Σύστημα που ενισχύει τη διαχείριση αδειών και χρησιμοποιείται πραγματικά από τους εργαζόμενους

Η άδεια δεν θα πρέπει να μοιάζει με μάχη. Αλλά σε πολλές ομάδες έτσι είναι. Κάποιος ζητά άδεια μέσω συνομιλίας. Ένας διευθυντής απαντά μετά από ώρες. Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού ενημερώνει ένα υπολογιστικό φύλλο. Η μισθοδοσία μαθαίνει πολύ αργά. Το πρόγραμμα διαλύεται και η ομάδα καταλήγει αγχωμένη.

A σύστημα διαχείρισης άδειας το διορθώνει δίνοντας σε όλους μια καθαρή πορεία: αίτηση, έγκριση, παρακολούθηση και προγραμματισμός. Αντικαθιστά τα μπερδεμένα μηνύματα με μια απλή ροή έγκρισης άδειας, ώστε οι διευθυντές να προστατεύουν την κάλυψη, και οι υπάλληλοι να προγραμματίζουν τη ζωή τους χωρίς να κάνουν υποθέσεις.

Αν θέλετε ένα απλό σημείο εκκίνησης για εργασιακές ροές πέραν της άδειας, μπορείτε να δείτε την κύρια πλατφόρμα εδώ: δείτε πώς λειτουργεί το Shifton

Τι πρέπει να υποστηρίζει ένα σύστημα για σωστή διαχείριση αδειών

Ένα καλό σύστημα δεν είναι απλώς μια φόρμα. Είναι μια διαδικασία που μειώνει τα λάθη και κάνει τις αποφάσεις προβλέψιμες.

Θα πρέπει να διαχειρίζεται τις αιτήσεις άδειας με τρόπο φυσικό για τους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης μέσω κινητού. Θα πρέπει να δείχνει καθαρά την κατάσταση, ώστε κανείς να μην ρωτάει «το εγκρίνατε;» πέντε φορές. Θα πρέπει να υποστηρίζει την παρακολούθηση άδειας εργαζομένων με καθαρό ιστορικό για το ποιος ζήτησε, ποιος ενέκρινε και ποιες ήταν οι εμπλεκόμενες ημερομηνίες.

Θα πρέπει επίσης να βοηθά τους διευθυντές στον προγραμματισμό και όχι μόνο στην έγκριση. Αυτό σημαίνει ένα καθαρό ημερολόγιο άδειας, ορατότητα σε επικαλυπτόμενες αιτήσεις και έναν τρόπο για να αποφύγουν τα κενά κάλυψης πριν συμβούν.

Για το Ανθρώπινο Δυναμικό, θα πρέπει να υποστηρίζει τη διαχείριση πολιτικής άδειας με κανόνες που παραμένουν συνεπείς. Για τη μισθοδοσία, θα πρέπει να υποστηρίζει την παρακολούθηση πληρωτέων αδειών και καθαρά σύνολα που δεν απαιτούν χειροκίνητες διορθώσεις στο τέλος του μήνα.

Η διαχείριση άδειας δεν θα πρέπει να είναι πιο δύσκολη από την αίτηση για μία μέρα άδειας. Η παρακολούθηση της ασθένειας θα πρέπει να είναι γρήγορη, γιατί οι ημέρες ασθένειας σπάνια συνοδεύονται από ενημέρωση μιας εβδομάδας.

Γιατί αποτυγχάνουν τα υπολογιστικά φύλλα και οι συνομιλίες

Τα υπολογιστικά φύλλα αποτυγχάνουν γιατί εξαρτώνται από τέλειους ανθρώπους. Ένα άτομο ξεχνά να ενημερώσει ένα κελί. Ένα άλλο άτομο επεξεργάζεται την λάθος γραμμή. Ένας διευθυντής εγκρίνει κάτι προφορικά και κανείς δεν το καταγράφει. Σύντομα έχετε δύο αλήθειες και καμία εμπιστοσύνη.

Οι εγκρίσεις μέσω συνομιλιών φαίνονται ταχείες, αλλά δημιουργούν σύγχυση. Τα μηνύματα εξαφανίζονται κάτω από νέες συζητήσεις. Ένας νέος διευθυντής δεν μπορεί να δει τι συνέβη το προηγούμενο τρίμηνο. Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού δεν μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις χωρίς να ψάξει σε στιγμιότυπα οθόνης.

