โปรแกรมจัดตารางกะคลังสินค้า สำหรับพนักงานและการวางแผนกะ

แรงงานในคลังสินค้าถูกวางแผนเป็นสัปดาห์ แต่สูญเสียไปเป็นนาที ปริมาณสินค้าขาเข้าขยับ รถพ่วงมาช้าไปสามชั่วโมง พนักงานหยิบสินค้าสองคนลาวันจันทร์ แล้วทีมที่ดูสมดุลเมื่อวันศุกร์ก็กลายเป็นคนไม่พอที่ไลน์แพ็กและคนล้นที่จุดรับสินค้า โปรแกรมจัดตารางกะคลังสินค้ามีอยู่เพื่อไม่ให้วันแบบนั้นกลายเป็นบิลค่าล่วงเวลา และนี่คือเหตุผลที่คลังทุกขนาดกำลังย้ายจากสเปรดชีตที่แชร์กันไปสู่ระบบที่สร้างมาเพื่องานกะโดยเฉพาะ

เรื่องยากไม่เคยอยู่ที่การวาดตาราง แต่อยู่ที่การวาดตารางที่ทนต่อปริมาณงานจริง ทั้งทีมหมุนเวียน แรงงานชั่วคราว เวลาพักตามกฎหมาย เพดานชั่วโมง และกำลังคนที่ไม่ได้นั่งโต๊ะเปิดอ่านอีเมล

สิ่งที่โปรแกรมจัดตารางกะคลังสินค้าต้องทำได้ที่หน้างาน

เมื่อถอดคำโฆษณาออก งานนี้เหลืออยู่สี่อย่าง ครอบคลุมทุกหน้าที่ในทุกกะ ตั้งแต่รับสินค้าเข้า หยิบสินค้า แพ็ก ขึ้นรถ ไปจนถึงงานรับคืน คุมชั่วโมงให้อยู่ในกรอบกฎหมายและงบประมาณก่อนเผยแพร่ตาราง ไม่ใช่หลังจากรันเงินเดือนไปแล้ว เข้าถึงกำลังคนที่ใช้ชีวิตอยู่บนมือถือ และรองรับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องรื้อทำใหม่ เพราะในศูนย์กระจายสินค้าแผนเปลี่ยนทุกวัน

เครื่องมือจัดกะคลังสินค้าที่ทำสี่ข้อนี้ได้ ดีกว่าแพลตฟอร์มที่แบกห้าสิบโมดูลซึ่งเล็งไปที่ปัญหาที่หน้างานไม่มี คลังส่วนใหญ่เรียนรู้เรื่องนี้หลังจากซื้อซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานคลังสินค้าตามตารางเปรียบเทียบฟีเจอร์ แล้วใช้จริงราวหนึ่งในสิบ

ระบบบริหารคลังสินค้า หรือเครื่องมือจัดตารางกะ

สองหมวดนี้ถูกสับสนกันตลอด เมื่อค้นหาซอฟต์แวร์คลังสินค้าเป็นภาษาไทย สิ่งที่ขึ้นมามักเป็นระบบบริหารจัดการคลังสินค้าหรือ WMS หรือระบบบริหารแรงงานที่วัดผลิตภาพเทียบกับมาตรฐานทางวิศวกรรม ผูกแน่นอยู่กับสต็อกและเส้นทางหยิบสินค้า ส่วนการจัดตารางกะพนักงานคลังสินค้าอยู่ต้นทางกว่านั้น คือการตัดสินว่าใครทำงาน เมื่อไร ในหน้าที่ใด และด้วยต้นทุนเท่าไร

สำหรับคลังส่วนใหญ่ เงินที่ดึงกลับมาได้อยู่ฝั่งการจัดตาราง เพราะนั่นคือส่วนที่หัวหน้างานเปลี่ยนได้ภายในสัปดาห์นี้ มาตรฐานงานบอกคุณว่าการหยิบสินค้าครั้งหนึ่งใช้เวลานานเกินไป แต่ตารางกะเป็นตัวตัดสินว่ามีคนพอที่ไลน์นั้นตั้งแต่แรกหรือเปล่า ความสับสนแบบเดียวกันเกิดกับซอฟต์แวร์จัดคิวงานคลังสินค้า ซึ่งหลายทีมค้นหาทั้งที่ปัญหาจริงเป็นเพียงการรู้ว่าใครยืนอยู่ที่ท่าเทียบรถตอนบ่ายสี่โมง

