Dežūru plānošanas programmatūra, ar kuru cilvēki var sadzīvot

Dežūrdarbs vienā teikumā izklausās viegls. Kāds ir atbildīgs ārpus darba laika, un, ja kaut kas noiet greizi, viņš reaģē.

Reālās komandās grūtākais nav incidents. Grūtākais ir viss ap to: neskaidra atbildība, nejaušas maiņas, palaistas garām nodošanas, laika joslas un tā klusā sajūta, ka vieni un tie paši cilvēki vienmēr iznes smagākās nedēļas.

Tāpēc komandas meklē dežūru plānošanas programmatūru. Nevis lai pievienotu birokrātiju. Bet lai noņemtu nenoteiktību. Laba sistēma padara atbildību acīmredzamu, godīgi sadala slodzi un dod cilvēkiem reālu iespēju patiesi atslēgties, kad viņi nav dežūrā.

Šis ceļvedis turas pie realitātes. Jūs redzēsiet, kas ir svarīgi, kas visbiežāk salūzt un kā izveidot dežūru procesu, ar kuru cilvēki var sadzīvot.

Ko dežūru plānošanas programmatūrai vajadzētu atrisināt

Rīks ir noderīgs tikai tad, ja tas uzreiz atbild uz šiem jautājumiem:

Kurš šobrīd ir dežūrā

Kurš ir rezerves variants, ja primārais neatbild

Kad atbildība sākas un beidzas

Kā laika gaitā tiek izsekota taisnīguma ievērošana

Ja šīs atbildes mainās atkarībā no tā, kam jautājat, jums nav pārklājuma. Jums ir minēšanas spēle.

Kad dežūru pārklājums patiešām ir nepieciešams

Daži uzņēmumi var gaidīt līdz rītam. Citi nevar, jo kavējumi pārtop reālā riskā.

Dežūru pārklājums ir vissvarīgākais, ja jūsu darbs skar drošību, steidzamus pieprasījumus vai klientu uzticību ārpus darba laika. Tāpēc tas ir ierasts veselības aprūpē un medicīnas pakalpojumos, kur neatbildēts izsaukums var ietekmēt pacientu plūsmu, personāla lēmumus un to, cik ātri tiek atrisinātas problēmas. Ja vēlaties skaidru piemēru nozarei, kur pārklājumam ārpus darba laika jābūt paredzamam, paskatieties, kā komandas strādā veselības aprūpes vidē.

Kļūmes, kas notiek pat labās komandās

Lielāko daļu dežūru problēmu neizraisa slikti nodomi. Tās notiek tāpēc, ka sistēma atstāj pārāk daudz vietas interpretācijai.

To redz, kad maiņas tiek fiksētas tikai čatā, kad neviens nav drošs, kurš ir rezerves dežurants, kad nodošana ir atkarīga no atmiņas un kad vadītāji nevar pierādīt, ka rotācija ir taisnīga, jo nav vēstures. Laika gaitā nenoteiktība kļūst par īsto problēmu, jo cilvēki pārstāj uzticēties grafikam.

Ko meklēt dežūru plānošanas programmatūrā

Jums nav vajadzīgs sarežģīts rīks. Jums vajadzīgs uzticams.

Rotācijas, kas paliek stabilas, kad dzīve ievieš korekcijas

Spēcīga rotācija atbalsta skaidrus laika intervālus, paredzamus modeļus un pārklājumu, kas nesabrūk, kad kāds paņem brīvdienu. Tā arī palīdz, ja dežūru plānošana dabiski iekļaujas tajā pašā sistēmā, ko jau izmantojat personāla plānošanai un pieejamībai, jo komandas necieš uzturēt divus kalendārus. Tāpēc ir vērts sākt ar plānošanas pamatu, kas veidots pārklājumam, piemēram, Shifton maiņu plānošanas funkcijām.