Μια σωστή διαδικασία διαχείρισης απουσίας χρειάζεται μία ενιαία πηγή αλήθειας που είναι εύκολη στη χρήση, όχι ένα σύνθετο μωσαϊκό εργαλείων.

Το πραγματικό κόστος της μπερδεμένης παρακολούθησης αδειών

Η κακή διαχείριση αδειών δεν είναι μόνο ενοχλητική. Είναι ακριβή.

Όταν οι διευθυντές δεν μπορούν να δουν καθαρά τις άδειες, υπερπροσλαμβάνουν μόνο για να νιώθουν ασφαλείς. Ή υποπροσλαμβάνουν και καταπονούν την ομάδα. Όταν οι υπάλληλοι δεν εμπιστεύονται τη διαδικασία, σταματούν να προγραμματίζουν εκ των προτέρων. Παίρνουν άδεια τελευταίας στιγμής και η επιχείρηση λειτουργεί σε πανικό.

Δημιουργεί επίσης αδικία. Κάποιοι παίρνουν εγκρίσεις γρήγορα γιατί γνωρίζουν ποιον να ενημερώσουν. Άλλοι περιμένουν περισσότερο γιατί ακολουθούν τους κανόνες. Με την πάροδο του χρόνου, αυτό φαίνεται προσωπικό, ακόμα κι αν δεν είναι.

Ένα καλό σύστημα διαχείρισης άδειας κάνει τη διαδικασία ορατή και συνεπή, ώστε οι αποφάσεις να φαίνονται δίκαιες και εύκολες στην εξήγηση.

Πώς να εγκαταστήσετε μια καθημερινά λειτουργούσα διαχείριση άδειας

Δεν χρειάζεστε περίπλοκους κανόνες. Χρειάζεστε ξεκάθαρους κανόνες που όλοι μπορούν να ακολουθήσουν.

Ορίστε τύπους αδειών που αντιστοιχούν στην πραγματική ζωή

Ξεκινήστε με μια μικρή λίστα που οι άνθρωποι πραγματικά χρησιμοποιούν. Οι περισσότερες ομάδες χρειάζονται μόνο άδεια, άδεια ασθένειας, προσωπική άδεια και άδεια άνευ αποδοχών. Κρατήστε τα ονόματα απλά. Αν οι άνθρωποι δεν μπορούν να καταλάβουν τη διαφορά μεταξύ δύο παρόμοιων επιλογών, θα επιλέξουν τη λάθος.

Αυτό βοηθά το λογισμικό για άδειες να παραμένει καθαρό και αποτρέπει την αναφορά από το να γίνεται παιχνίδι υποθέσεων.

Κάντε τις εγκρίσεις γρήγορες και προβλέψιμες

Οι αργές εγκρίσεις καταστρέφουν την εμπιστοσύνη. Η καλύτερη προσέγγιση είναι συνήθως μία άμεση έγκριση από έναν διευθυντή για τις περισσότερες αιτήσεις, και ένα δεύτερο βήμα μόνο για ειδικές περιπτώσεις.

Ορίστε τι σημαίνει γρήγορο στην ομάδα σας. Οι διευθυντές απαντούν εντός μιας εργάσιμης ημέρας. Αν κάποιος διευθυντής λείπει, η αίτηση προωθείται σε εφεδρικό εγκριτή. Έτσι προλαμβάνετε τις μπλοκαρισμένες αιτήσεις και μειώνετε τις αλλαγές προγράμματος τελευταίας στιγμής.

Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο άδειας για να προστατεύσετε την κάλυψη

Ένα ημερολόγιο άδειας είναι όπου ο προγραμματισμός γίνεται πραγματικότητα.

Οι διευθυντές πρέπει να μπορούν να εντοπίζουν την επικάλυψη με μια ματιά. Οι εργαζόμενοι πρέπει να μπορούν να βλέπουν αν μια εβδομάδα είναι ήδη γεμάτη, ώστε να αποφεύγουν τις συγκρούσεις πριν καν υποβάλουν αίτηση. Αυτό μειώνει τα ποσοστά απόρριψης και μειώνει τις συγκρούσεις.

Όταν το ημερολόγιό σας είναι αξιόπιστο, οι άνθρωποι σταματούν να διπλοκρατούν τις δραστηριότητες της ζωής και εσείς σταματάτε να διπλοκρατείτε το προσωπικό.

