Freelancer ve Bağımsız Ekipler için Zaman Takip Yazılımı

Freelance gelir saatle ölçülür ve bu işte kaybı en kolay olan şey tam da saatlerdir. Tahminden iki saat uzayan bir iş, hiçbir tabloya girmemiş bir görüşme, faturadan önceki son pazar günü hafızadan yeniden kurulan bir ay. Freelancer için zaman takip yazılımı işte bu boşluğu kapatmak için vardır, çünkü kaydedilmeyen her saat ya fatura edemediğiniz paradır ya da bir dahaki sefere yanlış vereceğiniz tekliftir.

Bu tablo bağımsız çalışmaya özgüdür. Saate bakan bir yönetici yok, hataları yakalayan bir bordro birimi yok; dolayısıyla doğruluk tümüyle kendinize koyduğunuz bir kural. İş, birkaç müşteriden aynı anda ve eşit olmayan bloklar hâlinde geliyor. Üstelik işi yapan kişi idari işleri de yapıyor, genellikle haftanın buna en az hevesli olduğu anında.

Freelancer zaman takip yazılımının doğru yapması gerekenler

Gereksinimler kurumsal bir aracın düşündürdüğünden çok daha dardır. Zamanı kaydetmek saniyeler almalı, yoksa ikinci haftaya kalmadan bırakılır. Her saat ait olduğu müşteriyi ya da projeyi yanında taşımalı, çünkü etiketlenmemiş zamanı sonradan dağıtmak neredeyse imkânsızdır. Toplamlar bir müşterinin ya da mali müşavirin önüne koyabileceğiniz biçimde çıkmalı. Ve araç, bir sonraki işe evet demeden önce nelerin çoktan taahhüt edildiğini göstermeli.

Bunun ötesindeki her şey isteğe bağlıdır. Bu dört maddeyi tutturan bir freelance zaman takip uygulaması, raporlarını hiç açmayacağınız ağır bir sistemi geride bırakır.

Faturalanabilir saatler ve planla gerçekleşen arasındaki fark

Freelance çalışmanın en pahalı sayısı, teklif ettiğiniz saatlerle harcadığınız saatler arasındaki farktır. Zaman yalnızca kafanızda yaşadığı sürece görünmez kalır ve sonrasında aldığınız her benzer işte kendini tekrar eder.

Kaydedilmiş başlangıç ve bitiş saatleri bu farkı açık hâle getirir. Çalışma saatleri raporu planlanan süreyi, fiilen çalışılan saatleri ve fazla mesaiyi ayrı sütunlarda tutar; böylece sürekli uzayan bir iş belirsiz bir his olmaktan çıkıp yeniden fiyatlandırma gerekçesine dönüşür. Normal saatlerle fazla mesaiyi ayırmadan yalnızca haftayı toplayan bir freelancer zaman takip yazılımı, tam da görmek istediğiniz şeyi gizler. Düzgün bir zaman takibi faturalama aracı olduğu kadar bir fiyatlandırma aracıdır.

Birkaç müşteri, birkaç proje, tek bir hafta

Bağımsız iş nadiren teker teker gelir. İki ya da üç iş paralel yürür, her birinin kendi teslim tarihi vardır ve asıl beceri, bir sonraki briefi kabul etmeden önce haftanın ne kadarının çoktan satıldığını bilmektir.

Shifton'da projeler bağımsız bir katmandır; bu yüzden her zaman bloğu bunlardan birine etiketlenir ve plan tek bir müşteriye kadar filtrelenebilir. Bu tek filtre aynı anda iki soruyu yanıtlar: bu müşteri bu ay ne kadar aldı ve haftadan diğerlerine ne kaldı. Tüm saatleri ayrımsız tek bir yığın gibi ele alan bir freelance vardiya planlama yazılımı ikisini de yanıtlayamaz. Bağımsız çalışanlar için planlama yazılımı, ancak müşteri bağlantısı rapora kadar hayatta kalırsa işe yarar.

Aynı etiketleme, bir müşteri altı ay sonra dönüp önceki işin gerçekte neleri kapsadığını sorduğunda karşılığını verir. Projeyi çağırın, tarihleri girin; cevap eski dosyalar arasında bir kazı çalışması değil, bir tablo olur. Projelerle saatleri birbirine bağlı tutan bir freelance planlama uygulaması, yerini aldığı takvimden çok daha fazlasını sizin için yapıyor demektir.

Freelance puantaj uygulaması neden hesap tablosunu geçer

Bağımsız çalışanların neredeyse tamamı bir hesap tablosuyla başlar ve tek müşteri varken bu işe yarar. Hacimde dağılır. Satırlar günler sonra hafızadan doldurulur. Fazla mesai elle hesaplanır ya da hiç hesaplanmaz. İki cihaz iki farklı sürüm üretir. Üstelik dosya size gelecek hafta hakkında hiçbir şey söyleyemez, yalnızca geçen haftayı anlatır.