Rezerves pārklājums, kas nav noslēpums

Rezerves atbildībai jābūt redzamai un apzināti noteiktai. Nevis “zvani tam, kurš ir tiešsaistē”.

Pat vienkārša struktūra palīdz:

Primārais dežurants

Sekundārais rezerves dežurants

Neobligāta eskalēšana vadītājam augstas ietekmes incidentu gadījumā

Galvenais ir tas, ka to redz visi, un nevienam nav jāmin, kurš ir nākamais.

Maiņas nodošana, kas nav atkarīga no atmiņas

Maiņas nodošanā daudzas komandas zaudē laiku.

Laba maiņas nodošana ir īsa, konsekventa un viegli pārskatāma:

Kas notika

Kas jau ir izdarīts

Kas joprojām ir svarīgi

Kurš ir atbildīgs par turpmākajām darbībām darba laikā

Ja maiņas nodošana ir skaidra, mazāk problēmu tiek pārsūtītas no viena cilvēka citam, un mazāk mazu incidentu ievelkas nākamajā dienā.

Taisnīgums, ko var izmērīt

Dežūrēšana sabrūk, kad tā šķiet netaisnīga.

Taisnīgums nav sajūta. Tas ir modelis, ko var izsekot:

Cik bieži kāds ir primārais dežurants vs rezerves dežurants

Kā tiek sadalītas nedēļas nogales un svētku dienas

Cik daudz smagu nedēļu pēc kārtas kāds ir iznesis

Ja var redzēt vēsturi, var novērst nelīdzsvarotību, pirms cilvēki izdeg.

Kā izveidot dežūrēšanas procesu, kas neizdedzina cilvēkus

Programmatūra palīdz. Noteikumi pasargā cilvēkus.

Saglabājiet tvērumu šauru

Dežūrēšanai jābūt paredzētai steidzamām problēmām, nevis rutīnas darbam. Ja steidzams kļūst par jebko, cilvēki nekad patiesi neatpūšas.

Komandas, kas to dara labi, uztur kopīgu steidzamības definīciju un pie tās pieturas. Tas samazina nevajadzīgas eskalācijas un padara īstas ārkārtas situācijas vieglāk pamanāmas.

Aizsargājiet atjaunošanās laiku

Ja kādu ievelk incidentā un pēc tam no viņa sagaida, ka viņš strādās tā, it kā nekas nebūtu noticis, kļūdas kļūst ticamākas.

Noderīgs, nekomerciāls avots par nogurumu un darba grafikiem ir CDC NIOSH, kas savās vadlīnijās par darba grafikiem un nogurumu.

Jums nav vajadzīgi sarežģīti noteikumi, lai būtu cilvēcīgi. Jums ir vajadzīga reālistiska atjaunošanās, kad maiņa nebija normāla.

Padariet maiņu apmaiņas oficiālas

Maiņu apmaiņas ir normālas. Dzīvē gadās visādi.

Problēma ir tad, kad maiņu apmaiņas dzīvo tikai čatā. Tieši tad cilvēki pārstāj uzticēties grafikam un sāk zvanīt tam, kurš šķiet pieejams. Ja apmaiņas ir atļautas, grafikam ir jāpaliek vienīgajam patiesības avotam.

Definējiet eskalāciju kā mierīgu vienošanos

Eskalācijai nevajadzētu justies kā sodam. Tai vajadzētu justies kā skaidrībai.

Definējiet, kas tiek uzskatīts par atbildes neesamību, kad pārņem rezerves atbalsts, kad tiek iesaistīts vadītājs un ko nozīmē “atrisināts”, lai cilvēki varētu atslābt. Skaidra eskalācija mazina trauksmi, jo cilvēki zina, kas notiks tālāk.

Godīgas pārklājuma nodrošināšana, nepārdomājot to par daudz

Godīgums nav par to, lai visus padarītu vienādi neapmierinātus. Tas ir par to, lai rotācija būtu paredzama un izskaidrojama.