Συνδέστε την άδεια με τον προγραμματισμό και την παρουσία

Η άδεια πρέπει να αλλάζει τη διαθεσιμότητα. Εάν κάποιος λάβει έγκριση άδειας, δεν πρέπει να εμφανίζεται ως διαθέσιμος για βάρδιες κατά τις ημερομηνίες αυτές. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ ενός συστήματος που αποθηκεύει αιτήσεις και ενός συστήματος που προστατεύει τις λειτουργίες.

Εάν διαχειρίζεστε ομάδες με βάσεις βάρδιας, η σύνδεση της άδειας με τον προγραμματισμό κάνει μεγάλη διαφορά. Το Shifton υποστηρίζει αυτή τη ροή εδώ: εργαλεία αιτήματος και έγκρισης άδειας

Όταν χρειάζεστε καθαρά σύνολα για την παρουσία και την μισθοδοσία, συνδέστε τις αποφάσεις άδειας με την παρακολούθηση ωρών εδώ: παρακολούθηση ωρών εργασίας χωρίς χειροκίνητα δελτία χρόνου

Διαχείριση αδειών για ομάδες με βάρδιες και κίνδυνο κάλυψης

Ορισμένες ομάδες μπορούν να επιβιώσουν από την χαώδη παρακολούθηση αδειών περισσότερο από άλλες. Μια ομάδα γραφείου μπορεί να νιώσει δυσφορία, αλλά μια ομάδα βάρδιας θα νιώσει καταστροφή.

Στον τομέα της υγείας, ένα άτομο που λείπει μπορεί να υπερφορτώσει μια ολόκληρη μονάδα. Στο λιανικό εμπόριο, ένα κενό στις ώρες αιχμής βλάπτει τα έσοδα και την εμπειρία των πελατών. Στη συντήρηση κτιρίων, ένας τεχνικός που λείπει μπορεί να καθυστερήσει κρίσιμες εργασίες.

Εάν η εργασία σας εξαρτάται από την κάλυψη, ο διαχειριστής αδειών δεν είναι απλώς ένα θέμα υγιεινής στον τομέα των ανθρώπινων πόρων. Είναι ζήτημα επιχειρησιακής ασφάλειας.

Οι ομάδες εγκαταστάσεων είναι ένα ισχυρό παράδειγμα επειδή χρειάζονται καθημερινή αξιόπιστη κάλυψη. Αυτή η σελίδα δείχνει τον τύπο σκέψης για την κάλυψη που έχει τη μεγαλύτερη σημασία: πώς οι ομάδες εγκαταστάσεων παραμένουν καλυμμένες

Καλές πρακτικές που κάνουν τους εργαζόμενους να εμπιστεύονται τη διαδικασία

Ένα σύστημα λειτουργεί μόνο αν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι είναι δίκαιο. Η εμπιστοσύνη έρχεται από τη σαφήνεια, όχι από την αυστηρότητα.

Δείξτε τα υπόλοιπα καθαρά. Αν οι άνθρωποι δεν γνωρίζουν πόση άδεια PTO είναι διαθέσιμη, θα συνεχίσουν να ρωτούν το HR ή θα σταματήσουν να αιτούνται σωστά.

Κάντε τους κανόνες ορατούς πριν κάποιος υποβάλει αίτηση. Αν υπάρχουν αποκλεισμένες ημερομηνίες, κανόνες ελάχιστης ειδοποίησης ή όρια στην επικάλυψη αδειών, δείξτε το νωρίς. Μην περιμένετε μέχρι να σταλεί η αίτηση.

Κρατήστε τις αποφάσεις κατανοητές. Όταν ένας διευθυντής απορρίπτει μια αίτηση, ο λόγος πρέπει να είναι απλός και συνεπής, όπως όρια κάλυψης ή επικάλυψη.

Κρατήστε ιστορικό. Όταν προκύψουν ερωτήσεις αργότερα, θέλετε γεγονότα, όχι γνώμες.

Για ομάδες στις ΗΠΑ, είναι χρήσιμο να αναφέρονται αξιόπιστες οδηγίες για βασικά στοιχεία για τους μισθούς και τις ώρες: επισήμως βασικά στοιχεία για τους μισθούς και τις ώρες

Ένα σχέδιο κυκλοφορίας που δεν εκνευρίζει την ομάδα

Οι περισσότερες κυκλοφορίες αποτυγχάνουν επειδή αισθάνονται σαν περισσότερη δουλειά. Μια καλή κυκλοφορία νιώθεται σαν λιγότερη δουλειά από την πρώτη μέρα.