การหมุนเวียนกะและการคุมกำลังคนตลอดวัน

ทุกไซต์ที่เดินมากกว่าหนึ่งกะสุดท้ายก็มาจบที่การหมุนเวียน ไม่ว่าจะสองกะ สามกะ สี่ทีมกระจายกันตามคืนและวันหยุด หรือรูปแบบอัดวันให้ยาวขึ้น การหมุนเวียนดูง่ายในหลักการแต่ทรมานในสเปรดชีต เพราะการเปลี่ยนจุดเดียวลามไปทั้งสัปดาห์ถัดๆ ไป โปรแกรมจัดตารางกะคลังสินค้าเก็บรูปแบบนั้นไว้เป็นเทมเพลตตารางกะที่ใช้ซ้ำได้ ย้ายต่อไปเดือนแล้วเดือนเล่า และแสดงยอดชั่วโมงสะสมข้างชื่อทุกคนขณะที่ตารางกำลังถูกจัดหากไซต์เดียวกันเดินสายการผลิตด้วย รูปแบบเดียวกันนี้อธิบายไว้ในการจัดตารางกะในงานผลิต

ทีมกะกลางคืนควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ หาคนยากกว่า ต้นทุนสูงกว่าเมื่อคิดค่ากะ และเป็นกลุ่มแรกที่เดือดร้อนเมื่อตารางออกช้า การเผยแพร่ทั้งเดือนในคราวเดียวให้เวลาแจ้งล่วงหน้าที่พนักงานกะกลางคืนต้องการ และตัดอัตราการลาออกส่วนใหญ่ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงกะทันหันซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ช่วงพีค แรงงานชั่วคราว และการเพิ่มกำลังคน

ปริมาณงานในธุรกิจจัดการคำสั่งซื้อขึ้นลงตามฤดูกาล และแผนกำลังคนต้องขยับตาม จำนวนคนอาจเพิ่มขึ้นครึ่งหนึ่งตลอดหนึ่งไตรมาสแล้วลดกลับลงมา ซอฟต์แวร์จัดตารางกะศูนย์จัดการคำสั่งซื้อที่ดีทำให้ช่วงเพิ่มกำลังคนนี้จัดการได้ นำเข้าพนักงานใหม่เป็นชุดแทนการพิมพ์ทีละคน กำหนดตำแหน่งและระดับสิทธิ์ แล้วเพิ่มเข้ารูปแบบกะที่มีอยู่แทนการสร้างแผนคู่ขนานขึ้นมาใหม่

แรงงานชั่วคราวและพนักงานจากบริษัทจัดหาต้องการตารางที่พวกเขามองเห็นได้จริง ซอฟต์แวร์จัดตารางสำหรับพนักงานคลังสินค้าต้องตั้งสมมติฐานว่าคนอ่านเพิ่งเข้างานเมื่อสัปดาห์ที่แล้วและไม่มีอีเมลบริษัท กะจึงส่งถึงมือถือพร้อมการแจ้งเตือนแบบพุชทุกครั้งที่มีอะไรเปลี่ยน ไซต์ที่มีความผันผวนตามฤดูกาลสูงมักวางแผนควบคู่กับแนวทางของเราเรื่องการจัดตารางกะพนักงานตามฤดูกาล

ต้นทุนต่อชั่วโมงแรงงานและการคุมค่าล่วงเวลา

ค่าแรงเป็นรายการที่ควบคุมได้ใหญ่ที่สุดในงบประมาณของคลังแทบทุกแห่ง และเป็นรายการเดียวที่ผู้จัดการขยับได้จริงจากสัปดาห์สู่สัปดาห์ บนสเปรดชีต ความเสียหายมองไม่เห็นจนกว่าบิลค่าจ้างจะมาถึง กะที่ยืดออกไปสองชั่วโมง พนักงานหยิบสินค้าที่เรียกเพิ่มมาในบ่ายที่งานเงียบ เพดานชั่วโมงที่ถูกข้ามไปโดยไม่มีใครสังเกต

