Warehouse Scheduling Software para sa Staff at Shift Planning

Pinaplano ang warehouse labor sa linggo at nawawala ito sa minuto. Umuurong ang inbound volume, tatlong oras na huli ang dating ng trailer, dalawang picker ang nag-absent ng Lunes, at ang crew na mukhang balanse noong Biyernes ay biglang kulang sa pack line at sobra sa receiving. Umiiral ang warehouse scheduling software para hindi maging overtime bill ang ganoong araw, at iyan ang dahilan kung bakit lumilipat ang operasyon ng lahat ng laki mula sa shared spreadsheet patungo sa sistemang ginawa para sa shift work.

Hindi kailanman ang paggawa ng grid ang mahirap na bahagi. Ang mahirap ay gumawa ng grid na kakayanin ang tunay na volume: nagpapalitang crew, temporary labor, sapilitang breaks, hour caps at mga manggagawang hindi nakaupo sa desk para magbasa ng email.

Ano ang dapat gawin ng warehouse scheduling software sa floor

Alisin ang marketing at apat na bagay ang natitira. Takpan ang bawat function sa bawat shift, mula goods-in hanggang picking, packing, loading at returns. Panatilihin ang oras sa loob ng legal at budget na limitasyon bago pa mai-publish ang schedule, hindi pagkatapos ng payroll. Abutin ang mga manggagawang nakatira sa kanilang telepono. At sipsipin ang pagbabago nang hindi muling binubuo ang lahat, dahil sa distribution center, araw-araw nagbabago ang plano.

Ang warehouse shift scheduler na kayang gawin ang apat na iyon ay mas mabuti kaysa platform na may limampung module para sa problemang wala naman sa floor. Natututunan ito ng karamihan sa operasyon matapos bumili ng warehouse employee scheduling software batay sa feature comparison at gumamit ng humigit-kumulang sangkapu nito.

Warehouse labor management system o scheduling tool?

Palagiang napagpapalit ang dalawang kategorya. Kapag hinanap mo ang warehouse software sa Pilipinas, warehouse management system o WMS ang unang lumalabas, hindi shift planning. Karaniwang ibinebenta ang warehouse labor management system bilang paraan para sukatin ang produktibidad laban sa itinakdang pamantayan, at mahigpit itong nakakabit sa inventory at pick paths. Mas maaga sa chain ang warehouse staff scheduling: dito nadedesisyunan kung sino ang magtatrabaho, kailan, sa anong function at sa anong halaga.

Para sa karamihan ng operasyon, nasa panig ng scheduling ang perang mababawi, dahil ito ang bahaging kayang baguhin ng supervisor ngayong linggo. Sinasabi ng pamantayan na masyadong natagalan ang isang pick. Ang schedule ang nagdedesisyon kung sapat ba ang tao sa linya sa simula pa lang. Ganito rin ang kalituhan sa warehouse dock management software, na hinahanap ng mga team kahit ang totoong problema ay basta malaman lang kung sino ang nasa dock ng alas-kuwatro ng hapon.

Shift rotations at coverage buong maghapon at magdamag

Anumang site na may higit sa isang shift ay napupunta sa rotation: dalawang shift, tatlong shift, apat na crew na nakakalat sa gabi at weekend, o compressed pattern ng mas mahahabang araw. Simple ang rotation sa prinsipyo at malupit sa spreadsheet, dahil kumakalat ang isang pagbabago sa mga susunod na linggo. Hinahawakan ng warehouse shift scheduling software ang pattern bilang muling magagamit na warehouse schedule template, dinadala ito buwan-buwan, at nagpapakita ng tumatakbong kabuuang oras sa tabi ng bawat pangalan habang binubuo ang schedule. Kung may mga linya ng produksyon din sa parehong site, tinatalakay ang parehong mga pattern sa pagpaplano ng shift sa produksyon.

Nararapat ang espesyal na pag-iingat sa night crew. Mas mahirap silang punuan, mas mahal sila kapag may premium, at sila ang unang nahihirapan kapag huli lumabas ang schedule. Ang paglalathala ng buong buwan nang sabay ay nagbibigay sa night staff ng abisong kailangan nila at inaalis ang malaking bahagi ng turnover na dulot ng palaging huling minutong pagbabago.

Peak season, temporary labor at ang ramp-up

Seasonal ang volume sa fulfillment at kailangang sumabay dito ang labor plan. Puwedeng tumaas ng kalahati ang headcount sa loob ng isang quarter, tapos bumalik ulit. Ginagawang kayang-kaya ng pinakamainam na fulfillment center scheduling software ang ramp-up na iyon: i-import nang sabay-sabay ang mga bagong pasok sa halip na isa-isang ipasok, itakda ang posisyon at authority level, tapos idagdag sila sa umiiral nang pattern sa halip na gumawa ng kaparehong plano.

Kailangan ng temporary at agency workers ng schedule na talagang nakikita nila. Dapat ipagpalagay ng scheduling software para sa warehouse workers na noong nakaraang linggo lang na-hire ang nagbabasa at wala siyang company email, kaya napupunta sa telepono ang shift na may push notification tuwing may nagbabago. Ang mga site na malaki ang seasonal swing ay karaniwang nagpaplano kasabay ng aming paraan sa scheduling ng seasonal workers.

Gastos kada labor hour at kontrol sa overtime

Ang labor ang pinakamalaking nakokontrol na linya sa halos bawat warehouse budget, at ito ang tanging bagay na talagang kayang igalaw ng manager linggo-linggo. Sa spreadsheet, nananatiling hindi nakikita ang pinsala hanggang dumating ang wage bill: shift na umabot ng dalawang oras na sobra, dagdag na picker na tinawag para sa tahimik na hapon, hour cap na nalampasan nang walang nakapansin.

