.

Cik bieži jāatjaunina jaudu plānošana?

Nedēļas plānošana ir labs pamats lielākajai daļai komandu, ar ikdienas pielāgojumiem, ja pieprasījums strauji mainās.