Πρώτον, ρυθμίστε τους τύπους και τους κανόνες αδειών με τρόπο που να ταιριάζει με το πώς ήδη μιλούν οι άνθρωποι. Στη συνέχεια, εκπαιδεύστε τους διευθυντές σε μια συνήθεια: εγκρίνετε γρήγορα και ελέγχετε την κάλυψη. Μετά απ' αυτό, μεταφέρετε τις αιτήσεις στο σύστημα και σταματήστε να δέχεστε εγκρίσεις μέσω συζήτησης. Αν κρατήσετε δύο κανάλια ανοιχτά, οι άνθρωποι πάντα θα επιλέγουν το χαοτικό.

Τέλος, αναθεωρήστε τι συμβαίνει τις πρώτες δύο εβδομάδες. Εάν οι υπάλληλοι συνεχίζουν να επιλέγουν τον λάθος τύπο άδειας, μετονομάστε το. Εάν οι εγκρίσεις είναι αργές, ορίστε έναν εφεδρικό εγκρίνων. Συνεχίστε να βελτιώνετε τη διαδικασία μέχρι να φαίνεται αβίαστη.

Αν θέλετε τον ταχύτερο τρόπο να δοκιμάσετε τη ροή εργασίας με τη δική σας ομάδα, ξεκινήστε εδώ: δημιουργήστε το δικό σας χώρο εργασίας στο Shifton

Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης αδειών;

Ένα σύστημα διαχείρισης αδειών είναι ένα λογισμικό που βοηθά τους υπαλλήλους να υποβάλλουν αιτήματα για άδεια και βοηθά τους διαχειριστές να τα εγκρίνουν, ενώ διατηρούν ακριβή αρχεία, υπόλοιπα και ένα κοινό ημερολόγιο αδειών.

Πώς θα πρέπει να είναι μια καλή ροή έγκρισης άδειας;

Θα πρέπει να προωθεί τα αιτήματα στον σωστό διαχειριστή, να δείχνει καθαρά την κατάσταση, να διατηρεί το ιστορικό των αποφάσεων και να αποτρέπει τα αιτήματα από το να «κολλήσουν» όταν κάποιος λείπει.

Πώς αυτό βοηθά στη διαχείριση απουσιών;

Παρέχει μια αξιόπιστη πηγή πληροφορίας για το ποιος λείπει και πότε, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε την κάλυψη νωρίς και να αποφύγετε κενά στο προσωπικό την τελευταία στιγμή.

Μπορεί να διαχειριστεί την παρακολούθηση αμοιβής αδειών και αμοιβών με αποδοχές;

Ναι. Ένα σωστό σύστημα παρακολουθεί τα υπόλοιπα και τα σύνολα αδειών ώστε οι υπάλληλοι να γνωρίζουν τι είναι διαθέσιμο και η μισθοδοσία να μπορεί να επεξεργάζεται την άδεια χωρίς χειροκίνητες διορθώσεις.

Πώς πρέπει να διαχειριστούμε την παρακολούθηση ασθενείας;

Κάντε το γρήγορο και απλό. Η άδεια ασθενείας συχνά συμβαίνει χωρίς προειδοποίηση, οπότε το σύστημα θα πρέπει να επιτρέπει γρήγορα αιτήματα και καθαρή τεκμηρίωση χωρίς επιπλέον βήματα.

Ποιος είναι ο μεγαλύτερος λόγος που οι ομάδες αποτυγχάνουν να υιοθετήσουν λογισμικό αδειών HR;

Συνεχίζουν να εγκρίνουν άδεια μέσω συνομιλιών ενώ ζητούν από τους ανθρώπους να χρησιμοποιούν το σύστημα. Επιλέξτε ένα κανάλι, εκπαιδεύστε τους διαχειριστές να απαντούν γρήγορα και η συνήθεια θα εδραιωθεί.

Πώς μειώνουμε τις συγκρούσεις στη διαχείριση διακοπών;

Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο αδειών που δείχνει την επικάλυψη και τα όρια προσωπικού νωρίς. Όταν οι υπάλληλοι μπορούν να δουν τις συγκρούσεις πριν υποβάλουν, τα αιτήματα γίνονται πιο έξυπνα και οι εγκρίσεις γίνονται γρηγορότερα.