Dalawang kontrol ang gumagawa ng halos lahat ng trabaho. Ipinapakita ng hour limits kada empleyado ang planado laban sa maximum na oras habang inilalagay mo ang shifts, kaya nagiging desisyon ang overtime sa halip na aksidente. Pinapayagan ng overtime rules ang dagdag na oras kapag may malinaw na kumpirmasyon lamang, o isinasara ito sa isang panahon. Sinasara naman ng budget at pay rate reports ang siklo, at ipinapakita kung magkano ang naging halaga ng bawat schedule kada posisyon at kada panahon. Ito ang sukatan kung saan hinuhusgahan ang pinakamainam na warehouse crew scheduling software kapag naglaho na ang bago sa maayos na grid.

Time tracking, attendance at ang timesheet

Plano ang nailathalang schedule. Ang timesheet ang tunay na nangyari, at ang agwat sa pagitan ng dalawa ang lusutan ng pera. Itinatala ng time clock ang tunay na simula at katapusan ng bawat shift, kasama ang breaks, bonuses, penalties at premium rates, at itinatago ito sa shift log kung saan puwedeng suriin ng supervisor. Inaalis ng warehouse timesheet app na kumukuha ng detalyeng iyon sa mismong sandali ang buwanang muling pagbubuo na palaging hinihingi ng papel na timesheet.

Para sa third-party contracts, kailangan ding hatiin ng 3PL time tracking software ang oras kada kliyente, na kayang gawin ng projects. Ilang segundo lang ang clock-in mula sa mobile app at gumagana ito para sa crew na nakakalat sa malaking gusali o sa ilang yard. Para sa mga site na nangangailangan ng patunay kung saan nagsimula ang shift, makukuha ang geolocation map bilang bayad na module at ipinapakita nito ang galaw ng empleyado at route history para sa napiling panahon. Nasa aming time tracking page ang detalye ng feature.

Hindi opsyonal ang break at rest rules sa warehousing, at ito ang unang nadudulas kapag gipit ang paggawa ng schedule. Ang paglalagay ng break sa mismong shift, sa halip na umasang maaalala ito ng mga tao, ang nagpapanatiling malinis ang record at tumpak ang timesheet. Pinipigilan ng hour caps kada empleyado na tahimik na maitulak ng rotation ang isang tao lampas sa lingguhang limitasyon, at kinokolekta ang time-off at availability requests bago pa buuin ang schedule sa halip na pag-usapan pagkatapos.

Ang reporting ang nagpapatibay sa lahat ng ito. Malinis na nae-export ang working hours, minimum hours, confirmed shift at late arrival reports, kaya nasasagot ang tanong sa audit mula sa talaan at hindi mula sa alaala.

Isang platform sa mga zone, site at 3PL contract

Kakaunti ang operasyong nagtatapos sa isang gusali. May sariling crew at sariling ritmo ang pangalawang site, returns facility, overflow yard o cross-dock, at nagdaragdag pa ng isang layer ang third-party contracts. Kapag hiwa-hiwalay ang spreadsheet, walang nakakakita ng imbalance hanggang dumating ang numero sa katapusan ng buwan.

Inilalagay ng multi-location support ang bawat site sa isang board, at ginagamit ang projects para paghiwalayin ang zone, kliyente o kontrata sa loob ng isang gusali, na siya mismong dapat gawin ng 3PL scheduling software at anumang 3PL workforce management software. Ang roles at permissions ang nagtatakda kung sino ang puwedeng mag-edit ng ano: pinamamahalaan ng shift supervisor ang sarili niyang crew, habang nakikita ng site manager ang buong larawan. Ang mga operasyong naghahatid din ng kargamento at namamahala ng drivers ay madalas nagpapatakbo nito kasabay ng logistics staff scheduling, para magkasabay ang yard at ang fleet.

Pagpili ng pinakamainam na warehouse scheduling software

Ang pinakamainam na warehouse scheduling system ay ang binubuksan pa rin ng supervisors sa ikaanim na buwan, at bihirang ito ang may pinakamahabang listahan ng feature.

Subukan ang anumang warehouse scheduling app sa paraang gagamitin ito ng crew mo, hindi sa paraang ipinapakita ng demo. Ganoon din sa distribution center scheduling software na sinusubukan mo sa dalawang site. Buksan ito sa pinakamurang telepono sa gusali, dahil iyon ang dala ng seasonal staff mo. Bumuo ng isang buong linggo ng shifts at tantiyahin ang oras mo. I-publish ito at tingnan kung gaano kabilis dumating ang notification. Baguhin ang isang shift at tingnan kung nalalaman ng lahat ng apektado sa loob ng isang minuto. Tapos mag-export ng working hours report at tingnan kung tumutugma ang numero sa kailangan ng payroll.

Pasado ang Shifton sa mga pagsubok na iyon gamit ang bahaging talagang ginagamit ng warehouse: weekly at monthly schedule views, open shifts at swaps, muling magagamit na rotation templates, demand forecasting na may awtomatikong distribusyon, time clock at timesheet logs, breaks, bonuses at penalties, at ulat sa oras, budget, pay rates at time-off balances. Tumatakbo ang crew na hanggang 10 sa free plan nang walang time limit, at may presyo kada empleyado kada buwan ang bayad na modules habang lumalaki ang operasyon.

Ang resulta ang hinahangad ng karamihan sa mga site: schedule na sumasalamin sa tunay na demand, oras na nananatili sa loob ng budget na itinakda mo, at forklift operators, packers at dock staff na laging alam kung kailan sila papasok. Buuin ang iyong unang linggo at tingnan kung ano ang itsura nito kapag nasa isang view ang buong floor.