ตัวควบคุมสองอย่างทำงานส่วนใหญ่แทน ขีดจำกัดชั่วโมงต่อพนักงานแสดงชั่วโมงที่วางแผนไว้เทียบกับชั่วโมงสูงสุดตั้งแต่ตอนที่คุณกำลังจัดกะ การทำล่วงเวลาจึงกลายเป็นการตัดสินใจ ไม่ใช่อุบัติเหตุ กฎการทำงานล่วงเวลาให้คุณอนุญาตชั่วโมงเพิ่มเฉพาะเมื่อมีการยืนยันชัดเจน หรือปิดไปทั้งช่วง จากนั้นรายงานงบประมาณและอัตราค่าจ้างปิดวงจร โดยแสดงว่าแต่ละตารางมีต้นทุนเท่าไรแยกตามตำแหน่งและช่วงเวลา นี่คือตัวชี้วัดที่ใช้ตัดสินซอฟต์แวร์จัดตารางกะทีมคลังสินค้าที่ดีที่สุด เมื่อความแปลกใหม่ของตารางสวยงามจางหายไป

การบันทึกเวลา การเข้างาน และใบลงเวลา

ตารางที่เผยแพร่แล้วคือแผน ใบลงเวลาคือสิ่งที่เกิดขึ้นจริง และเงินรั่วไหลอยู่ในช่องว่างระหว่างสองอย่างนั้น ระบบบันทึกเวลาเก็บเวลาเริ่มและเลิกจริงของทุกกะ พร้อมเวลาพัก โบนัส ค่าปรับ และอัตราพิเศษ แล้วจัดเก็บไว้ในบันทึกกะที่หัวหน้างานตรวจสอบได้ แอปใบลงเวลาสำหรับคลังสินค้าที่เก็บรายละเอียดเหล่านี้ในจังหวะที่มันเกิดขึ้น ช่วยตัดงานย้อนรอยตอนสิ้นเดือนที่ใบลงเวลากระดาษเรียกร้องเสมอ

สำหรับสัญญากับบุคคลที่สาม ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาสำหรับ 3PL ยังต้องแยกชั่วโมงตามลูกค้าด้วย ซึ่งฟีเจอร์โปรเจกต์รับหน้าที่นี้ การลงเวลาผ่านแอปมือถือใช้เวลาไม่กี่วินาที และใช้ได้กับทีมที่กระจายอยู่ในอาคารขนาดใหญ่หรือหลายลาน สำหรับไซต์ที่ต้องมีหลักฐานว่ากะเริ่มที่ไหน แผนที่ระบุตำแหน่งมีให้ใช้เป็นโมดูลแบบเสียค่าบริการ และแสดงการเคลื่อนที่ของพนักงานพร้อมประวัติเส้นทางในช่วงที่เลือก รายละเอียดฟีเจอร์อยู่ที่หน้าการบันทึกเวลาทำงานของเรา

กฎเรื่องเวลาพักและเวลาหยุดไม่ใช่ทางเลือกในงานคลังสินค้า และเป็นสิ่งแรกที่หลุดเมื่อจัดตารางภายใต้ความกดดัน การใส่เวลาพักเข้าไปในตัวกะเอง แทนที่จะหวังให้ทุกคนจำได้ ทำให้บันทึกสะอาดและใบลงเวลาถูกต้อง เพดานชั่วโมงต่อพนักงานกันไม่ให้การหมุนเวียนกะดันใครข้ามขีดจำกัดรายสัปดาห์อย่างเงียบๆ ส่วนคำขอลาและการแจ้งวันว่างถูกเก็บก่อนจัดตาราง ไม่ใช่มาต่อรองกันทีหลัง

การรายงานคือสิ่งที่ทำให้ทั้งหมดนี้ยืนยันได้ รายงานชั่วโมงทำงาน ชั่วโมงขั้นต่ำ กะที่ยืนยันแล้ว และการมาสาย ส่งออกได้อย่างเรียบร้อย คำถามจากการตรวจสอบจึงตอบได้ด้วยบันทึกแทนความทรงจำ