Puantaj yazılımı yaklaşımı bunu, zamanı hatırladığınız anda değil gerçekleştiği anda kaydederek çözer. Başlangıç ve bitiş vardiyaya damgalanır. Molalar otomatik olarak düşülür. Ay kendi kendine kapanır ve dışa aktarma siz hazır olduğunuzda çoktan hazırdır. Hâlâ bir freelance puantaj şablonuyla çalışan biri, aynı işi daha çok adımla ve daha az doğrulukla yapıyordur.

Bir hafta yerine bir ay ileriyi planlamak

Freelance stresinin çoğu kapasite stresidir ve yedi günlük pencerelerle planlamaktan doğar. Hafta, üç teslim tarihi aynı iki haftaya düşene kadar gayet iyi görünür.

Aylık görünüm kişi başına taahhüt edilen saatleri gün gün, akan bir aylık toplamla birlikte gösterir; bu da kapasiteyi aritmetiğe çevirir. Yoğun haftalar, hâlâ bir şeyleri kaydırmaya vakit varken görünür. Sakin haftalar, doldurmaya yetecek kadar erken görünür. Yalnızca yedi gün ileriyi gören bir freelance planlama yazılımı sizi sürekli tepkisel bir hâlde tutar ve düşük fiyatlı işler tam da bu hâlde kabul edilir.

Bir freelancer küçük bir ekibe dönüştüğünde

Tek kişiden küçük ekibe geçiş, gayriresmî takibin tümüyle çöktüğü yerdir. Alt yükleniciler saatleri farklı biçimlerde ve farklı zamanlarda gönderir; herhangi bir fatura kesilmeden önce birinin bunları birbirine oturtması gerekir. Müşteri işini birkaç kişi paylaştığı anda aynı hesap pazarlama ekipleri için vardiya planlaması için de geçerlidir; saatler orada da müşteri bazında kalır.

Herkesi tek hesapta yürütmek bu mutabakatı bütünüyle ortadan kaldırır. Herkes aynı projelere işler, saatler ve fazla mesai aynı raporda toplanır ve bir müşterinin toplamı dört ek dosya yerine tek bir tablo olarak çıkar. Bağımsız çalışanlar için vardiya planlama yazılımı asıl önemini burada gösterir, çünkü tam bu noktada koordinasyon maliyeti ek kişilerin getirmesi beklenen kârı yemeye başlar. Tek başınıza yeten aynı raporlama artık tüm grubu kapsar.

Aylar sonra da ayakta kalan bir kayıt

Bağımsız çalışma sonradan sorular doğurur. Bir müşteri faturadaki bir satırı sorgular. Mali müşavir bir çeyreğin ayrıntısını ister. Tartışmalı bir konu, hatırlamaktan fazlasını gerektirir. Puantajın değeri yalnızca faturalamada değil, aradan uzun zaman geçtikten sonra da altındaki ayrıntıyı sıfırdan kurmadan üretebilmesindedir.

Shifton her vardiyanın arkasında kayıt geçmişi tutar; böylece düzenlenmiş bir giriş sessizce üzerine yazılmak yerine bir geçmişle gelir ve onaylanmış vardiya raporları anlaşılanı fiilen çalışılanın yanında gösterir. Yalnızca nihai toplamı saklayan bir freelancer puantaj yazılımı, arkasında hiçbir şey olmayan bir rakamı savunmanıza yol açar. Projeyi, tarihleri, molaları ve düzenleme izini bağlı tutan bağımsız çalışan zaman takip yazılımı ise böyle bir konuşmayı genellikle tek mesajda bitirir.

Freelance zaman takip uygulamasında nelere bakmalı

Her aracı kurduğunuz gün değil, en yoğun olduğunuz günler üzerinden değerlendirin. İki iş arasında telefondan bir zaman bloğu kaydedin ve kaç dokunuş gerektiğini sayın. Geçen ayın saatlerini tek bir müşteri için çekin ve dışa aktarmanın ne kadar düzeltme istediğine bakın. Fazla mesainin siz hesap yapmadan ayrıldığını doğrulayın. İzinlerin ve çalışılmayan günlerin aynı tablonun parçası olduğundan emin olun, çünkü göremediğiniz kapasite fazladan satacağınız kapasitedir.

Serbest çalışanlar için bir zaman takip uygulaması, ancak gerçekten yoğun bir haftayı atlatırsa tutmaya değer. Zaten size en çok kazandırdığı hafta da o haftadır.

Shifton 10 kişiye kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu, tek başına çalışan bir freelancer'ı ve küçük sözleşmeli ekiplerin çoğunu kapsar ve vardiya planlama, temel giriş çıkış kaydı, mobil uygulama ile raporları içerir. Bunun ötesinde fiyatlandırma, açtığınız modüller için kişi başı aylık işler. Her iki durumda da elde ettiğiniz şey aynıdır: işi gerçekten yansıtan saatler, onlara bağlı kalan projeler ve fatura kesmeye karar verdiğiniz anda hazır bekleyen bir rapor.