Rotējiet grūtākos periodus, ne tikai vieglos. Sadaliet nedēļas nogales. Izvairieties no tā, ka smagas nedēļas tiek sakrautas uz tiem pašiem cilvēkiem. Ja jūsu komanda ir maza, godīgi runājiet par kompromisiem un pārskatiet rotāciju biežāk.

Ja veidojat to no nulles un vēlaties ātru sākumpunktu, varat izveidot vienkāršu rotācijas uzmetumu, dodoties uz Shifton reģistrāciju.

Kāpēc strukturētas darbplūsmas mazina konfliktus

Dežūras kļūst vieglākas, kad lēmumi ir redzami un konsekventi. Tas ir tas pats princips, kas liek HR procesiem šķist godīgiem: mazāk sarunu sānos, mazāk pārpratumu un mazāk “es domāju, ka tu to apstiprināji.”

Ja vēlaties stabilu piemēru, kā skaidri pieprasījumi un apstiprinājumi novērš haosu, Shifton atvaļinājumu pārvaldības sistēmas ceļvedis ir vērts izlasīt, jo tieši tā pati skaidrība padara dežūras ilgtspējīgas.

Globālam kontekstam par darba laika principiem, kas bieži veido gaidas par darbu ārpus darba laika, HR komandas bieži atsaucas uz Starptautiskās Darba organizācijas pārskatu par darba laiku.

Ieviešanas plāns, kam komandas tiešām seko

Jums nav vajadzīga liela atklāšana. Jums ātri vajadzīga uzticēšanās.

Sāciet ar vienu rotāciju un vienu rezerves atbalstu. Uzrakstiet īsu “steidzami” definīciju. Vienojieties par vienkāršu nodošanas formātu. Palaidiet to uz divām nedēļām. Izlabojiet to, kas cilvēkus mulsināja, un tad mērogojiet.

Lielākā daļa komandu izgāžas, jo pirmajā dienā tiecas pēc perfekcijas. Komandas, kurām izdodas, izveido kaut ko vienkāršu, izmanto to katru dienu un uzlabo, balstoties uz reālām berzēm.

BUJ

Kas ir dežūru plānošanas programmatūra?

Dežūru plānošanas programmatūra palīdz plānot pārklājumu ārpus darba laika ar skaidrām rotācijām, redzamiem rezerves atbalstiem un uzticamu grafiku, lai incidenti nepārvērstos par apjukumu.

Kas padara dežūru grafiku godīgu?

Godīgs grafiks sadala naktis un nedēļas nogales visā komandā, izvairās no smagu nedēļu sakraušanas uz tiem pašiem cilvēkiem un padara vēsturi redzamu, lai nelīdzsvarotības tiktu labotas agrīni.

Kā ar dežūrām samazināt izdegšanu?

Ierobežojiet tvērumu tikai ar steidzamiem jautājumiem, rotējiet godīgi, aizsargājiet atjaunošanos pēc traucēta miega un uzturiet nodošanas konsekventas, lai cilvēki patiešām varētu atslēgties.

Vai mums vajag dežūras, ja mums jau ir maiņu grafiki?

Bieži vien jā. Maiņu grafiki sedz plānotu darbu. Dežūras sedz negaidītus steidzamus jautājumus ārpus plānotā personāla nodrošinājuma. Vislabāk tās darbojas, kad ir sasaistītas ar pieejamību un pārklājuma plānošanu.

Kā maiņas (swap) darbojas, nesalaužot pārklājumu?

Atļaujiet maiņas, bet pieprasiet, lai grafiks tiktu atjaunināts un paliktu vienīgais patiesības avots. Ja maiņas dzīvo tikai čatā, uzticēšanās sabrūk.

Ko vajadzētu ietvert labai nodošanai?

Laba nodošana īsi norāda, kas notika, kas tika izdarīts, kam vēl jāpievērš uzmanība un kurš ir atbildīgs par turpmāko rīcību parastajā darba laikā.