แพลตฟอร์มเดียวครอบคลุมโซน ไซต์ และสัญญา 3PL

มีไม่กี่แห่งที่หยุดอยู่แค่อาคารเดียว ไซต์ที่สอง คลังรับคืนสินค้า ลานสำรอง หรือจุดถ่ายสินค้า ต่างมีทีมและจังหวะของตัวเอง และสัญญากับบุคคลที่สามยังเพิ่มอีกชั้นหนึ่ง การเดินงานด้วยสเปรดชีตแยกกันหมายความว่าไม่มีใครเห็นความไม่สมดุลจนกว่าตัวเลขจะออกตอนสิ้นเดือน

การรองรับหลายสถานที่นำทุกไซต์มาไว้บนกระดานเดียว โดยใช้โปรเจกต์แยกโซน ลูกค้า หรือสัญญาภายในอาคารเดียวกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ซอฟต์แวร์จัดตารางกะสำหรับ 3PL และซอฟต์แวร์บริหารกำลังคน 3PL ใดก็ตามต้องทำได้ บทบาทและสิทธิ์เป็นตัวกำหนดว่าใครแก้อะไรได้ หัวหน้ากะดูแลทีมของตัวเอง ส่วนผู้จัดการไซต์เห็นภาพรวมทั้งหมด คลังที่เคลื่อนย้ายสินค้าและบริหารพนักงานขับรถด้วย มักใช้ควบคู่กับการจัดตารางกะพนักงานโลจิสติกส์ เพื่อให้ลานและกองรถเดินไปพร้อมกัน

เลือกโปรแกรมจัดตารางกะคลังสินค้าที่ดีที่สุด

ระบบจัดตารางกะคลังสินค้าที่ดีที่สุดคือระบบที่หัวหน้างานยังเปิดใช้อยู่ในเดือนที่หก และนั่นแทบไม่เคยเป็นระบบที่มีรายการฟีเจอร์ยาวที่สุด

ทดสอบแอปจัดตารางกะคลังสินค้าใดก็ตามในแบบที่ทีมของคุณจะใช้จริง ไม่ใช่แบบที่การสาธิตนำเสนอ ซอฟต์แวร์จัดตารางกะศูนย์กระจายสินค้าที่คุณกำลังทดลองใช้สองไซต์ก็เช่นกัน เปิดมันบนมือถือรุ่นถูกที่สุดในอาคาร เพราะนั่นคือเครื่องที่พนักงานตามฤดูกาลของคุณถืออยู่ จัดกะให้ครบหนึ่งสัปดาห์แล้วจับเวลาตัวเอง เผยแพร่แล้วดูว่าการแจ้งเตือนไปถึงเร็วแค่ไหน เปลี่ยนกะหนึ่งกะแล้วตรวจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ภายในหนึ่งนาทีหรือไม่ จากนั้นส่งออกรายงานชั่วโมงทำงานและดูว่าตัวเลขตรงกับที่ฝ่ายเงินเดือนต้องการหรือเปล่า

Shifton ผ่านการทดสอบเหล่านั้นด้วยชิ้นส่วนที่คลังสินค้าใช้จริง มุมมองตารางรายสัปดาห์และรายเดือน กะว่างและการแลกกะ เทมเพลตการหมุนเวียนที่ใช้ซ้ำได้ การคาดการณ์ปริมาณงานพร้อมการกระจายอัตโนมัติ ระบบบันทึกเวลาและบันทึกใบลงเวลา เวลาพัก โบนัสและค่าปรับ รวมถึงรายงานที่ครอบคลุมชั่วโมง งบประมาณ อัตราค่าจ้าง และยอดวันลาคงเหลือ ทีมไม่เกิน 10 คนใช้งานบนแพ็กเกจฟรีโดยไม่จำกัดเวลา ส่วนโมดูลแบบเสียค่าบริการคิดต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือนเมื่อกิจการเติบโตขึ้น

ผลลัพธ์คือสิ่งที่ไซต์ส่วนใหญ่ตั้งเป้าไว้ ตารางที่สะท้อนปริมาณงานจริง ชั่วโมงที่อยู่ในงบประมาณที่คุณกำหนด และพนักงานขับรถโฟล์คลิฟท์ พนักงานแพ็ก กับพนักงานประจำท่าเทียบรถที่รู้เสมอว่าตัวเองต้องเข้างานเมื่อไร ลองจัดสัปดาห์แรกของคุณแล้วดูว่ามันเป็นอย่างไรเมื่อเห็นทั้งหน้างานในมุมมองเดียว